浅析新形势下的社会保障档案管理工作的创新策略

姜云鹤

摘 要：随着社会经济的快速发展，以及群众社会保障意识的不断提升，社会保障中的档案管理工作必须与时俱进、有所创新，才能适应快速发展和变化的社会需求。对此，本文以“新形势下的社会保障档案管理工作的创新”为主要研究对象，首先从现状以及存在问题的角度，阐释了创新的必要性，然后从数字化、分类以及系统管理三个角度阐释了具体的创新策略。随着当前人们生活水平以及生活质量的逐渐提升，望本文的研究能够在群众广泛关注个人权益、并要求社会保障事业与时俱进的今天，在档案管理方面能够有所突破、跟随社会发展的大主题、大背景、更好地为民服务。

关键词：社会保障；档案管理；管理创新

创新是一个民族进步的灵魂，也是促使所有产业、项目能够在原有发展水平基础上实现更进一步、不为社会所淘汰的重要行为。对于社会保障档案管理工作而言，创新是能够实现内部管理以及运营模式更新，从而以更好的形态展开服务的重要举措。但是，新形势下的社会保障档案管理工作究竟该如何创新、具体有哪些措施，将是本文所要阐释的重点问题。

1 新形势下社会保障档案管理工作创新的必要性

（一）社会保障档案管理工作中现状

首先，社会群众对于社会保障事业的认知呈现出逐年提升的状态，参与社会保险的人数也处于快速增长阶段，这就导致了档案数量的逐年增多。随着人们生活水平的提高以及自身知识构成和权益意识的不断提升，社会保障于其而言不再是遥不可及的词汇，而是真切意义上能够关系到其个人权益和福利，关系到个人养老、医疗甚至是工作过程中一系列重大事件中的安全保障。据国务院新闻办公室今年2015年中旬发布的《国家人权行动计划（2012—2015年）》中的调查数据显示，2015年我国城镇居民以及职工参加养老保险的人数将达到3.57亿，而人力资源社会保障部本年度中旬发布的中国社会保险发展年度报告（2014）的最终数据显示截至2014年底，我国城镇居民以及职工参加养老保险的人数已达到34124万人，这组数值充分反映了目前我国民众对于社会保障事业的认知度和参与度，而随着人数的逐年提升，期间产生的各类个人信息、参保资料以及其它档案内容也呈现出大幅度上升的趋势。

其次，负责社会保障档案管理工作的各个部门较为分散的状态，就个人而言，其社会保障档案分散于不同的管理中心和部门，社保中心、民政管理局、商业保险公司等各司其职，却又难以避免地呈现出资源交叉、档案重叠的现象，在一定程度上呈现出资源浪费的局面，同时又不可避免地造成管理上的漏洞，比如代领保险金、冒名享受社会保障福利，骗提、骗享福利等，都是由于管理部门之间较为分散、缺乏沟通，办事流程繁琐所造成的。

（二）当前社会保障档案管理工作中所存在的问题

首先，社会保障制度现有的管理体制不够规范、业务办理流程较为繁琐、有漏洞可寻。规章制度的欠缺不仅导致档案收集、归档以及存放过程中的分类、范围不够明确，同时极易造成信息内容的缺失，管理方法不够正确等状况出现，这不仅会影响到其它有关社会保障业务的办理，更会威胁到参与保障的群众利益。

其次，个别社会保障中心档案管理机构缺失，缺乏专业的管理人才，或者一度采用其它岗位的工作人员以兼职借调的方式从事档案管理工作。由于其本身缺乏专业的档案管理工作培训和基本业务知识，因此并不能对这一工作类型产生积极的推动作用，甚至会因为知识体系的缺失，使之以消极的态度参与工作，造成档案管理混乱和无序。

第三，辅助性软硬件设备的缺失，让档案的存放、信息化以及科技化进程处于滞后状态。在我国由于大多数社会保障中心缺乏对于档案管理重要性的清晰认知，因此长期未能形成统一和固定的存放管理场所，对于其科技和硬件上的投入也十分有限。这样就导致在展开其它业务办理过程时，档案的借阅和查找并不能以快速便捷的形式出现，在一定程度上制约了工作效率和服务质量的提升。

2 新形势下的社会保障档案管理工作的创新策略

鉴于当前社会保障档案管理过程中所呈现出的一系列问题和现状，加强对其的改革和创新已经成为迫在眉睫之举。否则传统的管理方式将会沿袭已经存在问题，继续成为制约社会保障事业发展的不利因素，最终阻碍广大群众生活质量以及安全利益的提升、维系。

（一）纸质档案数字化、信息化

目前我国各大社会保障中心在办理业务时，都需要提交大量的纸质资料，包括各类身份信息的复印件和证明等，这些资料和办理业务过程中所生成的全新的单据累加在一起将会形成一个非常庞大的数字，而这些就是所谓的社会保障档案的原始形态。不可否认的是，纸质文件不仅占据存放空间，而且查找使用时也极为不便，但是如果能将这些资料以电子信息的方式储存，那么就会将大量的存储空间转变为虚拟空间，并且方便检索和查找。因此笔者认为，社会保障中心应该积极推进档案的数字化、信息化，采取电子业务办理流程，采用电子签字以及扫描信息的办理信息业务，将重要电子信息以光盘形式进行有效备份，保障其安全。

（二）明确类型，分类存放

将档案根据有效的分类方法，明确类型、分别存放。这样做的目的一是为了便于查找和调档，二是为了提升工作效率、减少业务办理过程中因为档案而造成的不必要的内耗。具体来说，首先要做到确立分类标准及规范，并形成一定的纲领性文件，以后所有新档案的生成还是陈年档案的封存都要按照这个标准来执行；其次，确立档案编号，无论纸质档案还是电子信息档案都要按照统一的编号管理存放，防止管理混乱；第三，根据档案使用状况以及档案所有者的个人情况，将档案划分为“永久封存“、“短期使用”等几个类型，并确定保管的年限。这样做的目的是为了将已经生成的档案信息进行有效区分，节省工作消耗，降低工作难度，以便捷提升效率和质量。

（三）建立全国性的社会保障档案管理系统，统筹管理

随着互联网时代的到来，多样化的网络技术以及管理模式逐渐充斥着各行各业，也逐渐开始进入社会保障档案管理的各个领域过程当中。为了充分利用网络平台的共享以及连通性，就需要基于目前社会保障档案管理的现状，构建四通八达的综合性、统一的网络管理平台，为其进一步发展和完善奠定更为坚实的基础。具体来说，它需要综合目前已有的社会保障标准管理体系和电子政务及网络管理体系，以自身的业务运作和管理模式为支撑构建多层次、涵盖信息安全以及网络平台监管运营等要素的综合性内容，并充分适应广大劳动者的工作和个人信息的变动情况，实现网络数据实时更新；并与劳动者所在单位建立直线联系，随时更新其收入以及企业运营状况，提升工作内容的透明度和即时性。

3 结论

综上所述，新形势下社会保障档案管理工作所面临的问题和呈现出的弊端是不能为人所忽视的，身为社会保障部门的档案管理人员只有充分认知这一现状，并有针对性的采取创新和改革策略，才能改变其原有工作模式及工作状态中所呈现出的问题，使之能够以更加便捷、良好的状态为广大社会群众提供更加优质的服务。

参考文献

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