餐饮企业采购成本控制分析

刘智慧

摘要：随着社会经济的发展和现代人民生活水平的提高，我国的餐饮行业取得了飞速发展，同时也面临着严峻的挑战。餐饮企业要在激烈的竞争中立于不败之地，除了“开源”还必须“节流”，有效地进行采购成本管理，强化采购成本控制。文章主要是从当前餐饮采购中存在的问题出发，对相应的解决措施进行探讨与阐述。

关键词：餐饮企业；采购成本；成本控制

一、餐饮企业采购成本控制的重要性

随着社会经济总体水平的快速提高，我国餐饮业快速发展，但竞争也日趋激烈，尤其在中央“厉行勤俭节约，反对铺张浪费”、政府反对“三公消费”的强大力度下，以依赖政府、商业宴请为主的餐饮企业的经营业绩受到了较大冲击。为了扭转局面，餐饮企业就必须改善经营理念，以科学、先进的管理方式做好“开源节流”。而采购是餐饮企业流程的第一步，食品材料采购的质量和价格直接影响到菜品的质量和成本，进而影响到餐饮企业的效益和声誉，因此采购成本的控制显得尤为重要。

（一）餐饮企业保持市场竞争力的需要

据餐饮行业协会的调查研究，我国餐饮业成本率平均在40%～50%，而原材料成本作为餐饮产品生产过程中的最主要支出，占餐饮产品收入的比重也最大，约为30%～50%，可见，食品原材料的采购成本直接影响了企业利润。因此，只有加强采购管理，控制采购成本，节约的采购成本将直接提升企业利润，提升企业市场竞争力。

（二）餐饮企业健康发展的需要

在餐饮企业中，由于材料采购成本占产品的比例最高，理所当然，采购成本控制就成为了企业内部控制的核心。企业管理人通过有效地对采购工作进行成本控制，能够及时、准确地掌握资料、诊断问题、解决问题，有利于食品成本的核算，有利于餐饮企业各项工作的顺利进行，提高管理的效率，保证企业健康、高效发展。

二、目前餐饮企业采购成本控制所面临的问题

目前，尽管各餐饮企业都不同程度地认识到餐饮采购成本的重要性，但是受各方面因素的制约，实际控制效果并非特别理想。主要存在的问题有以下几点。

（一）采购内部控制制度不健全

良好的内部控制是一个企业健康发展的基础，餐饮企业采购流程主要涉及采购申请、询价比价、供应商选择、验收入库、对账付款等环节，而现实工作中，许多餐饮企业未能在这些环节形成规范的制度文件，又或是在执行过程中多凭个人经验行事，导致在特殊情况出现时则束手无策、非常被动的局面，影响了采购工作质量以及生产、销售等工作的顺利开展。具体表现为：1.没有制定完善的采购计划，导致采购出现随意性，产生较多的零星采购、临时采购，加大了采购人员的工作量，影响了厨师的工作效率，同时采购成本、产品利润也受到不利影响；2.采购过程没有货比三家，采购方式不够科学合理，导致购进物资价高质次，甚至产生采购腐败现象；3.缺乏对供应商的管理，导致产生采购方与供应商相互勾结，私拿回扣的现象，或者是对固定供应商过分依赖，供应商的议价能力变强，采购方争取不到最低的采购价格；4.未做好验收及库存管理，导致最终菜品、服务质量受到不利影响，仓库出现账实不符的情况，也影响了下次采购工作的顺利开展；5.财务报账制度执行不严格，导致企业资金流失。

（二）采购人员综合素质不高

据调研，广西区内餐饮企业的采购人员普遍学历不高，多为中专毕业。他们一般只会简单的实地采购而不善于利用现代的电子商务采购，给企业采购工作效率带来制约。另外，这些采购人员基本上都只能做到按照要求进行相应采购，但是缺乏向各使用部门提供可行性建议的思维及能力。

