企业管理类档案归档整理工作实践探讨

【摘要】在高速发展的“互联网+”的信息时代，传统的纸质文件归档工作已经逐渐被电子文件所替代，改变传统的企业管理类档案归档整理规则，创新新时代档案工作的分类管理方法，提高档案管理水平，加强档案工作宣传力度，提高全民档案意识，加强档案人员业务学习、培训与交流，提高业务素质，是今后档案工作的大势所趋，也是档案工作的发展方向。

【关键词】归档整理；企业管理类档案；探讨

1.前言

企业管理类档案，习惯上又称为文书档案，是指企业在党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等活动中形成的具有保存价值的管理性文件。归档是指企业的文书处理部门和职能部门在文件办理完毕后，按有关规定将确定为档案的文件进行系统整理后向档案部门移交的过程。文件归档后便形成了档案，归档是文件向档案转移的标志，是文书处理的终点，档案管理的起点。归档文件整理，是指将办理完毕，具有查考利用价值，应作为管理类档案保存的文件，按照一定的原则以“件”为单位进行系统装订、分类、排列、编号、编目、装盒等，使之有序化的过程。这项工作上承文件材料的收集归档工作，下续管理类档案的保管利用工作，是一个非常关键的中间环节。而且归档工作要求收集齐全、划价准确、装订完整、排列有序，为高效迅速准确地提供利用打下坚实的基础。在高速发展的“互联网+”的信息时代，传统的纸质文件归档工作已经逐渐被电子文件所替代，方便快捷的电子文件虽然在短期内发挥着巨大的提供利用作用，但电子文件的可更改性及长久保存的可读性、不稳定性确实是一个极大的弊端，而且对于一些重要档案的原始痕迹的可追塑性是与纸质档案无法比擬的，所以对于企业管理类档案，国家档案局始终要求各单位要“两条腿”走路，既保存电子文件，同时又必须保存纸质档案。

2.企业管理类档案归档工作实践中问题分析

2.1企业管理类档案不应归属某个机构（问题）排列，不利于查找。目前，各企事业单位的管理类档案的归档排列多数是采用年代-保管期限-机构（问题）的复式分类法，但是在实际操作中经常会遇到很多文件所涉及的内容并不是单一的由具体某个机构（部门）独立办理完成，一些文件的工作会涉及多个部门或机构协同办理，工作内容存在相互交叉，需相互配合，统筹规划、协同办公，分不清主次，所以单纯地将此类文件保存于某个业务部门是很不合适的，并且极不利于归档后的查找提供利用。

2.2管理类档案密级文件较多，是否应按密级分开保管，急需明确。对于一些军工企业来说，企业的管理类涉密档案较多，且有的密级较高。在日常保管及归档后对这类档案采取何种方式保存，一直是档案从业人员的棘手问题。在国家保密安全形势严峻，保密制度日趋完善的情况下，是否将企业管理类档案按密级程度分开进行保管，即非密与秘密或机密分开排列，分别存放，经常是企业在接受保密安全检查时所遇到的问题，也是一些保密专家所提出的要求。

2.3企业档案管理人员专业水平有限，存在主观判断不准确的现象。现代企业档案管理人员专业技术水平不一，对档案管理的政策规定理解不一，很多都是凭借自己的工作经验，靠自己主观意识分类划价进行归档工作。这样在进行管理类档案归档时难免会出现划价不准，归类排列不当的弊端，不便于档案的查找提供利用。

2.4档案工作不被重视，造成档案收集不全。

在企事业单位中有的人对档案法不了解，档案观念淡薄，没有保存归档的概念，致使一些会议带回的文件或其它渠道得到文件不能及时进行归档保存，有些人甚至不清楚文件该如何处理，而档案工作人员却不知文件存在，导致一些重要的档案资料被丢弃一边，或私自销毁，而严重影响了档案的收集工作，更谈不上提供利用。

2.5跨年报送的年度报表按填报年代归档，存在误区，不利于查找。在企事业单位的管理类档案中，有一些重要需永久保存的档案如年度报表、财务预决算、人事报表等全年的数据文件，完成和上报时间均需在下一年年初，这样对于这些重要的当年数据，却只能按日期归档，保存在下一年的档案中，一是可能在收集时漏收，二是档案年代混乱，存在查找误区。

2.6因公出国审批件及任务通知书等存放在定期30年中，期限较长。在世界经济飞速发展的当下，因公出国访问已成常事，出国政策也相应简化了许多，但依据《归档文件管理办法》及《细则》是要求需将出国类任务批件等存放到30年的长期档案中，对此笔者认为对于此类出国类的请示及批复，或任务通知书等，应降低保管年限，存放在短期10年中即可。

2.7管理类档案中没有任何修改痕迹的文件底稿是否需要归档保存。在信息化手段迅速提高的新时期，办公自动化使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运行流程均可在办公系统中完成，所以传统文件底稿的存档已经显得没有实际意义，因为整个文件的起草与修改，签发时的修改，校对时的更正等均无法在文件的底稿中显示，这样对于需附底稿的文件类档案保存底稿已没有实际意义，对此档案部门应做出相应规定，可不保存底稿，并在计算机中可查看修改痕迹，起到原始的参考作用。

