创新和田师范专科学校档案管理的几点思考

梁 莉

(和田师范专科学校党政办，新疆 和田 848000)

创新和田师范专科学校档案管理的几点思考

梁 莉

(和田师范专科学校党政办，新疆 和田 848000)

民族地区高校图书馆建设在新时期需要创新档案管理理念，是做好新形势下档案工作的前提条件；创新档案管理机制，是提升学校档案工作的中心环节；创新档案管理手段，是提高学校档案利用效率的重要途径。

档案管理；创新手段

和田师范专科学校作为南疆地区重要的师范类高校，已经走过近80年的光辉历史，为南疆地区培养了一大批各行各业的优秀的人才。由于历史悠久，学校档案工作日益成为我校现代化高校建设中的瓶颈。大批的纸质档案堆积如山，计算机应用技术还没有普及到档案工作中来去。管理人员思想观念陈旧，管理手段落后，档案的业务量却不断增加，业已使档案工作不负重负，改革创新学校档案管理工作是解决当前档案工作存在的问题的必由之路，为此，结合自己多年的档案管理经验，提出几点创新田师范专科学校档案管理工作的几点思考。

一、创新档案管理新理念，是做好新形势下档案工作的前提条件

学校档案是学校历史发展的真实纪录，担负着纪录历史、服务现实，创造未来神圣使命。要摒弃诸如 “档案无用”、“可有可无”、“旧纸堆里飞不出金凤凰”，等错误观点。档案管理工作者要与时俱进，思想观念不能“涛声依旧”，止步不前。搞好学校档案工作，必须加强自身建设，学习先进的档案管理经验和必要的技术手段，提高对档案工作重要性认识，从思想上抵制和消除不良思想的影响。档案工作者要站在服务于党和人民事业的大局是档案工作的特征和根本职责高度，“坚持绝对忠诚的政治品格、坚持高度自觉的大局意识，坚持极端负责的工作作风，坚持无怨无悔的奉献精神，坚持廉洁自律的道德操守”。任劳任怨，默默奉献从服务学校的各项工作出发，创新思路，更新观念，改进工作，牢固树立“创新、协调、绿色、开放、共享”的发展理念，要有“螺丝钉”的精神，党把我们拧在哪里，就在那里发挥作用， “不忘初心，继续前进”。

二、创新档案管理机制，是提升学校档案工作的中心环节

档案管理创新，必须有领导方式创新，管理者的视野开阔，档案工作引进竞争机制，才能有效地实现档案管理现代化。

(一)领导要重视档案工作

档案工作与其它工作一样，加强领导是关键。多年来，学校档案工作领导小组及下设的办公室做了不少工作，取得一定的成效。但是，临时领导机构往往是应付上级的检查，流于形式，在实际工作中作用不够明显。全国《普通高等学校档案管理办法》和自治区《实施意见》都明确要求学校及所属各部门都要有一名领导分管主管档案工作，学校分管领导直接召集有关人员开会研究解决档案工作的困难和实际问题，这就是要明确领导者的责任，“一杆子插到底”，不搞挂虚名，“大家负责”。既要突出领导的责任担当，又要重视发挥馆(室)专职和兼职人员的作用，调动他们的积极性。档案工作不是孤立的，而是学校各工作中的一项，必须由学校党政统一领导，统一部署，统一考核，做到上下动手，齐抓共管，才能开创工作的新局面。

