“秘书处+专业会议公司+志愿者”大型学术会议组织模式探析

提升免疫学学术水平是中国免疫学会的重点工作之一，是中国免疫学服务创新工作的基本宗旨。在专项实施过程中学会坚持把增强自主创新能力作为学会服务经济社会发展的核心，充分发挥学会在国家创新体系中的重要作用，利用学会优势搭建形式多样、各具特色的学术交流平台，深化免疫学进展研究和信息发布活动，举办高端、前沿免疫学学术会议，继续支持和培育品牌国际科技期刊，用高水平的研讨活动吸引更多的免疫学科技工作者参与到学术交流中来。在中国免疫学会组织的各类大中小型具有不同针对性、面向不同群体的学术交流活动中，最突出的品牌是全国免疫学学术大会。

全国免疫学学术大会自1989年12月首届召开以来，至今已成功举办了8届。2008年在西安召开第六届全国免疫学学术大会时，参会代表已经突破了1000人，成为国内基础医学领域规模最大的学术会议之一。与此同时，众多的参会人数和紧凑的会议安排给会务服务提出了更加严格的要求。如何在秘书处专职人员数量有限的情况下办好大规模、高水平的学术会议，是目前秘书处面临的一个严峻问题。自2010年第七届全国免疫学学术大会起，学会开始采用“秘书处+专业会议公司+志愿者”会议服务模式，初步形成了大型学术会议的组织模式。在专项实施期间，中国免疫学会召开的第八届和第九届全国免疫学学术大会参会代表为1300人和1600人，“秘书处+专业会议公司+志愿者”的会议服务模式，圆满完成了全国免疫学学术大会的会务服务工作，取得了令人满意的预期效果。

为了继续完善“秘书处+专业会议公司+志愿者”大型学术会议的组织模式，并使之系统化和具有可示范性，第八届免疫学全国学术大会召开后，学会秘书处召开了“秘书处能力提升专项会议——大型学术会议组织模式的建设和完善”专题会议，对会议的组织模式进行了系统化梳理。

一、会议案例

大型学术会议多为领域的系列专业学术会议，具有相对固定的学术组织形式，变化的部分主要是人员规模和主办地的会议环境差异。传统的办会模式是“主办单位+承办单位”，主办单位（学会秘书处）负责会议的学术组织，承办单位负责会议的会务服务工作。其存在的问题是承办单位多为大专院校、科研院所和医疗单位，与会议相关场馆、住宿、餐饮、交通、旅游等部门没有必然的联系，缺少承办大型学术会议的会议服务能力和专业人员，会议期间虽然投入了大量的人力、物力，但仍不能保证服务的质量。与此同时，会议服务人员中有大量的专业技术人员投入，极大地干扰了单位的正常教学、科研和医疗工作。

中国免疫学会构建的“秘书处+专业会议公司+志愿者”大型学术会议组织模式，是在传统 “主办单位+承办单位”的 会议组织模式的基础上引入了“专业会议公司+志愿者”，用专业会议公司替换承办单位，既提高了学术会议的服务水平，也减轻了承办单位的压力。会议志愿者多为领域的大学生和研究生，他们既能补充服务公司专业人员的不足，也可以在为会议服务的同时，获得学习的机会。

（一）大型学术会议由学术组织和会务组织构成

大型学术会议的组织工作大体上包括学术组织和会务组织两个部分，分别由学术委员会和组织委员会负责监管。全国免疫学学术大会是一个系列的专业学术会议，一般有固定的会议内容，主要包括会议宣传、大会组稿、审稿、报告人组织、分会场组织。会务部分包括会场、餐饮、住宿、展会、安全、交通、旅游等服务性工作。随着举办地点的不同，会务组织工作的具体情况差异极大。“秘书处+专业会议公司+志愿者”的组织模式，极大地发挥了专业会议公司的业务专长，提高了学术会议服务的质量。具体是：（1）秘书处负责大会的学术组织工作，包括会议宣传、大会组稿、专家审稿、报告人选择、分会场组织、招商组织、财务管理等项工作。（2）专业公司负责现场注册、会场预定、会场服务、餐饮预定和管理、住宿预定、展会搭建与管理、安全管理、交通安排、专家服务、旅游安排、预定和结算等工作。（3）志愿者是对秘书处和专业公司专业人员不足的补充，在秘书处和专业公司的指导下完成专业性不强的重复性工作。