2.8会议通知等临时性文件是否需要归档保存，做法不一。由于大型企事业单位的文件资料繁多，根据以往工作经验，会将一些不重要的文件如会议通知、放假通知等剔除，不需要归档存放，但新时期下，随着审计工作全面深入企业管理以来，笔者发现会经常用到一些以往很长时间的会议通知等文件作为工作依据。而另一些单位却以图方便省事的原则，所有文件均不采取鉴别，全部保存，挤占了档案的保管空间，造成档案的鉴别质量过低，文件繁多混乱，在查找文件时一定会浪费人力和物力。所以是否需要将会议通知等一些暂存文件存档应由各单位自行根据本单位工作实际要求做出灵活的归档办法，便于工作的开展。

2.9与纸质档案相配套的电子文件是否配套存档，读取数据的软硬件设备是否配套，是档案工作新时期的工作要求。企业管理类档案工作中要求所有纸质与电子版配套存档，各企事业是否有条件存储所有文件，软硬件设备是否跟上，对于存储较长时间的电子文件是否有相应的硬件设备读取，是否会出现存储介质的损坏，怎样修复等等是新时期档案管理部门在日常的管理中确实需要注意的地方。

3.企业管理类档案归档工作解决建议

3.1重新修订管理类档案归档细则，适应新时期档案工作新要求。目前，各企业参照的管理类档案归档工作实施细则存在沿袭以往归档整理规则，没有紧跟新时期的档案工作变化，整理方法不适应信息化要求，很多细节不够完善等弊端，导致档案收集不全，档案从业人员在具体操作中没有与时俱进的实施细则，无从下手，凭个人主观意识随意进行工作，在一定程度上降低了档案工作管理质量，不利于今后档案的查询和提供利用，因此希望相关档案管理部门尽快出台适应新时期信息化管理手段的管理类档案归档细则，缓解档案工作人员的困惑，减轻档案工作人员的工作压力，以最优质高效的服务提升档案管理工作。

3.2采用大流号排列管理档案，是今后档案工作的发展方向。

在信息技术高速发展的新时期，大多数的企事业单位都实行了OA办公自动化，自然所有的文件均实行了网上办公，且网上的文件管理多数都采用大流水号登记排列管理方式，查询时只要输入关键词等相关搜索条件，电脑即刻会调出所需文件，极大地提高了工作效率。纸质档案管理也应配合计算机进行大流号排列管理法，按序号排列，不按机构排列保管，这样既减少了工作人员管理文件时的分类判断，又节省了档案人员的很多精力和保存空间，且会大大提高了查阅速度，提高工作效率。如按国家保密安全管理要求，将密级文件按密级分开保管，也只会有几个排列流水号，不会出现繁琐的几十个机构的排列情况。当然在具体的实践操作中，肯定会有许多与档案管理不相适应的地方，这就需要档案部门及人员在不断探索中发现问题，找出解决方案，创新管理思路，用信息化手段支撑档案管理工作，也必定会使管理类档案归档工作的上述问题迎刃而解。

3.3加强档案工作的宣传力度，提高全民的档案意识。

档案工作属辅助服务性工作，一直以来不被广为重视。在企业很多职能部门工作人员不清楚档案法，不知将重要文件归档到档案室的现象时有发生。所以做好档案的宣传工作，加大宣传力度，提高档案从业人员的服务意识，是做好档案工作的重中之重。

3.4加强档案人员的业务学习、培训与交流，提高业务素质。

企业管理类档案从业人员专业技术不同，理解不一，不能及時了解档案方面的政策法规、对于档案管理细则深入研究不透，书到用时方恨少，平时不积累工作经验，没有企事业间的相互交流与学习，上级的业务文件传达不及时，专业技术学习、培训、交流少等都是影响档案工作人员的技能素质提高的因素，因此全面加强档案专业人才的培养，重视档案管理工作是目前企事业单位搞好档案管理工作的必不可少的一项工作。

综上所述，随着信息技术的迅猛发展，档案管理势必会越来越依托计算机进行管理，尽快改革传统的管理类档案归档整理规则，由相应的主管机关重新制定或修订新的归档文件管理办法，改变传统观念，配合信息技术的强大支撑，创新档案分类整理思路、创新保管分类方法，是当前企事业单位急需解决工作难度的重点，同时加强档案从业人员的业务培训，组织企事业单位间的相互交流与学习，取长补短，鉴精去粗，以最优化的档案管理手段与技能，充分发挥档案的提供利用价值，是所有档案工作者的共同心愿，也必将成为今后档案工作发展的方向！

参考文献

[1]郭团卫，朱兰兰.《企业档案管理实务》.郑州大学出版社.

作者简介

许晓红（1970.6—），女，辽宁省沈阳市，中航工业沈阳发动机设计研究所所办.