企业人事档案价值的开发与利用

张向利

摘要：人事档案是企业员工信息的重要载体，历史、全面地记载着员工的基本情况，反映着每一个员工个人经历、能力和德才的综合表现。人事档案管理在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对单位和个人都有不可替代的作用。本文就如何在新形势下搞好人事档案管理工作提出一些思路、想法和实践案例，供同业和有兴趣的人员了解、参考。

关键词：企业；人事档案；开发与利用

0 引言

人事档案是企业人力资源开发与管理活动中形成的、以人为单位组合起来、以备考察和应用的信息资料，是企业员工信息的重要载体，可以历史、全面、真实地记载和反映员工的个人经历、能力和德才的综合表现。就企业而言，准确、齐全、完整的员工人事档案是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据，是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，特别是对专业技术人员职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。就人力资源部门而言，认真审阅接收、收集整理员工人事档案，信息资料，就能为企业决策者提供准确、齐全、完整情况，为合理配置人力资源提供有力依据。就企业员工个人而言，档案反映的是人生的历程，是记载人生轨迹的重要依据，它真实记录着每个人在学习、工作中的成就及过失，是评价一个人最基本证明材料。实行养老保险社会统筹之后，参加养老保险统筹还须通过人事档案管理中记载的工龄来确认。因此，人事档案管理在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对单位和个人都有不可替代的作用。

1 企业人事档案特点

1.1 连续性与全面性

人事档案收存员工履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料。因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况的各方面的内容，应力求连续、连贯、完整全面。

1.2 历史性与现实性

由于员工仍在工作，其人事档案虽记录和反映了历史，但更是人力资源管理部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据，已成为直接为实现工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

1.3 客观性与真实性

客观真实是人事档案历史性与现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供“信得过”的优质服务。

1.4 开放性与动态性

人事档案立卷后，其内容不是一成不变的。随着当事人职业发展的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须保持一定的“开放”，打孔装订，以便随时、及时补充新材料。

1.5 相连性与流动性

人事档案的管理与员工的人事必须统一，才便于发挥人事档案的作用。如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即有档无人，这样的无头档案，保管的再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“人档相连”、“档随人走”，在员工调走后的一周内，必须将其人事档案转往新的管理部门。有时即使只是岗位的变动，也要做到“人档既相连又相符”。

1.6 开发性与机密性

人事档案的内容涉及个人诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及内心隐秘等等。因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会提供无条件服务。但是，在信息高度发达的今天，还必须注重人事档案的开发性，在一定原则和风险可控的前提下，使其“活”起来，为人力资源开发和管理服务。

2 合理开发运用企業人事档案资源

现代企业一般将人力资源管理分为几个功能模块，人事档案在人力资源管理的各个环节都起到了无法替代的作用。

2.1 助力人力资源规划

人力资源规划强调基于组织战略确定人力资源需求的数量、质量和结构。当战略转移时，组织内部会出现职位更替、工作职责变化或人员需求变化。通过查阅相关档案资料，可以准确地掌握组织发展情况，如各阶段的规模、组织机构设置、人员变化情况等并进行分析，在研究历史数据的基础上，可以对未来部门职责、岗位职责以及任职资格要求等进行预测。

2.2 加速员工培训与开发

人事档案中记录了员工学历教育、职业资格培训、专业技术人员继续教育等信息，这些信息可以为员工进一步培训提供信息支持与指导。

通过将员工人事档案中的历年参加培训情况与职位说明书所规定的职位要求进行对比，可以找出二者之间的差距，进而确定是否需要对员工继续进行培训，以及在哪些方面进行培训。

2.3 完善薪酬福利

员工薪酬福利自员工入职之日起就与员工个人档案信息相联系。例如，新员工入职定薪，需要考虑员工学历、专业、能力、素质等方面因素是否符合岗位需求，这就与员工薪酬密切相关。又如，员工社会保险的参保、调转、以及保险待遇的申请等事项更是需要以人事档案为前提，缺少人事档案直接无法办理相关业务。

合理开发利用人事档案有助于提升人力资源管理水平，开发利用人事档案是人力资源管理中档案工作的根本目的，它是人力资源管理中档案工作的永恒主题。只有通过人事档案的开发利用，其作用和价值才能得到充分体现。也只有通过开发利用，人事档案管理工作才能充满生机和活力。通过多途径多渠道，主动地将人事档案信息资源开发出来，为公司领导决策、制定规划、总结经验教训、开展科学研究等各项工作服务。

3 单位人事档案利用效果典型案例

3.1 查阅职工人事档案，落实人员待遇，确保大局稳定

2011年5月，国务院国有资产监督管理委员会、教育部、财政部、人力资源和社会保障部四部委联合下发了《关于妥善解决国有企业职教幼教退休教师待遇问题的通知》（国资分配〔2011〕63号）（简称“63#文”），正式启动了妥善解决国有企业退休职教幼教教师待遇工作。此项工作涉及职教幼教退休教师的切身利益，关乎老同志们的身心健康和大局稳定。天津石化按照天津市的统一要求和具体安排，为落实调整企业职教幼教退休教师待遇政策，需认定教师资格。为使符合认定条件的老教师们感受到国家的关怀，享受到相应的待遇，所有初步认定工作就是从查阅人事档案入手的。由于涉及人员多、历史跨度长、期间变化大，再加上退休老同志们的期望值高，使这项工作容不得丝毫差错和疏忽。通过查找教退休教师档案、核对职教教师证明，多方查询不同历史时期的“人证”和“物证”，先后核对了172份档案，108人通过职教退休教师资格认定。其中很多人经历较复杂，需提供的材料较多，工作人员一一从档案中提取详实材料，最终使他们通过了天津市的审核。由于有档案材料的支撑，顺利完成职教退休教师每年的生活补贴待遇落实工作。这项工作再次证明，在人事档案的形成和保管过程中，哪怕一个小纸片都会是历史的佐证。

3.2 人事档案让专业技术职位选拔竞聘工作有了起评分

众所周知，在任何选拔聘任工作中，最难确立的就是评价标准和分数核定。2014年下半年以来，天津石化培训中心先后开展了第一批和第二批主任师及以下专业技术职位的选聘工作。根据天津石化政策，此项工作是加强专业技术队伍建设，优化专业技术队伍配置，激发专业技术人员工作热情和创造性的重要举措。为了做好此项工作，培训中心在选聘方案设计上，将过去三年的业绩数据作为选聘考察的主要指标，占到考核权重的50%。如此，及时、准确、全面、完整、可靠地提供所需数据就成为了必须解决好的关键环节。档案部门积极配合，查询、整理参加选聘员工的学历学位资料、专业技术职务任职信息、专业技术工作经历及相关业绩数据，为参加竞聘员工及时提供完整的档案证明材料，为组织提供可靠的技术经济数据，既维护了员工的切身利益，又保障了选聘工作的权威性、准确性、公正性。选聘中，组织和参加选聘人员对相关数据均给予了高度认可，为基层具体实践中准确落实企业政策做出了堪称“典范”的贡献。