房地产企业建设工程类档案的管理与归档探究

何敏

摘 要：房地产档案数量越来越多，档案材料种类越来越多。考虑到房地产产业的长远发展，分析房地产企业档案管理和归档工作是非常有必要的。文章主要从四个方面探究了房地产企业建设工程类档案的管理和归档，这四个方面主要包括房地产企业建设工程类档案的内涵、工程类档案分析的种类及其作用、房地产企业建设工程类档案管理与存档过程中的注意事项和房地产工程类档案管理的有效措施。

关键词：房地产；工程类档案；归档；管理

1 房地产企业建设工程类档案的内涵

首先，所谓的房地产企业建设工程类档案指的是与工程息息相关的重要活动、记载工程建设的主要过称和现状以及保存价值的各种载体的文件，并且依据国家对建设工程归档的一些要求，进行归档形成的实体档案。

其次，当前房地产建设工程类档案的管理和归档中还存在着许多问题。第一，目前没有专门的档案进行专业化的管理。出现这种现象的原因主要有两个，其一为了节约成本，好多房地产企业的管理层或者是决策者对档案的管理不够重视，常常由工程内业岗位上的或者是行政人员来兼任。其二，如今的档案专业的大学生毕业后选择从事私营或民营企业档案管理工作的是很少的。第二，档案实体管理混乱。据了解，对于大多数房地产企业，他们产生的大量档案没有进行鉴定、分类、归档、组卷和编目，以此没有形成整套的档案管理流程，一般是乱堆乱放。由此导致在查找特定档案时，查找率非常低。第三，没有足够的档案经费。在企业的运营中，对于档案管理的经费，比如实际用于购买档案相关的管理软件、改善硬件设施和人员在职培训等的费用经费不足。第四，存在档案泄露问题。缺乏统一的档案管理系统、档案专业人员、档案管理的整体思路，所以在在档案管理过程中常会出现信息丢失或泄露，纸质档案一般情况下是存放在指定的仓库中的，随着文件档案的日益增加，好多的管理者重视新存入的档案而忽略以前的档案，这样对仓库管理人员产生直接的影响，使得他们工作怠慢，从而会造成档案丢失甚至是为了利益而出卖企业机密的现象，进而导致文件档案泄露。

2 工程类档案分析的种类及其作用

工程档案分析主要分为三大类，即文字式、列表式和文字列表式。文字式，是以文字总结的形式对档案的数量和质量信息进行全面的总结分析，比如档案利用情况汇总和档案情况汇报提纲等。列表式是以列表的形式对档案的数量和质量进行全面直观地表述的情况。文字列表式是把文字式和列表式进行结合，内容有文字也有列表，比较直观、全面、系统和详细。

通过对所存档案进行详细系统的分析，可以掌握档案的数量和质量情况，比如馆藏情况和利用情况等，然后为利用者和决策者提供所需资料。尤其对于房地产企业建设工程档案来说，档案分析是极其重要的，不仅能够比较全面地了解工程运营的全部情况还能够通过比较避免一些项目中反复出现的一些问题，从而有利于节约开支和优化工程的进程。

3 房地产企业建设工程类档案管理与存档过程中的注意事项

《建设工程文件档案整理规范》对工程类档案的归档范围进行了详细描述。对于综合性文件，主要包括项目建议书批复和项目建议书、用地申请报告、国有土地使用权出让合同、工程地质和水文地质勘察报告、征地拆迁安置等有关协议等等。对于土建和安装质量保证资料，主要包括开工报告、钢材质量证明单、单位工程质量竣工验收记录、竣工工程申请验收报告、主体结构分部工程质量验收报告、实验单汇总表和安装材料与设备合格证等。对于土建工程竣工文字材料，主要包括工程定位测量资料、图纸会审记录、地基处理记录、土壤各种实验报告、材料的出厂证明文件、材料的出厂检测报告、隐藏工程的检查记录和商品混凝土出厂合格证等等。对于竣工图。包括各种专业的竣工图和综合图，而其中各种专业的竣工图又包括建筑、给排水、结构、电气、消防、装修和通通风等，综合图又包括建筑、水景、绿化、道路、照明、建筑小品等的平面布置。

