委婉语在商务信函中的应用

张佳莉

【摘要】委婉语是一种特殊的语言形式，广泛使用在政治、经济、文化领域中。随着全球化贸易的发展，委婉语在商务场合发挥着重要作用。本文试图从委婉语的语用特征和语用功能着手，通过分析其词汇和语法特征，提出了一些在商务信函中使用委婉语的策略和技巧，并列出了很多实用的词汇和短句。通过案例分析，阐述了委婉语在商务信函中的重要性。

【关键词】委婉语 商务信函 语用特点 语用功能

一、委婉语的定义及特点

委婉语源于希腊语 “euphemismos”，意思是用令人愉快的话或悦耳的词语取代令人不快或粗鲁无礼的词语。

委婉语是沟通交流中的“润滑剂”，在商务信函中，它也发挥着同样重要的作用。如：将“Its impossible for people that discount” （不可能打折），替换成 “We are afraid that the price is improper.”（很抱歉，這个价格我们接受不了。） 虽然两个句子表达的意思相同，但效果完全不同。后者显得更礼貌，更容易接受。

我们不仅要了解委婉语的定义，更应该学习它的语用特点及功能，以下将介绍几个和商务有关的语用特点。

1.普遍性。委婉语是一种普遍的语言现象，存在于世界各国及各个民族的语言中。大部分文化中都有禁忌，人们为了避免这些禁忌，所以使用委婉语。委婉语具有普遍性，世界各国都在使用。随着经济全球化不断的发展，委婉语可以广泛应用到商务洽谈及商务信函中。

2.时代性。语言是人类交际的工具，随着人类社会的发展而发展，在交际过程中，为了适应特殊场合，人们创造出不同的委婉语来表达相同的事物、行为以及现象等。人们会根据不同的场所和场合选择不同的词，进行沟通。例如，用“sanitary engineer”（环保工程师）替代“garbage collector”（垃圾清理工），用“senior citizens”替代“old people”。

3.地域性。词语用在不同的地方或句子中会有不同的意思。在同一个语言环境中，年龄，身份，地位或教育背景不同，委婉语的表达都会不同。委婉语应用范围广，在使用委婉语时应注意语言环境，根据不同的环境，正确使用委婉语。书写信件时，应该掌握使用委婉语的技巧，使得句子更准确更礼貌。

以上委婉语的三个特点和商务写作联系紧密，掌握这三个特点，在写商务信函时就能避免一些错误。

二、委婉语的语用功能

根据委婉语的定义，可以看出委婉语具有很多语用功能。本文根据实际应用只选取其中两个：避讳功能和美化功能。这两个功能在商务信函中，作用明显。

1.避讳功能。地域文化不同，词语表达的意思也会有差异。在一个陌生的环境中，人们表达想法和观点时，使用恰当的委婉语可以避免互相冒犯。在商务场合，使用委婉语，可避免引起文化冲突，推动商务合作。

在商务信函中，经常要拒绝客户提出的一些要求，选用委婉语可以避免冒犯和冲突，并且显得礼貌、得当。

2.美化功能。委婉语具有美化功能，可以用不同的词，表达相同的意思。有些词的意思相同，但是表达的感情和态度却不同，例如，“captain”用来表达“chief waiter”。显然，captain比chief waiter要好，因为captain显得礼貌、客气。

委婉语是一种文化表达形式，它的避讳功能和美化功能，在人们交际过程中发挥着重要作用。在商务场合使用委婉语可以消除误解与摩擦，协调社会人际关系，为商务合作营造一个友好和谐的语言环境。

三、委婉语的使用技巧

掌握一些有关委婉语的词汇、语法、短句等，有助于商务人士写出一封高质量的信函。

1.词汇层面。词汇是语言的一个分支，不同的词有不同的功能。词汇包括：动词，情态动词，形容词，副词等，以下将介绍一些具有委婉意义的词汇。

（1）动词。“think”，“hope”，“regret”，“please”，“wish”，“appreciate”， “trust” 这些都是表达态度的动词，在商务信函中运用这类动词，显得礼貌、得当并且表达清晰。

例如：

1）We appreciate you very much if you deliver the goods on time.（如货物及时发出，我们将不胜感激）

2）Please make the shipment before Oct.31. （请在10月31日前安排装船）

（2）情态动词。情态动词在字典中的释义为：一种本身有一定的词义并能表示说话人的情绪、态度或语气的动词。它可以表达说话人对事情的态度，观点等。

例如：“Could you...？”“Should you...？”“Shall be...？”

以下为常用句型：

1）We should be glad /pleased to...

2）It would be appreciated if you could...

3）We wish our corporation will be last a long time.

（3）形容词和副词。形容词和副词可用于美化信函，削弱语气，避免生硬，缓和僵局。

形容词：“good”，“high”，“desirous”，“trustworthy”， “excellent”.

副词：“unfortunately”， “hardly”， “obviously”， “clearly”， “unsuccessful”.

