浅谈中小学生档案的建立与管理

王赛春

摘 要：中小学生档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源，对于学生的成长和发展具有至关重要的作用。因此，必须要提高对中小学生档案的重视程度，形成系统化的工作方法，利用现代化技术进行管理，提高档案管理效率。如何科学合理的创建中小学生档案，如何有效的利用中小学生档案资源，是当前档案管理工作者需要思考的问题。本文主要探讨中小学生档案建立与管理的策略，希望对档案管理工作有所帮助。

关键词：中小学生；学生档案；建立；管理

随着社会的发展和课程改革的不断深入，中小学生的地位在不断上升，因此，为中小学生建立学生档案就成为了当前的一项重要工作。建立中小学生档案，可以帮助学生留下成长的记录，使学生的成长具有坚实的基础，对中小学生来说这是一笔宝贵的财富，能够让中小学生更好的认清自己，能有效的推动中小学校自身形象和价值观的发展。但是在实际工作中，建立和管理中小学生档案还存在一些问题，严重影响了档案工作效率，比如档案意识淡薄，档案信息开发不足，档案利用率低；档案资料残缺不全，随意堆放，缺少必要的监督机制；档案管理手段落后，无法适应现代化的发展等。那么，如何在新形势下科学合理的创建中小学生档案，如何有效的利用中小学生档案资源，就成为当前档案管理工作者需要思考的问题。本文根据笔者的实际工作经验，主要探讨中小学生档案建立与管理的策略。

一、建立中小学生档案要有强烈的立档意识

中小学生档案具有综合反映学生在校期间德、智、体、美多方面发展的作用，是影响中小学生学习阶段甚至终身的重要资料。因此必须提高对学生档案的重视程度，明确工作目标，提高立档意识和立档能力，促进学生档案工作顺利进行。中小学生档案所涵盖的内容较多，涉及面广，主要包括学生本人简历和家庭主要成员及社会关系情况、学期成绩、学年评语、奖惩情况、纪律、卫生、考勤和日常行为等。档案工作会感到乏味和单一，但是必须要有一颗“收藏家”的心，把学生档案当成是无价之宝，能够积极主动的进行收藏和管理，确保学生档案的完整性和规范性。在档案的建立时要做到细心和耐心，不遗漏任何有价值的资料和信息，即使是没有任何价值的存档资料也不要马上作废，应放到待整理文件中，做到：应归档的不丢失，不归档的不混入。同时，档案工作者还要明确工作目标，重视档案的收集、整理、归档，实现中小学生档案资源共享。

二、明确档案归类位置并完善档案监督机制

很多档案工作者在建立中小学生档案时责任心不强，档案归类缺乏固定的位置，使用时常常找不到，容易造成档案丢失或者损毁现象，对工作非常不负责任。针对这样的情况，笔者建议应该根据实际工作要求和档案来源等进行科学的归类，明确档案归类位置，列出详细的目录，便于今后查找和借阅。同时还要制定完善的中小学生档案监督管理机制，严格要求每一名档案管理人员，努力提高工作效率，促进档案管理工作高效、有序开展。制定严密的保管制度和密级规定，为中小学生档案提供安全的存放环境。中小学生档案管理工作是一项积累性的工作，需要档案工作者充分发挥主观能动性，养成良好的工作习惯，全方位的收集信息和资料，挖掘有效的档案资源，使学生档案工作逐渐走上正轨。同时，档案管理人员还要具有一定的档案知识和法律，转变传统的工作方式，树立新型的工作理念，创新工作策略和工作思路，使学生档案工作向着更高、更强的方向发展。

三、利用信息技术辅助档案建立与管理工作

随着科学技术的发展和信息技术的广泛应用，给中小学生档案建立与管理工作带来了极大的便利。可以通过建立电子档案的方式改变传统档案的诸多弊端，比如传统纸质档案保持时间短，易损毁和丢失，不利于快速查询和归档。而电子档案可以保存的时间较长，便于整理和筛选，充分提高工作效率，减少工作的复杂性。如今市面上有许多电子档案管理系统，这些系统对于中小学生档案管理工作具有重要作用，适合新时期的档案管理工作，在选择这类系统时需要以实际工作需求为依据，通过档案管理系统为中小学生档案建立与管理工作提供帮助。当前的中小学生档案管理需要向现代化、信息化转变，以适应社会发展的需要。同时，档案管理人员要熟练运用计算机办公软件和扫描、传真等，利用计算机快速的进行档案建立与管理，使档案工作效率得到不断的提升，促进档案室的档案信息资源能够通过多种渠道与方式开发和传递给使用者。

四、相关档案之间要建立联系以便快速查阅

在日常中小学生档案管理工作中，需要为相关的档案之间建立联系，以便于快速的查阅，减少工作量，从而节省出更多的时间进行档案管理与研究。最常用的方式是对档案进行编号，比如学生档案中的所有项目都可以用学号先后顺序编排存档，并将学生的学号和姓名输入电脑，打印对照表，采用姓名音序排序法，看到姓名就可以快速的找到学号，或者知道学生的学号也可以准确的找到学生的姓名。在工作中笔者发现随着时间的推移和形势的发展，很多中小学生的档案处于档案室的角落，不被管理人员重视。针对这样的情况，需要工作人员及时进行整理，按照时间的顺序合理归类学生档案，档案的存放要做到心中有数，这样才能在工作中不断进步。还有一些学生档案涉及的信息过多，不能全部录入电子档案系统，在查找的时候还会出现弊端，可以采用列表法进行整理，把电子档案系统无法录入的信息整理成Excel电子表格，既简单明了，又井然有序。

五、档案管理工作充分做到公开化和透明化

在以前的工作中，学生档案管理一直作为幕后工作，得不到领导的重视，不能真正发挥档案管理的作用，档案工作也没有实现公开和透明。在新的形势下，中小学生档案管理必须要做到与时俱进，发展创新，建立相应的网站，定期在网站上公布学生档案管理工作情况，一方面便于使用者查询和监督，另一方面也提高了工作人员的积极性。同时，要逐步提高对档案工作人员的考核和培训力度，培养具有档案管理工作经验和较强工作能力的复合型人才。工作人员要严格履行自己的职能，加快中小学生档案建设步伐，增强社会效益。在总结成绩的同时也要清醒的认识到档案工作的规范化建设还任重而道远，需要档案工作者提高管理学生档案的意识，积极进行中小学生档案资源整合，优化档案服务水平，保障学生档案信息安全，加快学生档案信息化进程，进一步提升中小学生档案管理工作的水平，使中小学生档案管理更好的服务于社会大众。

参考文献：

[1] 张平云.浅谈中小学生档案的建立[J].档案天地，2015（7）.

[2] 赵淑芳.中小学档案管理新探[J].学校党建与思想教育月刊，2010（6）.