中职院校学生档案整理重要性探讨

【摘要】对于中职院校的学生档案管理工作一直是学生管理工作方面的重要组成部分。学校作为为国家和社会培养优秀人才，传播优秀知识和技能的摇篮，学生档案的管理和分类工作都是各大高校学生管理工作的重要组成部分。用人单位在选拔和培养人才时，对于学生档案的研究与分析是最基本工作和依据。因此对于学生档案整理和分类，详细记录其学习情况和品德修养，对于用人单位能够全面了解学生具体情况，有目的性有规则性选择合适的岗位人才有着很好的推动和促进作用。

【关键词】中职学校；档案管理；研究与探讨

中职院校档案管理工作是学校管理工作中的重要组成部分，它记录着学生曾经各种相关的数据和资料，是用人单位用来评定学生是否能够胜任所提供的岗位工作的基础，是对于任人唯贤，合理培养人才的重要依据。然而目前为止，中职院校的档案管理工作仍旧存在较多的问题，对于档案管理意识不足，档案信息记录不全，利用率较低，管理制度不健全等方面问题，都是各个中职院校管理人员应该思考与改善的方面。

一、中职院校学生档案管理特点及内容

对于档案的概念方面，对于个人来讲可以理解为所从事的政治、经济、军事、科学、技术、文化、宗教等活动的直接或间接的为国家和社会造成的有价值的历史行为所保存的图片、声音和文字等形式的记录。

1.档案本身的价值特点

档案作为记录个人历史行为的一种形式，其历史性价值是作为档案记录的基本原则。档案在最初的时候是通过传统的纸质记载，随着科技的不断发展和社会的进步，诸如影音、录像、照片等多方面，多类型的档案记录模式逐渐出现，为档案增添了更加简单明了，丰富多样的记录形式。档案本身的价值特性可分为机要性、服务性和管理性等方面特点。

2.中职院校学生档案管理的主要内容

学生档案的管理分类工作，应该建立相对完善的档案工作制度，通过科学化管理和有效的档案分类保存，以实现档案的现代化，程序化特点，以此保证档案利用效率的最大化。因此，对于学生档案管理的内容可以分为档案的收集、分类、整理、鉴定、保存，最终通过完整的档案资料保存工作以实现档案的顺利检索工作。

二、中职院校对于学生档案管理的意义和价值

1.中职院校中档案管理的意义

（一）对于学校来讲，学生档案的整理和分类，是为了向用人单位提供相对完整且全面的学生的学习，生活等方面的信息，以便用人单位能够更好地选择适合的学生。因此对于学生档案管理的最终意义是向外界提供全面信息。主要包括提供阅览，证明，咨询，展览等方面的信息利用途径。

（二）对于中职院校中的老师及领导来讲，时刻了解每个学生的学习生活状况，以便能够准确适当的帮助学生走上正确的学习生活轨迹是十分重要的。因此，对于档案的收集整理也显得尤为重要。通过档案的归类收集整理，使得领导和老师可以快速高效检索出学生在整个学校的生活状态，准确了解学生品德修养、学习状况、工作生活情况，从而能够准确有效且有针对性地在不同方面为学生提供相应的帮助和指导。

2.中职院校对于学生档案管理价值体现

中职院校中的学生档案管理工作的基本要求是档案的完整性与安全性的维护与管理。只有在最大程度上保证档案的完整新与安全性，才能为学生档案整理收集工作提供最大的保障，而换一个角度来想，因为学生的档案管理工具备良好的完整性和安全性，才能确保学生档案中的内容的真实性，有效性，完整性【2】。因此对于学生档案的收集管理制度，档案的安全和机密指标，是每个中职院校目前应该考虑和完善的问题。

中职院校中学生档案的主要价值体现在社会中各方面对于档案的利用，通过学生档案中的相关信息来确定学生的具体情况，以此作为依据能够在一定程度上选择最适合的学生来确保工作的顺利进行。对于学生档案的统一领导，分级管理，能够最大程度的确保学生档案的完整性与安全性，才能更好地为社会各方面提供学生的真实水平与能力。

三、中职院校学生档案管理制度中的问题

随着社会的发展与科技的进步，传统的纸质档案管理方式已经逐渐被新的信息管理方式所替代。在电子科技迅速发展的时代，对于学生的档案管理和检索工作也变得愈发快捷与方便，然而与此同时学生档案信息泄露、修改、丢失等问题也随之逐渐出现。面对新的学生档案管理问题，完善学生档案管理制度，加强档案管理技术，增加相关方面的资金投入，对于学生的档案管理工作会产生很好地帮助和完善作用。

结束语

中职院校的学生档案管理工作是从学生入学第一天开始，直到学生毕业离开学校的一段时间的全部学习，生活中的经历记录。在此期间学生所参加的各类活动、组织，学习经历，品行操守，都被相对完整地记录下来，以此作为之后的人才考核、选拔、培养的基本依据。因此对于学生的档案整理分类，保存和完善，都应具有相对完善安全的管理记录方案与制度。通过完整有效的记录，保证其安全性和准确性，是中职院校学生档案管理工作的重点研究目标，也是学生档案管理工作重要性的具体表现和原因。

【参考文献】

[1]刘萌.文书与档案管理[M].北京：电子工业出版社，2010.01：21—32

[2]陈丽，档案信息检索[M].四川：四川人民出版社，2010.04：15—21

作者简介：李焕英，出生年月：1986.04.19性别：女，民族：汉族，籍贯：广西合浦，研究方向：档案管理。