档案规范管理“六步法”

杨 玥（国网湖南电力公司衡阳供电分公司，湖南衡阳421000）

档案规范管理“六步法”

杨 玥（国网湖南电力公司衡阳供电分公司，湖南衡阳421000）

档案工作规范化管理，是衡量公司管理能力及成果的重要标准。公司档案工作规范化管理建设，就是按照规范化的质量和效率，强化系统思维意识以适应公司标准化、规范化、科学化运行的需要。近年来，我公司领导一直非常重视档案工作，认真贯彻落实科学发展观，大力弘扬“努力超越，追求卓越”的企业精神，积极探索新形势下档案工作的新思路、新途径、新办法，认真实践，力求实效。使得公司的档案管理工作保持了良好的运维状态并呈常态发展。

1 加强档案管理的必要性

档案的有效运用是体现其自身价值的径直办法，搞好其开发更是档案工作的主要表现所在，它已成当今社会主要的缺一不可的社会资源，加强档案工作规范化管理，提升管理理念，用于研究及体验新型档案管理措施，将单位的总体运营成果及发展情况如实具体的反映出来，不仅有利于推动社会经济的不断发展，更有助于提高本单位的市场竞争性，拥有着深远的现实意义。

2 加强档案管理的思路

①明确责任制，成立工作领导小组，将责任分解落实到人。②切实提升人员素质。提高档案工作者的政治素养和业务素质，提升软实力。③优化基础设施。配合和健全档案管理所需要的设施、设备，为档案管理做好硬件配套设施。④在此基础上，不断优化管理手段，提升管理水平。⑤顺应时代发展，积极开拓档案电子化管理。

3 “五步法”的具体做法

3.1 成立组织机构，优化管理体系

微做好档案规范化管理，公司实行党政一把手负责制，将工作纳入年度责任目标，列入党政主要议事日程，对创建活动进行总体规划、部署。微统一思想，达成共识，确定了“高起点、高标准、严要求”的工作方针，成立了以公司党政领导牵头，各部室负责人及兼职档案员为成员的档案工作领导小组。领导小组负责对档案工作的指导、协调、督促和检查，保证档案工作网络的完整性和有效性。并制定了详细的工作方案，明确了责任人和工作目标，并将工作任务按时间段进行分解。为抓好工作质量，将档案工作纳入了绩效量化考核，每月进行通报和总结，确保了工作的闭环和质量。

3.2 强化人员素质，提高管理水平

为切实加强档案管理，提高档案工作管理水平。①安排精干力量来管理档案。②办公室多次组织档案员培训，针对性地学习档案专业知识和相关法律法规。当遇有疑难问题时酒邀请市、县档案专家进行现场授课和指导。③为进一步提高档案人员的法制观念和实践操作能力。曾多次派人参加市、县档案业务培训。通过加强人员管理和培训，公司的档案管理水平和人员的素质得到了很大提高。

3.3 加大资金投入，优化基础设施

档案的基础设施建设的好坏直接关系到档案的保存和利用，为此公司不断改善档案的保存环境，加大基础设施建设的投入。2013年6月，按照湖南省档案工作规范化管理的要求，投入了大量资金，公司库房在原有密集架的基础上，增设了荣誉档案室、陈列室、配备增配了档案柜，防磁柜、消毒柜，为档案库房配置空调、除湿机、温湿度自控仪、灭火器。并在办公场所内开设了档案查阅室。配备计算机、复印机、扫描仪、照相机、光盘刻录仪等现代化设备。

3.4 建立健全制度，规范档案管理

在档案管理工作制度化建设方面，根据档案部门要求和公司实际，进一步建立和健全了档案归档、保管、保密、查（借）阅利用、安全保卫、鉴定销毁等系列制度，明确了分管领导和专（兼）职档案员岗位责任制，做到各司其职、各负其责，还把档案工作纳入了年度绩效考核与目标管理考核中，每月考核，年终考评，有力地促进了档案工作的开展。在档案业务规范方面，严格按照能源部《电力工业企业档案分类规则》、国家电网公司《供电企业档案分类表》和国家档案局10号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。2013年，公司将历年来获得的将被、奖牌、奖状、锦旗等实物档案集中统一管理，建立荣誉档案室，进一步丰富了室藏档案内容。通过对历年来档案的进一步规范，公司室藏档案已有文书、会计、科技、声像、实物等文类，做到了门类齐全、整理规范、结构合理、管理科学。

3.5 适应时势发展，档案管理信息化

电子计算机和网络信息技术的发展，为档案管理提供了更加优越的条件，2006年以来，在办公自动化建设的过程中，利用公文处理系统中的档案管理软件，实现了公文的电子归档和电子检索，并做到与纸质文书归档工作同步进行，同时，按照档案管理信息化的要求，建立各门类及载体的目录数据库。同时，在原有目录数据库和全文数据库的基础上，完善了目录录入和全文扫描。建成了非常齐全的目录数据库和全文数据库，极大地提高了档案的现代化管理水平。

3.6 科学合理利用，注意档案管理保密

保密是档案管理的重要属性之一，尤其是在无纸化、电子化空前发展的今天，档案的保密工作也需要被提到一个新的高度。做好档案的保密管理：①需要严格按保密规定做好分类管理。遵守涉密不上网，上网不涉密的原则，凡是涉及到国家秘密的档案文件、载体，一律不在网上挂接。应分类按年度进行归类登记、摆放。存放在密码柜中，与非涉密的文书档案、科技档案等分开放置。②档案的使用应严格履行相关手续。涉密的传阅范围受到控制，未得到许可不能查阅、借出。如因工作需要，领导授权可以查阅的，应办理相关的借阅手续，并且在规定的阅览区查看，不得擅自摘抄、复印、拍照等。③涉密档案档案的清退和销毁要严格做到及时归还、统一销毁。一些涉密文件在传阅办结后，来文机关要求定期清退的，档案管理人员应当做好登记，及时的清退，并将清退清单作为归档资料之一与文件的传阅记录一并归档，以便于今后查询。部分涉密件的发文机关并未对文件做定时清退要求，则应该根据文件的秘密等级进行辨别，一般来说绝密级不超过30年，机密级不超过20年，秘密级不超过10年，到期后无其他情况，文件自动解密。解密后的文件如需销毁也应由具有资质的销毁中心统一销毁，不能随便变卖或丢弃。

此外，在档案管理的过程中还要注意保密工作的同步开展，做到既有利用工作开展，又确保不发生失泄密事件。为此，公司在保密工作上大力宣传，多处提醒，严格执行各项保密工作的规章制度，做到保密工作与档案业务工作同计划、同部署、同实现。

G275.9

A

2095-2066（2016）36-0169-02

2016-11-16

杨 玥（1981-），女，政工师，本科，主要从事机要秘书工作。