计算机技术在办公自动化中的运用及意义探寻

张志明　王世仑

摘 要：科学技术的发展让各行各业的工作都变得更加便捷，这主要是归结于计算机技术的应用，尤其是在企业的办公方面，计算机让办公走向自动化和智能化，减少了更多人工力量的付出，并且让工作效率大大的提升。基于此，本文对计算机技术在办公自动化中的运用以及意义进行分析和研究。

关键词：计算机技术；办公自动化；运用；意义

时代在发展，科技在进步，人们的办公环境以及办公设备也在不断的改善和优化，在当今情况下，人们已经开始关注办公自动化，这样人们的双手在繁重的劳动中解脱出来，而且也提升了劳动生产的效率。这都离不开计算机科学技术的发展和应用。因此本文对计算机技术在办公自动化中的运用以及意义进行探寻。

一、计算机技术在办公自动化中的意义

（一）计算机为办公自动化的运用提供技术支撑

在当今的时代发展过程中，办公室的工作量越来越大，并且内容也越来越复杂，因此对于这些问题的解决需要使用办公自动化技术，这就离不开对计算机技术的应用和推广，其中比较关键的一个步骤就是对办公软件的开发和利用。例如，办公室中常用的Word以及Excel，让人们从繁琐的劳动中解脱出来，这都需要计算机的支撑作用。互联网的产生也让办公自动化的发展更进一步，并且市场的变化让互联网成为办公自动化不可缺少的一个组成部分[ 1 ]。

（二）计算机在办公自动化中的应用提升了决策的科学性

企业的电信会议是计算机和办公自动化相结合的成果，因此这种活动也体现出了企业活动和企业会议的高端性，让人们能够在第一时间内对会议的内容进行掌握和了解，并且提出有建设性的意见和建议，促进企业的良好发展，提升企业的工作效率。另外，计算机作用下的办公自动化还能让地区的经济发展进入一个新的状态下，由于办公自动化能够加大企业的工作效率，紧密的将国家、地区之间的发展联系在一起，这样商品的沟通和往来也便捷了许多，对于经济的长期发展具有极大的推动意义。

二、计算机技术支持下办公自动化的要素以及应用分析

（一）办公自动化的组成要素

办公自动化的第一要素就是人的参与，因为办公自动化是一项技术比较高的工作，需要有人的操作，并且其中涉及到的一些技能要求也比较多，过程复杂，因此办公自动化的顺利运行需要人为因素的支持。组织机构的层次也决定了办公室的等级和层次，因此在计算机管理组织过程中，需要充分的体现出计算机组织管理机构的灵活性以及可变性。另外办公室制度也是一个必不可少的要素，办公室制度能够让各个部门有效的遵守办公室的行为规范，并且通过这些机制的约束让办公更加准确和顺利，让办公制度和办公自动化之间有更好的融合，以此再不断的完善和发展，适应时代的发展以及科学的需要。计算机和通信技术的结合可以让办公室自动化系统中不相联系的要素结合在一起，以此形成一个相互关联的系统，共同使用其中的信息和资源，不断提升办公质量以及工作效率[ 2 ]。

（二）计算机技术下的办公自动化应用分析

首先，办公自动化过程中对数据的处理。数据处理时现代化管理过程中的一个重要性标志，应该在定量分析方面予以加强，并且数据定量也是分析的一个基础。在办公室中，一般性的任务都是对信息进行处理，因此这个过程就涉及到大量的数据，计算机数据管理系统的加入能够让数据再输入以及增加和删除方面做到更加准确的操作，还有储存和分类以及索引的作用，删减一些比较冗长的数据，进而保障数据的独立性和灵活性。对于文字的处理主要是使用Word/wps等之类的计算排版工具，让文字在版式方面、设计方面以及打印和映像的处理方面更加快速简单，效率大大提升，并且形式比较美观[ 3 ]。

其次，表格的处理。在表格的处理过程中，一般会使用Excel，并且在计算机屏幕上就能够完成对于表格的设计、处理以及制作，以此实现表格处理各个环节的自动化。表格能够应用在多种办公事件中，对信息加以严格的统计，并且在数值上倾向于更加准确，减少复杂的运算给工作人员带来的问题。

最后，语音的处理。计算机作用下的办公自动化处理还包含语音部分，并且能够完成对语音的识别、合成等等，在对文件进行输入的过程中还要保证个人保密以及鉴别方面的运用。

与此同时，图像以及图形的处理也是计算机作用下办公自动化的一项功能，使用计算机的图形处理功能可以完成一些统计图的绘制，以此让工作人员对各个信息之间的相互联系进行认识。另外，使用不同的色彩标记不同的信息，可以对科室的局部进行多方面的规划，以此实现科室的合理化布局。

使用计算机的图像处理能力，可以一边输入照片一边对图像进行鉴别，并且对它们采取处理工作，传递出一些真实的信息，在企业中还能召开电视会议，做保密文件以及图像信息等等。计算机系统中对于企业中各项计划的完成情况进行显示，并且对未来的基本情况加以预测，发给企业工作人员提供一些有参考性的信息，以此让方案更加完整，让决策更加准确。高性能的复印机和计算机软件硬件之间的结合能够让计算机的输出更加准确和方便。电子邮件是办公自动化中一种经常使用功能，可以对信息进行传递，并且改变以往通信时间长，容易延误等问题。让办公自动化下的信息传递更具有实效性，更加方便，不受时空和时间的限制。

三、结束语

综上所述，本文对计算机技术在办公自动化过程中的应用以及意义进行了分析和研究，并且也对具体项目和活动的操作处理加以阐述，希望在本文的研究基础上，能够更加完善计算机技术，让其在办公自动化当中发挥出更多的作用，促进工作效率的提升，并且让企业的办公实现自动化和智能化，减轻人们的工作量。

参考文献：

[1] 张永春.计算机信息处理技术在办公自动化上应用策略探讨[J].数字技术与应用，2015（7）：205.

[2] 刘俊.对计算机办公自动化网络构建的分析[J].电子制作，2014（3）：141，143.

[3] 許敏.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用研究[J].大科技，2015（15）：260.

作者简介：张志明，计算机科学与技术，张家口市生产力促进中心。