文秘行政管理能力培养途径探析

王荣 曹昆

（国网安徽省电力公司潜山县供电公司 安徽潜山 246300）

文秘行政管理能力培养途径探析

王荣 曹昆

（国网安徽省电力公司潜山县供电公司 安徽潜山 246300）

改革开放以来，随着市场经济的迅猛发展以及市场竞争愈加激烈，现代化企业的发展对文秘行政管理能力提出了更高的需求，文秘不仅仅作为一种文职岗位存在于企业中，同时也有着衔接各部门工作的行政职能，文秘的行政管理能力关乎着企业的日常办公效率。本文从文秘的定义与特点入手，对培养文秘行政管理能力的作用与策略进行了探讨。

文秘；行政管理能力；培养

前言

文秘工作在现代化企业发展中的地位日益重要，逐渐成为辅助企业行政管理的重要助手，可以对领导层决策与基层员工反馈进行上传下达。培养优秀行政管理能力的文秘可以推进企业制度化、服务化的发展进程，有利于提升企业的行政管理水平。基于这一现状，对文秘行政管理能力培养途径进行探讨具有着一定的现实意义。

1 文秘岗位的概述

所谓文秘，主要指的是从事秘书与文书职责的工作人员，文秘工作的主要构成就是文字书写与日常接待事务，在不同语境下，文秘既可以指代为文秘工作人员，也可以泛指为文秘工作岗位[1]。文秘工作具有职业性与多样性的特点，如图1所示，文秘工作不仅要求文秘具有系统的职业核心能力，还应当具备多样的职业基本能力。与此同时，文秘行政管理工作的开展大多是从企业的整体角度出发的，主要包括企业对外公关工作、对外事务的处理、部门间管理工作的协调等等，文秘的行政管理工作具有很强的公共性。

图1 文秘综合能力逻辑图

2 培养文秘行政管理能力的作用

2.1 有利于提高文秘的工作效率

找到合适的途径培养文秘的行政管理能力，有利于提升文秘的工作效率，有利于文秘人员掌握高效的行政管理技巧。在企业日常管理过程中，高效的行政管理技巧有利于文秘担负起企业办公运转的中枢智能，可以有效地协调企业办公活动的各项事务。现阶段文秘这一岗位往往仅被单纯地看做文职岗位，难以获得相应的行政管理培训，导致文秘的工作多以基础性工作为主，难以帮助文秘人员获得综合能力的提升。

2.2 有利于增强文秘的书写能力

在文秘的日常基础性工作中，书写任务占了很大的比重。现阶段文秘行政管理培训的不足导致文秘书写能力的不足，书写的内容往往流于形式，缺乏系统的实践支撑。通过合适的途径培养文秘的行政管理能力，可以有效地提升文秘的实践能力与理论水平，通过提升文秘的综合能力有效地增强文秘的书写能力。在优秀行政管理能力的指导下，文秘可以运用综合性的知识与技能，在书写内容中体现优秀的实践价值。

2.3 有利于培养文秘的服务意识

我国绝大多数的文秘工作都存在特殊性，在工作过程中往往只侧重于日常工作的进度以及工作开展的效率，服务意识较为薄弱，难以担负起上传下达的枢纽职能。通过合适的途径培养文秘的行政管理能力，有利于文秘梳理清晰企业间管理这与被管理者之间的关系，从而深刻认识到服务意识在日常工作中的重要地位。通过培养文秘的行政管理能力，不能可以提升文秘的工作效率与质量，还可以帮助文秘树立起自身的服务意识。

3 培养文秘行政管理能力的策略

3.1 积极开展行政管理知识的培训

为了培养文秘优秀的行政管理能力，可以根据企业实际工作情况以及文秘自身的行政管理能力基础，开展一系列的行政管理知识培训，进而实现企业行政管理能力的提升[2]。首先，企业可以制定相应的行政管理培训课件，聘请专业的培训人员开展培训讲座，通过如图2所示的培训课堂将行政管理知识传授给文秘工作人员。在培训结束之后，应对文秘行政管理能力的掌握情况进行实时跟踪，并及时地进行考核，对于成绩不理想的文秘工作人员应进行再次培训，从而有效地提升文秘人员的行政管理能力。