(二)档案工作者的视野要开阔

新形势下档案工作者不仅要完成本校的教学、科研和学校各种会议和重大活动的文件、资料的收集、整理归档的任务，而且要落实自治区的《实施意见》的要求，创新思维，开阔视野，动员各部门花大力量广泛收集具有新疆、和田及本校特色档案资料，包括文字、图表、录音、照片、录像等档案资料。如：“反恐维稳”方面的档案资料，“去极端化”教育的档案资料，加强民族团结的档案资料，反映“一带一路”建设成就的档案资料，内地援疆和成效的档案资料，以及本校历史发展进程和成就的档案资料，开展双语教学，联系农村基层群众开展“访惠聚”活动的档案资料等。这些档案资料具有鲜明的时代性和政治性，是和田地区和学校的宝贵财富，是对校内师生和校外群众进行形势教育和社会主义、爱国主义教育的保贵资料。可在充分准备的基础上，把这些档案资料在校内公开展示，对师生员工反对暴力恐怖，维护社会稳定，促进各民族团结进步，推动教学和思想政治工作，必将起到积极的作用。档案的核心价值在于利用。学校档案不仅要对校内开放，也要有选择地对校外开放，便于师生和有关人员查阅。还可以与地、市有关部门配合，每年在和田公共场所举办几次专题性档案资料展览，这不仅对人民群众教育意义重大，而且对扩大学校的影响，树立和田师专的良好形象将产生明显的效果。

(三)档案工作引入竞争机制

自治区的《实施意见》中明确提出，要支持社会力量参与档案管理事务，引入竞争机制。这是档案管理的重大突破。学校要在近期内做到这一点是困难的，但这是未来的方向，可以考虑在条件成熟时向社会购买有特殊价值的档案资料，在人员不足的情况下，部分档案业务可由社会组织保管；要有条件地支持家庭和教师保管展示其收藏的档案。

(四)建立健全档案管理制度

建立和完善各项规章制度，是档案工作实现规范化管理的可靠保证。虽然学校已制订了一套档案管理的规制章制度，基本上做到部门有职责、归档有规范、立卷有标准 、借阅有规定，保密有条例，安全有措施，使档案工作比较顺利地开展。但是，这些制度都是几年前甚至十几年前制订的，不一定完全适应变化了形势，因此，要对照自治区《实施意见》，由学校组织一定力量进行必要的审查，适用的要坚持，不适用的要修改，不足的要补充。从事档案工作的人员要经常学习《中华人民共和国档案法》和自治区有关法规，增强法律法规意识，遵纪守法，一切按规章制度办事，做到精准收集整理，精细立卷归档，精心开发利用。

三、创新档案管理手段，是提高学校档案利用效率的重要途径

创新是档案事业发展的动力源泉，信息化建设是实现档案管理现代化的重要途径。按照自治区《实施意见》和“十三五”规划，档案工作要坚持信息化发展战略，加快数字化档案馆(室)的建设，实现档案存储数字化和利用网络化。为此，我校的档案工作需要考虑解决以下几个实际问题：首先，要增加资金投入，建设或调剂解决独立的数字档案室和独立的档案库房，不能与机要、文书工作、打印等搞“大杂烩 ”；其次，购置信息化建设的相关设备，实现电子文件归档管理和数字化标准管理；再次，适当增加档案工作人员，目前从事档案室工作人员大都是非专业出身，业务不熟。学校在今后的招聘工作中，应该招聘档案管理专业的毕业生，进一步强化专业队伍，实现专业化管理。同时各部门、学院要指定兼职档案员，并分期分批地选派他们到区内外高校学习进修，提高他们的文化知识和业务水平；学校专职档案员要参与组织并指导各部门、各学院文件材料立卷归档工作，对兼职档案员的业务知识宣传和指导工作，并及时解决工作中出现的各种问题，为使档案较好地为学校教育教学和社会服务。最后，要进一步做好安全防范工作，数字档案室和档案库房要安装电子监控和防火、防盗、防虫设备，保证档案工作管理保密、安全。

总之，我们的档案事业要有所创新，有所前进。“全民创业，大众创新”，经济工作是如此，各项工作包括学校档案工作也是如此。只要党政加强领导，各部门紧密配合，走共同创新之路，和田师专档案工作这块绿地一定能够开花结果，造福人民。

2016-10-10

梁丽(1972-)，女，汉族，和田师范专科学校档案室主任，研究方向：档案管理。