工程类档案的归档质量方面也有一些需要注意的事项。比如，工程类档案的内容必须证实有效和准确，并与实际工程相一致；工程类档案的内容和浓度必须和国家的相关的设计、勘探、施工和监理等方面的标准、技术规范和规程相符；已经归档的档案必须为原件；工程类档案必须保持自己清楚、图标整洁和图样清晰并保证盖章手续完备；工程类档案的图纸必须采用国家标准的图幅；工程类档案所用的纸张需要采用适宜长期保存的纸张，图纸常常采用蓝晒图，竣工图一般采用新蓝图，如果使用计算机出图，那么所出的图必须清晰，不能够使用复印件；所有的竣工图必须加盖竣工图章。

工程类档案在立卷原则、要求和方法上的注意事项。在立卷原则方面，需要遵循工程类文件的自然形成规律，并且保持卷内文件的一定联系，当某个工程项目是由多个单位工程构成时，那么工程文件就要按照单位工程来组卷；在立卷要求方面，在立卷过程中，案卷不要太厚，不要出现重复的文件，对于不同载体的文件要分别组卷。在立卷方法方面，工程类文件按照建设程序可以划分为五个部分，分别为工程准备阶段的文件、实工文件、监理文件、竣工图和竣工验收文件。

工程类文件卷内档案的排列方面的注意事项。工程类文字资料应该按照事项和专业顺序排列，其中属于同一事项的请示和批复及同一文件的定稿和印本，还有主件和附件都不能分开，并且按照一定顺序排列，批复在前请示在后，印本在前定稿在后，主件在前附件在后，而图纸需要按照专业进行排列，相同专业的图纸应按照图号顺序排列，文字和图纸均有的案卷，文字材料在前图纸在后。

4 房地产工程类档案管理的有效措施

提升管理人员的专业素质。在建立完善的档案管理制度外，为了高效地执行档案管理工作，对档案管理组织的业务水平有很高的要求，需要综合素质优秀的档案管理人员，想要提升管理队伍的水平，就需要房地产企业对房地产档案管理人员不断进行针对性的培训，加深他们对档案管理工作的认识，意识到档案管理工作的重要性并通过培训提升他们在档案管理方面的技能。

与时俱进。随着房地产档案的数量的增加，与其对应的种类也在增多，因此为了帮助用户全面利用房地产档案和有效促进档案管理工作的进行，必须与时俱进，强化对房地产档案的现代化管理。

完善档案信息检索体系。注意对房地产档案资料进行系统的整理，尤其是对于其中一些错漏信息的整理，做好对档案账目的核实；做好档案编目工作；注意对房地产电子档案进行备份，避免数据丢失。

5 总结

综合上面的分析，我们可以看出，房地产工程类的档案是和民生息息相关的档案，如果管理不合理，势必会对建设社会主义和谐社会带来一定的影响的，所以我们一定要按照有关法律法规做好档案管理工作，为全面实现小康社会打下坚实的基础。

参考文献

[1] 朱玲燕. 刍议房地产企业建设工程类档案的管理与归档[J]. 城市建设理论研究：电子版， 2015（22）.

[2] 邓学伟. 房地产企业建设工程类档案管理和归档的探讨[J]. 黑龙江史志， 2012（13）.

[3] 龚玲. 刍议房地产企业建设工程类档案的管理与归档[J]. 办公室业务， 2015（1）.

[4] 牛惠峰， 张育北. 房地产企业建设工程类档案的管理与归档[J]. 建材技术与应用， 2009（2）：42-44.

[5]高峰， 王奇. 浅谈房地产建设项目档案管理[J]. 兰台世界月刊， 2000（1）：26-26.