例如：

1）Your company have a good reputation in business firm， we would like to corporate with a trustworthy company. （贵司在商业领域名誉很好，我们很愿意和贵司合作）

2）I am really sorry that our products can hardly satisfy your requirement.（很抱歉，我们的产品不能满足您的要求）

第二个例句中：hardly 相当于 not， 尽管两个词都表示否定，但是hardly显得委婉，温和。选用不同的词，表达相同的意思，是书写信函的一种技巧。

（4）介词、介词短语。介词和介词短语也可广泛用于商务信函中。如：“as”， “after”， “with”， “in view of”， and “in order to”， “through” 等。

例如：

1）As requested in your previous letter， we have already corrected the L/C and sent it to you.（如您要求，我们已经修改了信用证并发给您）

2）In view of the fact that all other customers have accepted this price， we cannot reduce in any further. （其他客户已同意此价格，我们不能再降价）

3）Through the courtesy of Mr. David Boswell， we learnt that you were interested in Chinese silk. （通过Mr. David Boswell，我们了解到您对中国丝绸很感兴趣）

4）As regards packing， we will have a further discussion with you.（考虑到包装，我们还要和您进一步沟通）

從以上例子，可以看出介词和介词短语可以表达笔者的态度。这类词不仅可以避免引起直接冲突，还可以增加信函的可读性。

2.语法层面。语法是学习英语的关键也是写好文章的基本要求。语法是用词和短语组成句子最基本的规则。语法功底扎实的人，写出来的信函、文章可读性高。

（1）被动语态。商务信函中，主动语态是一种表达态度和立场的方式。相反的，被动语态则是一种礼貌的表达拒绝和反对的方式。

例如：

1）Your remittance in full discharge of this claim at an early date will be much appreciated.

2）You should be informed that the shipment time is February or March at out option and the goods will be shipped in one lot.

以上2个句子采用被动语态，语气委婉，礼貌，但态度坚定，明确。这种委婉的拒绝方式，易被读者接受。

（2）虚拟语气。虚拟语气用于阐述观点、要求、建议及劝告。

例如：

1）If it were not for the regular orders we receive from a number of our customers， we could not have quoted for supplies even at those prices.

2）May we suggest that you make some allowance on your quoted prices so as to enable us to introduce your goods to our customers？

以上两个例子都使用了虚拟语气，句子显得委婉含蓄避免了直接和绝对。

3.功能句型。在商务信函中，一些固定的句型非常实用。这部分，将介绍一些有用的功能句型。

（1）信头和信尾常用的句子。俗话说：“好的开始是成功的一半”，写作也一样。如果在信函的信头和信尾用一些漂亮的句子，无疑是锦上添花。

1）We are pleased to inform you that we like to enter into business relations with you.

2）We know your company from internet and are now writing you for the establishment of business relations.

3）We are obliged to you for your enquiry of September 18.

4）We thank you for your letter of April 1， from which we note that you are desirous of establishing business relations with us.

5）We have the pleasure of introducing ourselves to you with the hope that we may have an opportunity of cooperating with you in your business extension.

6）We look forward to hearing from you soon.

7）Your prompt reply would be greatly appreciated.

8）We sincerely desire to have the pleasure of receiving an order from you.

（2）实用短句。为避免被对方拒绝，可以使用一些固定的短句，缓和气氛，如：“I am afraid”， “I dont think”， “I am not sure”， “I have to say sorry that”， “we feel regretful for”， “it is regrettable that”等。

在商务信函中，要注意礼节，避免使用冒犯性语言。掌握以上列出的几类词及句型，并运用到商务信函中，可以促进商务往来。目的不同，写商务信函时，选词用句就不同，应根据实际情况，选用适当的词语和句子。多使用一些功能句型，不仅可以增加书信的可读性，还可以给对方留下好印象，便于建立合作关系。

四、案例分析

将委婉语运用到商务信函中是此文研究委婉语的目的。以下是一封简短的商务信函，通过分析此信函，进一步阐明委婉语的重要性和作用。

Dear Lizzy，

Thanks very much for your e-mail.

We advise the customer has purchased their current requirements from competitor.

We were unsuccessful on this occasion and shall revert to you once they send us their new enquiry.

Many thanks.

Kind Regards，

Rony Chandaria.

信函内容是告知客户竞标失败，对于客户来说是个坏消息。但是笔者在书写邮件时使用了动词：“advise”， 形容词：“unsuccessful”， 情态动词：“shall”，用这些温和的词告诉客户不好的结果，显得委婉，礼貌，易于接受，给后期合作留下发展空间。

由此可见，委婉语在商务信函中发挥着重要作用。是一种礼貌的拒绝方式，为商务合作创造机会和空间。

五、结论

综上所述，委婉语是国际贸易中不可或缺的元素。作为一种特殊的语言形式，委婉语是沟通中的“润滑剂”和“桥梁”。在商务活动中广泛使用委婉语，可增进贸易双方的友谊，为商务合作提供一个和谐，友好的环境。商务信函是贸易双方建立关系、开展业务、洽谈生意、磋商问题，交流信息和互通往来的主要方式，将委婉语正确、合理的运用到商务信函中可以达到事半功倍的效果。正确及合理的运用委婉语，必将提高跨文化商务沟通和交际的效果，提升商务沟通效率。

参考文献：

[1]Bander，Robert G.American English Rhetoric.New York：Holt，Rinehart and Winston，1983.

[2]Deborah Britt Roebuck，Important Business Communication Skills，second edition，Prentice hall，1988.

[3]常玉田.英語商务信函写作[M].北京：对外经济贸易大学出版社，2009.7.