浅析人事档案管理工作信息化的意义

摘要：伴随着社会文明水平的不断提升，各类人才在我国经济繁荣进程中发挥着重要作用，紧密关联到人才资料储备的各级人事档案信息管理系统特别受到了关注。人事档案保存管理过程中，信息化已变成现在乃至将来很长时期内人事档案管控体制改革的主要方向。文章对人事档案管理工作信息化的意义进行了探讨。

关键词：人事档案；档案管理工作；信息化；档案信息管理系统；档案保存 文献标识码：A

中图分类号：G27 文章编号：1009-2374（2016）19-0163-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.19.078

现在已进入21世纪的高科技发展时代，因为各类人才在我国各行各业的建设中都起着关键的中流砥柱作用，所以对人才历史资料实施集中化保管的诸多历史资料存放、管护过程均引起相关部门的瞩目。因为现实IT信息技术的扩展运用，在我们企业的历史储存资料管护过程中应用现代化网络信息技术，将人事档案管护过程实现信息化已变成推进人事档案管护工作的关键做法。总体来看，我国现阶段干部档案管护工作中存在很多问题，此类问题重点集中表现在思想意识落后，长期徘徊在陈旧档案管理模式上，因此有待于实施全面改革。

1 人事档案管理工作信息化的必要性

人事档案的储存、维护与保管是所有相关企业生产运营工作中不可忽视的关键内容之一，历史资料保管业务的信息型利用模式在企业内部业务运作中显示出相当重要的功能。人事档案的管理工作可为各单位决策者储备关键的人事调整信息，给本企业劳动力合理流动和产业方针制定打造好坚实的基础。实现本时期历史资料保管的信息型利用模式，有助于科学、合理地调整人才利用模式，优化各人事部门信息参数、资料，可高效地做好历史资料信息整理，且打造出高效的历史资料储存模式，以便于有力地提升历史资料保管效果，促进历史资料保管过程取得最大时效。

现阶段，我国相当一部分单位在其人事档案的储存和管护上存在着各式各样的问题，重点表现在其档案管理中还长期沿用陈旧的档案管理模式，极大程度上导致了人事档案管理业务运作成果的缺失；当进行历史证据记录资料的整合、归库、存放环节中时常出现困难，历史遗迹的储存信息严重失真。由于长时间承受着各种因素的制约，致使其人事档案的管理维护水平长久徘徊不前，无助于对本单位所有的各类专业人才信息资料的掌控，使企业发展没有一批优秀的人才队伍作为有力支撑，最终造成企业发展摇摆不定，其状况着实让人担忧。基于此，对各企业人事档案管护所进行的信息化创新已成为当今人事档案管护工作的首要任务，对于企业中人事记录资料保管环节成效的加深及历史资料保护事业的稳定进步具有不可替代的作用。

2 人事档案管理工作信息化的重要意义

通常所言历史资料保管阶段利用信息化运作模式，其说的是在当今的历史证据记录管护过程中，利用现代化网络信息传输技术对本部门人事档案信息资料实施科学地的整合与处置。我国人事档案管护工作已经走过了历史上的几个转折时期。在古老的人事档案管护工作中，各档案管理部门对人事档案的管护过程只展示在纸面文本上，而且其全部流程都是靠手工去实现。此类信息化程度非常弱的历史资料保管方式已经引发历史证据资料记录的保密功能疏漏，当进行人事档案信息数据采集、入档、封存及调配时很容易发生各类问题。

随着当代信息传播技术的广泛普及运用，高效能的现代信息化传输技术已被充分运用到档案维护及储存环节中，依托信息型传导方式可以使历史资料储存业务以双版本、复合式模式实施档案封存与管护，给当今的人事档案管护提供太多便捷，而且它也极大地增强了人事档案管护的运作效率及安全性能，故其具有十分重要的现实意义。

2.1 推动各企业人力管理效果的提升

对各用工单位来说，这一加强历史记录资料保管的方式可以大力提升其工作成效，完善企业员工工作调配办理的相关业务流程。就如依据这类历史证据记录资料来实施个人的相关社会服务手续，其中包括疾病治疗报销、实施工薪调整以及新岗位任用等各种情况，查阅相关历史依据的记录资料，并且将工作调整与历史资料实施紧密配合。

2.2 历史证据资料保管业务牵扯因素多，信息海量

其中全面收存了企业所有职工的历史事件及个人表现等相关历史资料，它是实施劳动力调配行为的重要依据。由于其信息海量，经历的时空宽阔，从前的历史文本资料过程在记载过程及查阅时经常会出现诸多不便情况，由此在很大程度上抑制了历史证据记录保管的实际成效。

