规范高等学校会计档案管理对策的研究

杨园

摘要：2015年财政部和国家档案局重新修订了《会计档案管理办法》，并于2016年1月1日起正式施行。文章以当前高等学校会计档案在管理和利用中存在的问题，并结合高等学校会计档案管理的实际情况，提出规范和加强会计档案管理的建议和对策，从而使高校的会计档案管理工作既具有管理性又具有服务性。

关键词：高等学校；会计档案；管理对策

一、高等学校会计档案的概念及其分类

（一）定义

高等学校会计档案是指高等学校在从事教学、科研、行政管理以及其他各项会计核算过程中直接形成的、记录和反映学校经济业务事项的原始发票、合同等具有保存价值的各种形式的会计凭证、会计账簿、会计报表的会计核算资料。高等学校会计档案是高等学校档案管理的重要组成部分，不仅包括最终打印出的会计记账凭证、会计账簿等纸质会计档案，还应包括整个财务会计电算化系统应用过程中所形成的全套电子档案。

（二）分类

1.会计凭证包括会计原始凭证和会计记账凭证；

2.会计账簿包括总账、明细账、现金和银行存款日记账及其他辅助性账簿；

3.财务会计报告包括月度、季度、年度财务决算会计报告；

4.其他会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他具有保存价值的会计资料。

二、当前高等学校会计档案管理中存在的主要问题

高等学校会计档案的真实、准确、完整以及科学的管理对高等学校财务决策起到重要的辅助作用。

（一）高等学校会计档案的管理制度不健全

2015年财政部和国家档案局重新修订了《会计档案管理办法》，并于2016年1月1日起正式施行。高等学校缺乏学校内部的会计档案管理制度，目前高等学校财务管理已经全部实现了会计电算化管理，但各个学校没有根据自己的实际情况将会计电算化管理所产生的程序文件和数据库等电子资料纳入学校的会计档案管理办法中，原来的会计档案管理办法只是对会计原始凭证、会计账簿、会计报表等资料的收集、整理、归档和保管等，甚至有的学校就没有制定适合本学校的会计档案管理办法。

（二）高等学校会计档案管理人员配备不足及档案室设施投入不够

目前大部分高校会计档案管理人员均由会计人员兼任，缺乏既懂财务专业知识，又懂会计档案管理知识的复合型人才，同时会计档案管理人员流动过于频繁，这些人员大部分没有经过专业的档案管理知识培训，对会计档案管理要求不够明确，导致会计档案装订不规范、案卷整理的质量不高，再加上高校查询会计档案的数量逐渐增加，使得会计档案的利用效率降低。

高等学校对会计档案室经费投入少，缺少必要的防火、防虫等措施，存放保管会计档案的空间狭小、不方便老师现场查询，凡是有需要（如科研结题和不定期检查）调阅会计档案时，必须搬运会计档案到查阅地方，容易造成会计档案资料的缺失，同时造成会计档案管理人员的工作重复增加。

（三）缺乏会计档案的电子化管理

目前大部分高校会计账务实行了会计电算化，定期会将会计账簿和报表打印输出装订，但原始发票并没有扫描形成电子化管理，同时装订成册的会计档案也没有实现电子化管理。各高校使用的财务软件全套文档资料及财务原始数据和备份数据也没有连同会计档案同时归档管理并分别存放于三个以上地点。

三、加强高校会计档案管理工作的对策及措施

（一）提高对会计档案管理工作的认识

高等学校会计档案管理工作是高校档案管理工作的重要组成部分，也是国家各类检查以及科研结题审计的重要支撑材料，是学校制定方针政策的重要信息资源。各高校应加大对会计档案管理制度的宣传，会计档案管理工作需要做到妥善安全保管、科学有序存放、方便查询利用。要转变“重保管轻利用”的观念，树立“为全校师生提供档案利用服务”的观念，同时还需增强老师们的档案意识，利用校园广播，问卷调查等各种形式，全面提高高校师生对会计档案的法治意识，极力加强学校各级人员对会计档案管理工作的认识，促进会计档案管理工作水平的提高。

（二）建立健全高等学校会计档案的管理制度

2015年财政部和国家档案局重新修订了《会计档案管理办法》，并于2016年1月1日起正式施行。各高校应该依据新修订《会计档案管理办法》的要求，结合各自学校的实际，建立健全各个学校自己的会计档案管理制度，将会计档案的收集、归档、保管、销毁及其他各项管理工作纳入到管理制度中，依次来规范学校的会计档案管理工作，保证会计档案的完整，分类标准的统一，会计档案利用的规范，确保学校会计档案工作的有序开展。

（三）加强高校会计档案管理人员的队伍建设

高等学校会计档案管理人员大多数都是财会专业出身，对全面综合的会计档案管理知识缺乏，各个高校应合理配备专门的会计档案管理人员，加强会计档案管理人员系统培训，既要熟悉会计电算化的知识，又要懂得会计档案管理的专业知识，具备实际管理会计档案的应用能力，增强他们全面综合的会计档案管理知识，使他们能够熟练掌握会计档案的管理方法和技术，进而提高本单位的会计档案管理水平。

（四）加大会计档案管理工作的投入

高等学校要重视会计档案管理工作，根据会计档案查阅工作量的增加，应加大对会计档案工作的投入，改善会计档案工作的环境，既要适应安全保管会计档案的需要，又要提高会计档案管理的水平和效率，因此高校要有足够的保证会计档案保管存放的空间，还要配备专用的计算机、扫描仪等现代化管理设备，方便老师或检查人员查阅会计档案。

（五）提高档案管理的信息化程度

随着网络通信等信息技术的发展，各高等学校应该采用先进技术的手段加强会计档案管理，同时认真学习与借鉴其他行业的会计档案管理的先进经验。各个学校要积极调整会计档案的内部管理体制，可以通过学校的校园网建立一个相对开放的信息交流系统，将学校会计信息的收集和综合利用纳入到高校信息网的建设中，实现会计档案的有序、集中、统一管理，充分利用现代技术，实现高校会计档案的数字化、信息化与数字影像技术，不断实现高校会计档案管理工作的技术创新，为学校老师和审计人员等利用者提供高效、优质、快速的服务。

科学规范的高等学校会计档案管理工作，加上会计档案管理人员开展创造性的管理工作，就能够促进高校资金的运转效率，保证高校的各项经济活动有序的进行，对推动高校各项事业顺利开展有着深远的意义，同时高等学校的会计档案工作水平也一定能提升到一个新的层次。

参考文献：

[1]财政部.国家档案局令第79号——会计档案管理办法.2015.

[2]黄焕敏.行政事业单位会计档案管理存在的问题.合作经济与科技，2014（01）

[3]戴敏.高校财务会计档案管理中存在的问题及解决办法.中国证券期货，2013（04）

[4]邓涛.依法治档的内涵与重点.中国档案，2010（03）

[5]舒爱娟.高等学校会计档案的综合管理.陕西档案，2010（03）