高校档案服务机制创新

邓燕

摘 要：随着知识和信息化的不断推进，现代的信息技术不断地创新并且运用于各个领域，同时互联网技术也逐渐被迅速的普及。这样社会信息环境就随之发生巨大的改变，给档案工作者带来了巨大的挑战。本文主要分析了目前我国高校档案信息服务机制的现状和问题，指出新时期高校档案信息服务工作的特点和发展趋势，在此基础上提出了构建新型高校档案信息服务机制的建议和措施。

关键词：高校档案管理；信息服务；创新

1 职业学院档案管理的现状

自国家教育部门颁发《普通高等学校档案管理办法》以来，高校的档案工作有了较快地发展，许多学校不断创新，加大了档案信息资源的开发力度，在开展档案信息服务方面进行大胆探索，做出了一些创造性的成绩和贡献。同时，对档案信息化建设方面也进行了有益的尝试，取得较好的效果，开创了高校档案信息服务工作的良好局面。

但是，当前高校档案信息服务工作中确实还存在着诸多的问题，高校档案馆的档案管理手段与信息服务方式还远远落后于信息社会的步伐，尚不能全面满足师生及社会对档案信息的需求。与科学、高效、优质地开展现代信息服务的要求相比，高校档案部门在服务观念、服务内容、服务方式和手段以及档案工作人员素质等方面仍然存在着一定的差距。尤其是档案管理体制设置的局限性，传统档案信息服务观念的偏差，造成了现行高校档案信息服务机制的严重滞后，从而制约了档案工作者和档案用户的积极性，影响到档案工作的建设和开展。

2 职业学院档案管理服务机制创新的必要性

一是信息社会发展的必然产物。全球经济一体化、文档一体化、社会信息化已经成为世界发展不可逆转的趋势，随着现代化信息的传播，知识经济渗透到社会各个领域。档案作为信息社会最基础的部分，其数量急剧增加，档案载体日益多样化，与之相应的档案的收集、整理、鉴定、统计、分类、保管、利用等信息服务技术也将产生巨大变革。这些使得档案馆传统的服务体系和服务方式发生了巨大的变化，向着社会化、数字化、网络化和个性化的方向迈进。二是高等教育发展的必然产物。高等教育发展变革对高校档案部门的岗位化管理、人才战略、网络化服务、资源共享等提出了相应要求，要求建设高速网络、优质教育资源等公共服务体系，建立先进的高等教育信息化平台，实现优质教育和科技信息资源共享。在此背景下，高校档案部门应该不断提升信息服务内涵，实现档案信息增值，服务于学校教学、科研等各项工作。在此基础上提高和拓展档案部门的服务功能，这样才能更加主动地服务于高校和社会，才能从根本上适应高等教育改革发展的需要。三是高校发展的必然产物。高校档案馆将向着信息化档案馆的方向发展，将信息收集、传播、管理和服务等诸项职能融为一体，以电子出版物馆藏与应用为主体，与传统的印刷型档案材料相结合，来适应信息社会对高校档案馆的要求。但档案服务工作基本上还是以面对面的手工借还方式为主，加上档案本身具有保密等特性，用户的限制条件过多，在主动服务方面仍做得不够，常常是一般性服务多、高层次服务少，常规性服务多、个性化服务少，无法满足各类用户的多方面需求。高校档案工作现有的服务方式、手段同档案信息发展状况以及服务对象多维化发展趋势不相适应的矛盾，促使高校档案工作必须进行变革，以实现自身的发展。因此，创新服务机制，提高档案自身价值，增强档案信息的活力，进一步推动高校档案工作的有序发展，显得十分必要。

3 职业学院档案管理创新的主要措施

（一）建立科学合理的高校档案工作管理体制。一是要突出科学文化事业性质，进行机构改革与重组。目前很多高校虽然建立了档案馆，但并没有真正作为科学文化事业机构来设置，在体制上仍隶属于学校党政机关，这样一来管理工作者就很难身处其位将档案工作视为科学文化事业思考问题和开展工作。目前，就高校档案工作管理体制改革与机构重组这一问题，高校档案工作者及档案学界进行了大量的研究与探讨，提出了一些有建设性的、可行的设想和方案。首先，改革方案是走高校档案馆与图书馆的合作共建之路，建立高校信息服务中心。建立高校信息服务中心，是当前高校信息服务机构开展横向联合、进行合作共建的积极的探索和有益的尝试。高校信息服务中心不是一个行政机构，而是一个从事信息资源的开发、利用、提供信息服务的工作机构，中心的负责人由图书馆、档案馆的馆长兼任，实行项目负责人制。其次，走各高校档案部门集中管理之路，建立高校档案文件中心。对于一些相似性质的，且规模较小的大学或学院可联合建立高校文件中心，对各校的档案进行集中管理。这样，高校的档案室就可以不再设立，只要定期向文件中心移送就行。这样一来可以实现规模效益，能节省出很多经费来办其它事情，同时还可以集中人力，提高档案管理质量。二是建立集体决策式的档案工作管理模式。网式的集体决策管理模式是一种一种双向的、实质性的管理模式，能解决高校档案管理的有效方式。同时，这种模式能使档案工作组织结构井然有序，高效有序地运转。这样一来，从本质上改变了学校对档案工作的管理模式即由单一的管理模式变为一种共同管理、集体决策的模式，能更好的推动档案管理工作的进行。

（二）形成良好的高校档案信息服务运行机制。档案信息服务工作是一个复杂的系统工程，它不仅需要科学合理的档案工作管理体制作为保证，同时也需要有一个良好的运行机制加以配合，以保证各项具体业务环节的正常高效运转。因此，高校档案部门创新服务机制，就必须正视自己的社会信息服务机构的地位，按照信息服务的要求，遵守市场经济规律，构建以用户为中心的信息服务运行机制，合理运用市场营销中的有关原理和策略，组建队伍，理顺关系，并建立服务评估与反馈调控机制，以指导信息服务系统科学、高效地运行。

（三）采用优化的高校档案信息服务模式。创新高校档案信息服务机制，要适应高科技日新月异、信息服务猛增的时代发展趋势，同时，还要适应高等教育改革和社会经济建设发展的要求，改变高校档案馆传统的封闭、落后、被动的服务模式，实现高校档案信息服务模式的优化。首先，转变高校档案工作的服务观念。只有将档案工作与高校特点紧密结合，才能使高校档案工作更具有科学性和开放性，才能应对现代化大学对档案工作的要求。其次，强化高校档案人员的服务意识。作为高校档案工作者，应当树立高度的社会责任感，强化社会意识，以档案的社会意识唤起社会的档案意识。

参考文献

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[2]陈国英 新形势下高校档案工作面临的问题及发展对策.绍兴文理学院学报，2004.24

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[4]李秀华 做好档案利用工作为高校发展服务.安徽广播电视大学学报，2011