（三）采购监督体系不完善

监督部门没有对采购过程进行跟踪式监督，只进行事后监督；有时监督人员责任心不强，监督流于形式，甚至出现谋求私利，相互勾结的现象。

三、餐饮企业采购成本控制的措施

针对餐饮业采购成本存在的上述问题，可以运用以下措施进行改善。

（一）建立科学、具体的物资采购管理制度

企业应该根据自身的经营特点建立符合本企业正常运营及长期发展的采购制度，有效的对采购工作起到良好的制约效果，提高工作效率。采购管理制度至少需涵盖以下内容。

1. 建立原材料采购计划和审批制度

厨房各档口主管每天晚上根据销售部门上报的订台菜单情况制定出第二天所需食材数量，仓库保管人员每月底根据包厢订台、大厅婚宴预订场数等菜单具体情况，并结合仓库库存情况预计所需数量，填写申购单，经审批后上报给采购部门，再实施具体采购工作。

2. 建立严格的采购询价报价制度

（1）企业应设立专门的市场员，定期进行实地调查：对于价格每日波动的食材，如青菜、海鲜等，采购部门应每天安排专人到大型供应市场进行实地调查，了解当天市场供应价格，与供应商上报的供货价格相比较，杜绝供应商过度抬高价格的现象产生；对于价格在短期内波动不大的食材，如肉类、水果、冰鲜、干杂、调味品等，采购、财务、销售以及各档口厨师主管应该定期（如每月）共同到本地大型市场进行实地调研，并将调研成果汇总至采购部门；采购部门将实地调研情况与供应商每月定期上交的下期食材报价表进行对比，然后进行谈判，制定出下期各食材的定价表。

（2）企业可通过网络、新闻报刊等方式，多渠道实时了解食材价格动态，以便更好地监控供货价格，及时调整采购计划。

（3）在确定采购价格的过程中要坚持“货比三家”与“低价搜索”原则。物资采购必须要有两三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、供应商资信等因素的基础上进行综合评估，确定最终供应商及最低价格，实现最优化采购。

3. 采用合理的采购方式

（1）酒水类物资可实行采购外包：餐饮企业一般都会提供酒水饮料服务，酒水饮料采购具有简单性和确定性，所以可以将这类物资的采购进行外包，大大节约企业的人力支出，同时也降低采购成本，减少采购腐败的产生。

（2）价值高、标准化、用量大物资采取统一采购：购买方所采购的商品的数量越大，议价能力越强，越能争取到有利价格，这是市场经济中的规模效益规律。鉴于此，餐饮企业可将总店及各分店所需价值高、标准化、用量大的物资（如在外地采购的贵重海鲜）实行统一汇总，统一采购。大数量的采购可以使得采购方在供应商处争取到相对优势的价格；同时，增加每次采购数量而减少采购次数，还可节省下大额的运输费、挑选整理费等；另外，还可以有效控制库存。

（3）价值低、批量小的物资采取分散采购：餐饮企业对价值低、批量小的物资，如需要每日采买的果蔬肉蛋、调料等物资由于规模效益不明显，则可采取分散采购的方式。

（4）与时俱进，实现电子采购。当今社会电子商务的发展为各行各业提供了极大便利，餐饮业应与时俱进发展电子采购，利用信息和网络技术对采购过程各环节进行管理：对采购信息实现电子化储存，更安全、海量；同时传递信息便捷快速，能够更及时地掌握市场信息（如供应商资源、物资产品的价格及供求情况），帮助优化采购流程、缩短采购周期、降低采购成本，提高采购效率。

以上采购方式互不排斥，企业可根据自身的实际情况选择一种或多种方式进行组合，通过节约采购成本来创造利润。

4. 建立供应商管理制度

（1）制定供应商的选择标准：如具有合法经营资格；具备良好资信；产品品质、价格、交货时间、售后服务等条件良好等。

（2）建立供应商信息库：将现有供应商基本信息记录在电子系统内，形成企业供应商信息库，以方便使用时查找。

（3）对供应商进行考评：由采购部派专人参与到验收工作中，对供应商的供货质量、时间等进行监控，定期对所有供应商进行考评，优胜劣汰。

（4）扩充供应商队伍：鼓励采购人员定期或不定期提供一个适合本企业的新供应商信息，或者收集由参加展会、自动上门推销、他人介绍等形式获得的供应商信息，在满足有关条件（如公司三证齐全、产品检验报告合格、稳定的货源等）后录入企业供应商信息库，扩充企业供应商队伍，避免对固定供应商形成依赖，以便给企业的采购工作提供更好地选择，提高自身的议价能力。