图2 文秘行政管理能力培训讲座

与此同时，企业可以选取内部行政管理能力较为突出的文秘人员作为培训人员，由这些行政能力突出的文秘人员负责其他文秘工作人员的能力培训。在培训过程中可以采用责任制的培训形式，将行政管理人员的业绩同文秘行政管理能力培训相挂钩，对取得了良好培训效果的行政管理人员进行适当的嘉奖，对于培训效果较差的行政管理人员进行适当的惩罚，利用适当的奖惩制度激发行政管理人员的工作积极性。

3.2 建立行政管理技能实践平台

文秘工作不仅存在一定的文职性，而且存在相当程度的实践性，因此在行政管理过程中可以通过建立行政管理技能实践平台培养文秘的行政管理能力。企业可以根据企业的实际情况，为文秘工作人员提供相应的管理实践岗位，利用一系列的技能实践有效地培养文秘的行政管理能力，当文秘的能力水平达到了岗位要求后，即可获得这类岗位的入职机会。在此类行政管理实践岗位中，可以充分发挥出文秘的行政管理技能，不仅可以进一步培养文秘的行政管理能力，而且有利于实现文秘人员的自身价值，从而提高文秘人员的工作积极性。在文秘开展行政管理工作时，企业可以组织相应的行政能力考核小组，根据文秘实际行政管理表现进行考核工作，深入分析文秘行政管理工作的薄弱点，从而进一步提升文秘的行政管理能力。在文秘经过了一定时期的行政管理岗位实践后，企业可以根据实际的经营生产情况组织相应的技能比赛，通过这种行政管理比赛的形式，可以为文秘提供相应的行政管理实践平台，通过营造良好的行政管理氛围，可以有效地帮助文秘了解到自身工作能力的不足。

3.3 构建行政管理经验交流机制

通过构建行政管理经验交流机制，可以实现文秘对于行政管理经验与心得的资源共享，有助于文秘在良好的经验交流氛围下提升其行政管理能力，可以有效地提升文秘的日常工作效率[3]。为了建立相应的行政管理经验交流机制，可以利用现代化互联网信息技术，构建相应的资源交流平台。通过构建网络式的经验交流平台，可以提升文秘参与经验交流的便捷性与及时性，文秘可以利用网络平台同企业其他文秘人员沟通工作经验，通过反馈自身在行政管理方面的疑问与不足，获得有经验的文秘人员的帮助，从而提升文秘行政管理能力的培养效率。同时企业可以加强同其他企业间的合作，与其他企业联合开展行政管理经验交流会，从而实现企业间文秘行政管理经验的资源共享，通过资源共享可以在不同程度上提升各企业的行政管理水平，从而提升企业的综合能力。

3.4 对文秘的行政管理职能进行明确定位

现阶段绝大多数企业对于文秘的职能定位都停留在文职工作方面，未能全面地体现出文秘的行政管理职能。因此在培养文秘行政管理能力的过程中，需要对文秘的行政管理职能进行明确定位。企业可以结合实际运营状况，赋予文秘一定程度的行政管理权限，鼓励文秘利用自身的行政管理权限，开展相应的行政管理工作。通过给予文秘一定的实践平台，可以使其管理能力得以提升。与此同时，可以将文秘的行政管理水平同绩效向挂钩，通过合理的奖惩制度，激发起文秘行政管理的积极性，使文秘积极参与到行政管理工作中，由被动的能力培训转换为主动的能力实践，从而有效地培养文秘的行政管理能力，提升文秘的实际工作效率。

4 结论

总而言之，文秘岗位是关乎现代化企业生存与发展的重要岗位部门，在企业运行过程中发挥着重要的枢纽职能。文秘行政管理能力的高低，直接影响着企业发展的未来走向以及市场竞争力。因此企业不能单单地将文秘看做简单的文职工作，应当重视起文秘行政能力的培养力度，通过开展行政能力培训、构建经验交流平台、构建能力实践平台等培养途径，提升文秘的行政管理水平。

[1]张露萍.文秘行政管理能力培养研究[J].赤峰学院学报（汉文哲学社会科学版），2015，02：108～110.

[2]李莺.探析培养高效行政文秘职业能力的对策措施[J].现代经济信息，2011，19：41～42.

[3]刘鸣晔.论如何做好行政文秘工作[J].科技风，2013，10：224.

C931.46

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2016-2-10