在现阶段的企业历史证据记录资料保管业务中有效运用先进的网络信息化技术，将以往的纸型人事档案文档转换为易于记载、查阅及检索的现代版电子型模式，以便将企业员工的历史证据记录信息高效、及时地到本企业平时业务运作中，使人事档案管理人员可以实时把握住本企业的人力资源利用情况，以利于恰当地调整员工工作岗位，使人员配置合理化，推进档案事业健康发展。在此基础上，人事档案资料的管护信息化模式给本企业选拔人才及任用赋予了充分选择的空间，其全面记录的人事档案资料信息情况的信息化调控和使用，让企业领导对员工的了解更积极、高效、全面，进而有助于本企业具有优势能力人才的聘用。

2.3 历史证据资料记录的信息型模式的有效运用

历史证据资料记录的信息型模式的有效运用在相当幅度上缩减了企业历史资料储库工作人员的无功业务和历史资料检索、查看的繁琐程序，加大了历史资料储库保管的工作时效。在以前很长的历史阶段内，我们国家的历史资料保管一直处于闭关自守的运作模式，历史证据记录资料均是以文本类文档的形式实施保管，此种管理形式运作繁琐，业务量大，查阅难度大，极易将众多优秀人才掩盖于简单的一纸式档案之中，无助于开发优秀、高水平人才。

现阶段实行人才档案的信息型管理模式后，能够利用信息化操作技术对员工人事档案资料展开信息收集、审定、整合、收库，还有二次利用环节，依靠具体的信息型运作程序实现对历史证据记录的信息化控制管理，在很大程度上可降低库房储存工作人员的思想负担，减少他们的业务包袱，有利于历史证据资料记录的循环利用工作，发掘和利用所需用的高质量人才。

3 现阶段我国人事档案管理实施信息化转变过程中暴露出的问题

3.1 高质量的信息型档案管护人才短缺

进行人事档案的信息化管控，其取决于现代化信息技术的持续应用，其基础设施组建亦获取了圆满完成，但是此领域的基础信息型应用人才相当匮乏短缺。在当今时代的很多企业中，因为其企业员工正处于推陈出新的交替时代，原来的老员工未掌握信息应用技术，他们工作在岗位上尚未到退休年龄，新一代的年轻信息应用管理人才又不能及时上岗，从而形成了信息型管护的断档状态，致使员工档案资料的信息化运用模式难以构建。

3.2 不具备网络信息的化历史资料保管模式

虽然相当数量企业其历史证据记录资料储存管理中运用了信息化的管理模式，然而我国至今还未统一建立起系统的、全国性的、整体覆盖型的信息型历史证据记录资料运作系统，引发对历史证据记录资料保管环节中不具备作为管理支撑的制度体系，所有员工档案资料的管理业务都是随意而行，极容易造成各种缺陷和不完善的地方。

4 档案利用

人事档案的利用即指对档案存储资源的开发运用过程，也就是把现在正以信息化模式管理着的本企业各种人力资源及资料载体的档案文本，展开全面的有效运用。档案保管库房应该是整体管护本企业全部员工历史资料档案的信息控制中心，所以务必要对其构建出坚实的硬件设施及雄厚的物质基础条件，以保障档案保管应用的完善与稳定。管理是档案保护的手段，利用才是档案保管的目的。设置档案管护室的基本目的，即是为了完整发挥档案资料的历史证明作用，给企业领导做决策及其他各项业务开展服务。

5 强化人事档案管理工作信息化进程必须注意的相关内容

5.1 转变思想观念

把信息化管理作为人事档案管理的重要手段单位和档案管理人员一定要把思想观念从过去传统的档案管理模式中转变过来，紧跟时代潮流，充分利用现代信息化技术对人事档案进行管理，使人事档案管理工作更加规范、高效，为单位的发展提供有力的人力资源支撑。

5.2 建立健全人事档案信息化管理制度

使档案信息化管理更加科学、规范、合理。一些单位由于缺乏完善的人事档案信息化管理制度，致使人事档案信息化管理过程中出现诸多不规范的问题，如人事档案信息胡乱编入、档案信息的存储和保管没有统一的方式，这样容易致使人事档案信息丢失，在检索、调用时出现困难。

6 结语

在当前社会和经济快速发展的新形势下，人事档案信息化管理是现代人事档案管理的发展方向，然而相对于经济和社会的发展，人事档案管理工作存在一定的滞后性，一定要引起高度重视。为了能够使人事档案管理工作更好地与当前社会发展的需求相适应，则需要加快对人事档案管理工作的完善和优化，加快推动人事档案信息化建设工作，各单位只有在人事档案管理中运用信息化技术，落实信息化人事档案管理制度，引进和培养信息化技术人才，才能使人事档案管理更加快捷、高效地为自身发展服务，为人事档案更好地服务于人事管理工作奠定良好的基础。

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作者简介：王芳（1970-），女，浙江诸暨人，枣庄市疾病预防控制中心会计师，研究方向：人事管理及人事档案

管理。

（责任编辑：周 琼）