高校档案管理工作的问题及对策

姚树静

(山东广播电视大学，山东　济南　250014)



高校档案管理工作的问题及对策

姚树静

(山东广播电视大学，山东济南250014)

摘要:高校档案是经济和社会发展的历史记录，是维护历史真实面貌、服务现实发展需要的重要信息资源，作为记录高校发展历程的重要方式之一，目前高校档案面临着从内至外的挑战。因此，本文从自身的工作角度出发，结合档案管理工作的重要性，提出了目前高校档案管理工作面临的问题，并在此基础上，提出加强高校档案管理工作的对策。

关键词:高校;档案管理;问题及对策

高校的档案管理工作是考证一所高校历史发展的记忆凭证，是高校机关工作考察的依据。如何有效的对高校档案工作的管理，更好的调动广大教职工的积极性，是值得我们探讨的。

档案管理部门肩负着档案行政监管和保管利用量大智能。一方面是档案收、管、用。档案工作首先需要进行收集档案，只有收集得越多，才能更好服务群众。而档案收集需要投入大量的人力、物力和财力。之后，需要实行分类整理和落实严格的保护措施。接下来是开发利用，要实行档案目录和全文数字化管理，提高查档效率，这都是一个复杂而需要时间的过程，需要脚踏实地的做才能完成。另一方面是档案行政管理。由于线长、面广、立档单位多而分散，业务指导和法制监督的任务很繁重。真正进入了档案系统，你会从心底发现，档案部门人员编制较少，事务却很繁多，每个人都承担着烦杂的工作任务。

一、高校档案管理工作的重要性

高校档案记录着高校的发展历程，对高校具有重要的推进作用。包括文件资料、教职工履历管理、学籍管理、招生与毕业就业工作、教学研究等方面的文字材料、声像、电子资料和实物档案。

(一)档案对高校的教学教育工作具有历史借鉴作用

高校的档案一般主要是在高校的形成、产生、发展的过程中产生，它能够详细真实的记录高校的教育教学工作的各个方面。档案可以体现出高校的发展轨迹，是本单位的重要信息资源。研究和整理高校的档案可以更加深刻地理解本高校的特点以及其自身发展的规律。

(二)档案是高校管理的直接依据和载体

高校的档案是伴随着高校的教育教学活动而逐步形成的，一般可以称得上为第一手材料。高校发展中的各种材料、教学经验甚至是事迹报告、好人好事、工作总结等都聚集在高校的档案之中，是高校教育教学的缩影。在高校的人文精神、优秀人物、校风、学风等形成和发展中，高校的档案起到了非常重要的载体作用，具有重大的意义。

(三)高校档案管理本身就是高校文化的重要组成部分

档案是每个单位的财富，对高校来说也是如此。高校档案的建设就是高校教育教学管理中的重要组成部分。高校档案中有很大一部分内容是记录和保存本校教育教学经验和成果的，这不仅反映了高校的水平也是全校师生的智慧结晶。高校档案信息的开发和利用也是高校档案管理工作中的最重要的一项内容。

二、高校档案管理工作的问题

(一)责任意识淡薄

由于社会上对档案的概念和档案的作用意识不强，所以造成一些高校对档案的管理工作都存在一些错误的认识，甚至认为档案管理工作就只是管理，只要不把档案弄丢、不泄密，能查阅就可以了;在工作中，没有把《档案法》的相关知识作为提升业务能力的关键手段进行系统的学习，因此，更不会认识到档案管理工作的重要性。所以就会轻视档案的管理工作，忽视其重要性，更缺乏责任意识。

(二)档案管理的重视度不够

责任意识淡薄必然导致对档案管理工作的不重视，认为档案工作只是一个简单的看和管，守着档案不丢失就行，没有太多事情可做，宣传力度不够，漠视档案工作的重要性，不能建立起档案管理工作的长效机制。

(三)档案管理工作不规范

首先，档案不能按要求进行统一归档管理，各部门存在着“小档案柜”现象，势必会影响档案收集不全、管理上的混乱。其次，在收集整理档案过程中不注重分类，这样不仅不利于管理，对于查阅利用也不方便。

(四)档案管理人员素质薄弱

由于客观原因，各高校档案管理人员不能固定，导致档案管理人员流动性大，责任心、事业心不强，业务不熟练，缺乏奉献精神，相互之间缺少沟通与交接，严重阻滞着高校档案管理工作的发展。

三、加强高校档案管理工作的对策

为了更好的完善高校档案管理工作，更好发挥档案管理工的效用，建议以下几点:

