浅析互联网环境下档案管理服务研究

刘芳

摘要：随着互联网技术的快速发展，人们获得信息的途径已又传统的到馆查询转变为通过互联网媒介的跨时空查询，即通过电脑、手机等媒介进行信息查询。目前我国的各级档案服务机构大部分都提供了网上查询服务，极大的满足了公众对快速获得信息的需求。但就目前来看互联网环境较为复杂，存在这诸多的安全因素。本文主要通过对互联网环境下档案信息服务发展的必要性和有利条件及互联网环境下档案信息服务应注意的问题进行分析说明，期望在互联网条件下为公众提供更好的档案服务工作。

关键词：网络环境；档案管理；问题研究

传统的档案信息服务方式过于单一，不能够满足公众对档案信息的需求。随着互联网技术的发展越来越多公众可以通过互联网进行档案信息的跨时空的查询、下载。因此在国家档案信息化的背景下，我们有必要对互联网环境下的档案信息服务进行综合研究，充分了解互联网环境下档案信息服务发展的必要性和有利条件及互联网环境下档案信息服务应注意的问题，这样才能更好的利用互联网技术为公众提供更为便捷的服务。

1.互联网环境下档案信息服务发展的必要性

1.1打造阳光政府的内在要求

打造阳光透明政府要求公众知晓政府信息的渠道，提高公众参政议政的意识。阳光透明政府要求政府相关部门应向公众公开除法律规定的涉及国家安全的保密文件外的其他所有各类政府信息。从我国的法律层面来讲档案部门有义务向公众提供相关的档案信息，公众有权利利用公布的档案信息。另外，档案部门的相关信息也记载着相关部门的职能及运行情况，这些情况都属于公民应知晓的信息范围，公民有权利去了解这部分档案信息，了解我国政府部门的管理及运作情况。

1.2档案管理部门自身发展的需要

在网络背景下，档案管理部门的工作也发生了很大的变化，对于提供档案信息为主的档案馆来说，在面临巨大挑战挑战的同时也是极大的发展机遇。传统的档案馆管理工作主要是以实物管理为主，而网络背景下的档案馆管理工作是以实物管理和网络档案信息管理两方面为主，在某一方面来讲网络档案信息的管理要多余实物的管理。另外，在网络环境下，档案信息的收集途径也发生了很大的变化，传统的档案信息由于许多档案是孤本，档案的持有部门不愿意将档案移交给档案馆，这就造成了档案馆档案资料的缺乏，而在互联网背景下可以通过相关的技术将孤本资料转变成数字信息进行档案信息的收集、建档。

1.3公众对于档案信息的需求

（1）在网络背景下公众希望在海量的、无效的信息环境下获得专业准确的关键性信息。

（2）档案信息需求的多样化和全方位化。

（3）档案信息的新颖化。

2.互联网环境下档案信息服务发展的有利条件

2.1快捷的互联网环境

截至2016年年底，全球互联网用户人数将达35亿，相当于全球人口的47%。中国互联网用户人数达7.21亿，位居全球第一。网络环境下人们可以不限时间，不限地域自由的查询所要获得的资料信息，从而打破了传统档案信息传播的局限性。另外档案信息的数字化处理极大的减少了实物物理空间的占用，能在占用极小物理空间的情况下提供海量的图片信息、文字信息、影像等。便捷的互联网技术为用户提供便捷的服务从而满足不同层次用户的需要。

2.2丰富的档案信息资源

在网络环境下，档案馆资料的馆藏信息结构也有了很大的改变。越来越多的档案馆也已经意识到在网络技术高速发展的背景下仅仅依靠自身的馆藏档案信息远远不能满足公众对档案信息的需求，因此，目前大部分档案馆都打破了传统的仅依靠自身馆藏资料的界限，而是更多的着眼于互联网技术与其他档案馆进行联网，进行信息共享。大量的档案信息通过互联网技术进行汇总，从而为用户提供丰富的档案信息。

3. 互联网环境下档案信息服务应注意的问题

3.1网络档案信息安全性问题

首先要充分认识到网络档案信息的安全不仅仅要依靠设备、硬件和技术更应该做药相关管理人员的培训和教育。另外，档案信息的安全还应该有较为健全、科学的管理制度，健全科学的管理制度不仅能充分发挥硬件及技术的力量，更能充分的调动管理人员的责任心及工作态度，从而更好的保障信息服务工作的进行。

3.2确保丰富充足的信息档案供应量

在网络环境下，档案信息供应量主要由档案部门馆藏资料的数字化程度、与相关档案馆资料共享程度、互联网用户对网站检索的熟悉程度等所决定的。档案部门首先应做到的是不断丰富电子档案资料馆藏量在总量上保证用户的需要，另一方面要与其他档案馆进行联网，进行资源共享。另外，在网站上开设专门的检索使用培训，提高用户的检索水平及对档案信息网站的熟悉程度。

3.3电子档案信息的准确性、时效性和網站容量问题

随着互联网的日渐普及，越来越多的用户是通过互联网获得所需要的信息，这就对档案馆的电子信息的准确性、时效性和网站的容量提出来较高的要求。档案馆网站在使用期间，可能会在一天中的某个时段有大量的用户进行点击访问，这就要求档案馆在建立网站之初就应该充分考虑到这种情况，建立较大的服务器以应对过多的用户点击。档案信息资源作为一种特殊的社会信息资源，所记录和反映的内容都是社会实践活动的原始信息，也是最直接和最有说服力的信息，档案的凭证价值很大，由此一定要保证档案信息的准确性。

作为为社会及公众提供档案信息服务的档案部门无论是在服务内容和服务质量上还是档案管理部门的内部管理机制上都应进行与时代发展相适应的深刻变革。随着阳光型政府的实施，档案部门应该根据实际情况调整发展思路，充分利用先进的科学技术，同时积极借鉴其他相关部门、行业的发展经验，走出一条适合自身的发展之路。

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[2] 李伟.档案馆信息服务体系的几个方面[J].档案管理，2003（04）.

[3] 李薰敏.档案管理服务模式的创新[J].档案管理，2011（05）.

（作者单位：潍坊市体育运动学校，山东 潍坊 261108）.