（二）第八届全国免疫学学术大会的筹备和实施过程

中国免疫学会第八届全国免疫学学术大会于2012年10月18～21日在重庆召开，根据常务理事会的决议，秘书处提前制定了会议方案，并进行会议的组织筹备工作。

1.会前筹备工作。（1）确定大会日程、报告人、报告时间、报告顺序。（2）设置分会场数量、确定分会场报告人、报告时间及顺序。（3）安排各会场主持人。（4）收集论文摘要并分组。（5）采集大会报告人的信息及报告摘要。学术工作由学术委员会指导，秘书处具体执行。

2.会议组织工作。（1）大会实施总体规划。（2）招标会务公司。（3）会场的勘察、选择和预定。（4）会展设计和招商工作。（5）住宿预定与安排。（6）饮食预定与安排。（7）确认大会现场实施方案。

3.大会总体规划。根据第七届全国免疫学学术大会实施的“秘书处+专业会议公司+志愿者”的成功经验，学会在第八届大会中仍然采用这一办会模式。学会在充分依靠专业会务公司的同时，动员承办单位第三军医大学的学生志愿者参与大会服务，确保大会的顺利召开。

4.招标会务公司。学会通过公开发布信息的方式，招标中国免疫学第八次全国学术大会的会务服务公司。在对众多报名的会务、旅游公司提交的材料进行审查、筛选后，邀请成都汇通、广州艾思、中国旅行社重庆分社、中国山水旅行社、重庆远洋旅业等5家公司进行面试。在对各家公司的资质、条件、办会经历和专业办会能力等方面进行分析、比对后，确定中国山水旅行社为重庆大会的会务合作公司。

5.选择会场。按照第八届全国免疫学学术大会预期参加人数为1000～1200人，会期4天的会议设计，我们对重庆市可能举办相应规模会议的地点进行了考察。目前，重庆市具有能够承担1000人以上规模会议能力的场所只有重庆国际会议展览中心。于是，学会于2011年9月对会展中心的会议场地、会展条件和重庆举办会议的附属设施、设备等支撑条件进行了实地考察，确认会场的设置配备能够满足本次学术大会的需要。

6.会展设计和招商工作。根据重庆会展中心的场地情况，会议中心可布置标准展位52个，特装展位6个。其中，会议中心一层，可布置标准展位26个，特装展位5个，多功能、多媒体展示区1个；会议中心二层，可布置标准展位26个，特装展位1个，茶歇区1个。此外，我们对于龙柱、彩虹门、路引、横幅、LED的设置数量、摆放位置进行了确认，并以此为基础展开了积极的招商工作。

7. 勘察住宿情况。目前会展中心没有附属酒店，无法提供会议代表的住宿，于是我们对会议中心附近市区的商业酒店进行了考察，遵循安全、舒适、交通便捷的原则，在步行20～30分钟内能到达会场的范围内选择了不同价位的7家商务酒店，接待能力大约是1200人。这7家商务酒店均有方便的公共交通，代表可以从机场、车站自行抵达。

8.安排餐饮。本次会议期间各位参会代表分住在7个酒店中，早餐均由各自酒店提供，费用含在住宿费中。大会提供午餐和晚餐的方案有两个：一是集中在会议中心提供自助餐；二是各自酒店提供自助餐。但这两个方案都存在往返交通和时间问题，第二方案还存在各宾馆用餐标准、水平不一的问题，最后会务组决定在会展中心用自助餐。

9.现场实施方案。根据重庆市的实际情况和本次大会的服务特点，学会在中国免疫学会第七次全国学术大会实施方案的基础上进行了适当的调整和修改，设立了外联（专家）组、会场组、会展组、住宿餐饮组、注册组、交通组、招商组、宣传组、文秘组、财务组、安全组11个工作小组，各小组负责自己的相关工作。本次方案对原方案中的交通、住宿餐饮组和注册组人员的数量和工作要求进行了调整，新增设了安全组，保障和应对突发事件。

安全组由第三军医大学2～3名全科医生组成，充分依托120、110、999等社会公共安全和医疗保障体系，协助处理参会代表的重大疾病或突发事件。安全组严格执行报告制，及时向常务秘书长和主管领导报告重大事件的发生情况和处理结果。