(一)健全机制，对档案管理整个工作体系进行完善

一是要建立健全领导责任制。高校领导要注重档案工作，可以把档案工作纳入到高校的整体发展中。二是要建立健全各项规章制度。根据国家有关档案工作方面的法律规定及高校实体分类法、高校档案工作规范要求，结合本校实际的工作情况，制定管理制度。三是要注重档案管理，可以把档案从最初的形成，管理到服务于工作整个流程列为质量考核指标，纳入到高校的工作质量考核体系中去，并归为各个部门的工作计划之中。要针对本部门的工作，明确一名兼职档案人员，负责日常档案收集整理工作。

(二)认真组织学习，提高档案业务水平

高校档案室档案员定期对各处室、各学院的兼职档案员召开业务学习会，学习有关档案管理办法和归档文件整理规则，增强工作人员的素质，提高他们的档案工作意识;能够及时根据工作中出现的各种情况、各种问题给其他的兼职管理档案人员提出要求，让兼职管理档案人员在工作中学习、在学习中工作，逐渐熟悉自己的业务，熟练地掌握档案立卷、归档的方式、方法，以便为高校更科学、更规范的管理档案工作打下良好的基础。

(三)抓住重点，细致收集各种资料

人们都说“巧妇难为无米之饮”，其实全面的收集高校在教学教育的过程中形成各种各样的文件资料，是档案工作中的一个重点工作。这就要求各部门兼职档案人员从思想上重视前期文件材料的收集、积累工作。不要怕麻烦，要细致入微，对各种活动都要关注，并且积极收集各种形式的材料，比如:纸质、照片、音像等各种载体的信息资料，除了正式文件外要收集其他应归档的文件材料，特别是各种业务活动、专业会议、工作经验交流会、工作调研、检查等文件，也要向各级领导收集材料，尽可能的把档案管理工作中的“收集”这一重要环节，做到真实、细致、完整，不能放过任何一个方面。

(四)克服难点，认真系统进行整理

每个部门每学期形成的档案都很多，我们在整理的过程中，要注意进行系统地整理，不要怕困难。要遵循各类文件的形成规律，保持其相互之间的联系，适当顾及其保存价值，分类立卷，要以能准确、全面反映高校真实面貌和部门的主要职能活动，方便保管和查找利用为原则。

立卷时要按照年度、问题、保存期限分。按年度分，就是按照文件所形成的时间或内容针对的时间，将同一时期的文件组合为案卷。按问题分，是把反映同一问题文件内容和反映的工作、人物或事件等放在一起归档，一般为一事一卷。

分完卷后，应填写卷内文件目录，其填写内容包括序号、文件编号、责任者、题名、日期、页号、备注。序号，以一份文件(正式文件和底稿、主件和附件)编一个顺序号“1”。文件编号就是文件的文号;秘密以上文件应注明密级。

卷内文件材料如有缺损、修改、补充、移出、销毁的情况，要填写到备考表里，若无情况说明的，填写立卷人、检查人的姓名和时间。

(五)档案整理过程中要注重细节，确保高质量完成归档工作

档案工作包含收集、整理、鉴定、装订、排序等若干环节。各个环节工作的好坏，都直接影响档案工作的质量。因此，各部门兼职档案人员都要注意各个细节，认真编号，用统一格式进行目录的编制，装订整齐美观。养成形成一卷，整理一卷的好习惯。

综上所述，为了更好更快的适应时代发展的需要，高校档案管理工作起到了至关重要的作用。因此，我们要建立档案管理工作的长效机制，使档案的价值充分体现。提高档案管理人员素质，积极参加业务学习和培训，掌握丰富的专业知识。最终做到管理方法科学化、管理手段高效化、管理工作标准化，借此推动高校和教育事业的发展做出有力有效的贡献。

参考文献:

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［2］孟志红．浅谈高校档案管理工作的重要性［J］．办公室业务，2012，( 13) :41．

［3］王焱．谈如何做好高校档案管理工作［J］．黑龙江档案，2015，( 01)．

［4］郭春梅．如何做好高校档案管理工作［J］．品牌(下半月)，2015，( 02)．

［5］温艳秋．提升新建高校管理水平的有效途径［J］．职业时空，2010，( 01)．

作者简介:姚树静，女，山东广播电视大学馆员。

收稿日期:2015－12－15

中图分类号:G27

文献标识码:A

文章编号:1008—3340( 2016) 02—0071—03