5. 建立严格的库房管理制度

（1）入库：验收人员通过严格的验收制度从质、量、价三个方面对采购的物资进行把关。如有一点不符，企业应拒绝接收与付款，并及时通知供应商；如验收全部合格则准予入库，填制验收凭证并做好记录。

（2）领用：根据不同物资的特性制定不同的领用手续，同时严格实行先进先出原则，防止食材腐坏等现象出现。

（3）报损：对容易变质、变坏的物资（如海鲜、果蔬等）按填写报损单，汇总后定期报送上级，对于超过规定报损率的应说明原因。

（4）库存：根据餐饮企业的经营情况合理设置安全库存量，减少临时缺货损失（如紧急采购的高成本、丧失的销售机会等），同时防止库存过多而出现的食材积压贬值损坏、资金占用。

（5）盘点：要求财务人员与仓库管理人员定期对库存物品进行盘点，有效保证账实相符；对于不符者，要查明原因，提出改进建议。

6. 建立严格的财务审核、报账制度

财务人要严肃对待审核、报账工作，对于票据不齐全、虚假支出、验收不合格的项目支出坚决不予报账。

（二）建立科学、具体的采购人员管理制度

采购工作的具体实施是由采购人员来完成的，因此对采购员的管理也是控制采购成本的必要条件。关于采购人员的人力资源管理可从以下三方面着手。

1. 聘用：设定采购人员的应聘条件，如人品、商品知识、贸易工作经验等，对符合条件的应聘者设定考察期限，通过考察再正式聘用。

2. 培训：加强采购人员的思想教育与业务能力的培训，可采取以下措施：对采购人员进行经常性的职业道德教育，使他们树立廉洁自律的思想。订阅与采购工作相关的书籍、报刊等资料供采购人员学习，多渠道增长见识。定期组织采购人员赴先进同行企业、大型展会、供货市场、食材产地等调研学习，提高采购人员的商品知识。定期组织采购人员进行业务能力培训，如：成本核算，计算机应用，电子商务采购，采购谈判技巧等，全面提高采购人员综合业务能力。奖惩：如采购人员找到更好供应商、将采购价格谈得更低、将付款期限谈得更长的，予以奖励；出现采购与订货不符、不能及时跟催、采购价格明显高于市场价格、私拿回扣等情况的，予以惩罚。具体的奖惩方案可根据每个企业的不同情况来确定。

（三）建立严格的监督体系

企业除了要求采购过程各相关经办人员要高度保持廉洁自律的职业道德外，还需要对其加强监督。

1. 设置独立的监督部门，仅参与对采购活动的管理监督，不干涉采购的具体事务。

2. 对不同采购方式实施不同的监督方法：如“询价采购”采用三人以上询价机制；“竞争性谈判”则邀请最终用户直接参与；“招标采购”实行唱标公开化，评标专家打分等。

3. 全过程实施监督，包括事先监督、事中监督和事后监督。

在整个采购流程中，采购人员要自觉接受、配合监督部门的监督和质询。

四、结语

采购成本的控制是餐饮企业成本控制的关键环节，企业需要设计科学具体的管理制度，配置具备良好职业道德、职业能力的员工严格执行，并加强监督，才能有效发挥制度的作用，促进各项工作的顺利进行和维护消费者的利益，使餐饮企业保持长久竞争力！

参考文献：

[1]李凤燕.餐饮企业采购成本控制分析[J].商情，2011（48）.

[2]郝淑英.浅析餐饮企业的成本控制[J].财经界，2013（26）.

[3]刘汀.探讨餐饮采购管理漏洞分析及治理[J].新财经，2013（22）.

（作者单位：广西广播电视大学）