10.组建会务团队。在大型学术会议的办会模式中，学会在会务团队建设方面形成了一套非常合理、有效的制度，既能保证为大会提供全方位的服务，又能灵活应对各种突发事件。经过多次完善，大会会务服务团队由11个工作小组组成：即外联专家组、会场组、会展组、住宿餐饮组、注册组、招商组、交通组、安全组、宣传组、文秘组和财务组。

会务团队的工作在会议筹备后期开始介入，在正式会议开始的前3天进入实质性大会状态。会务团队各小组，严格按照会务工作手册执行各项任务，其中对具体时间和内容安排都有明确的规定：

会议前三天：（1）学会秘书处及会务公司进场。布置会场、清理场地，检查会务准备情况。（2）与场馆就会议相关的细节问题最后进行确认。各组负责人熟悉各自工作场地及环境，检查一切与会议相关的准备工作的落实情况。（3）召开会前工作会议。各组组长汇报自己任务的准备情况和检查情况，与其他组组长就可能出现的问题进行沟通和解决。

会议前二天：（1）组织志愿者培训及工作分配。召开会前动员会议，介绍大会具体情况。（2）各组长安排相应组员培训，熟悉工作流程。（3）各组人员进入会议服务准备工作的最后阶段，各组组长与组员间、各职能组之间相互配合，发现问题及时调整，确保各个环节畅通。（4）注册组、财务组、交通组做好准备，接待提前到会的代表。

会议前一天：（1）各组全部人员进场，开始相关工作。（2）会展组按照预定方案完成展场内展位搭建工作，确定会场内、外的相关布置。检查所有设施、设备，确保大会代表能顺利注册。（3）注册组负责会议材料分装，并根据报到台的情况测试注册流程，会场组、外联专家组、餐饮住宿组在完成各自的工作后协助注册组分发会议资料。（4）会场组熟悉大会日程中各个会议场地，检查会场设施、设备能正常运转，帮助注册组完成资料分装工作。（5）交通组向外联组确定特邀专家接待的有关事宜，如车辆调配、线路策划等。（6）住宿餐饮组熟悉代表的用餐场地、宴会场地，安排会务组全体人员的工作用餐，帮助注册组完成资料分装工作。（7）外联专家组熟悉和了解会场、会议日程，明确接待工作流程。

会议第一天：（1）注册报到。（2）交通组与外联组、专家组及时联系，安排接站和入住。（3）注册组、财务组开始报到，提前将资料等物品摆放好。（4）餐饮组与酒店餐厅联系用餐人数及相关事宜。（5）会展组完成搭建大会主会场背景板，会展组完成搭建投影及调试设备，与会场组沟通会场上可能会出现的问题，准备后备方案。（6）会场组和会展组布置会场，张贴壁报。

正式开会：（1）交通组与外联专家组联系，保证外宾等重要人员的车辆安排工作。（2）注册组及财务组延迟一天，接待晚到的代表。（3）餐饮组在餐前和酒店餐厅联系用餐人数及相关事宜，包括代表大会茶歇。（4）会场组、宣传组在大会会场全程服务。（5）文秘组通过学会网站及时报道会议现场情况，通过短信发布会议相关信息。（6）安全组设立服务台，安排人员24小时轮流值班，随时待命。

会议结束：（1）交通组与外联专家组协调安排送站服务。（2）其他各组协同会场组清理现场，整理设备。（3）摄像组将会议影像资料交给学会秘书处。（4）文秘组完成会议总结报告。（5）召开会后工作总结会，提出会务服务不足之处，以便改进。

二、成效与经验

中国免疫学会构建和完善“秘书处+专业会议公司+志愿者”大型学术会议的组织模式，是在高层设计的统筹安排下保证专项工作的系统性、可持续性和创新性。构建和完善“秘书处+专业会议公司+志愿者”大型学术会议办会模式，是中国免疫学会服务创新、服务社会和政府、服务自身发展的多重能力提升的重要组成部分。学术大会的主旨是加强国内外学术交流，提升中国免疫学的研究水平。大会分会场应设置新增产业技术创新部分，推动基础研究向临床应用的转化。会议应颁发科技奖项，鼓励和培养人才成长。通过学术会议的组织工作，进一步加强了办事机构的运行管理、财务管理及专职人才队伍建设。