改进高校院系教学秘书工作的几点思考

刘党辉

(新疆大学，新疆 乌鲁木齐 830047)

改进高校院系教学秘书工作的几点思考

刘党辉

(新疆大学，新疆 乌鲁木齐 830047)

提升高校院系教学秘书工作重要性认识，有利于教学院系更好地开展工作。这是因为教学秘书岗位是学校与院系沟通的桥梁，学院课程安排实施的重要环节；也是学校教学检查的重要组织者和实施者。高校应在充分认识到院系教学秘书岗重要性的基础上全面深化管理改革，通过政治素质、业务素质、心理素质等培养，提高院系教学秘书工作水平。

高校院系；教学秘书工作；思考

在高等学校中，院系教学秘书是协助教学院长处理教学管理工作，并承担教务处、教学院长交办的各项教务工作的教学管理人员。院系教学秘书的职责主要有：参与院系教学管理、掌管教学日常事务、撰写教学质量报告等。 教学秘书工作是现代高等院校教学管理中的重要内容。随着21世纪高等院校教学改革的全面深化，教学评估的全面普及，时代对教学管理者提出了新的更高要求，教学管理方式向现代化、实用化、信息化的发展趋势，要求高校全面深化教学管理工作改革，建设一流的教学秘书队伍。在社会主义高校建设发展背景下，充分认识高校院系教学秘书岗位重要性，多措并举提高院系教学秘书工作水平。

一、高校院系教学秘书岗位责任重大

院系教学秘书作为基层的教学管理人员，是高校教学过程中的重要环节。高校日常教学管理工作离不开院系教学秘书的辛勤劳动、合理安排。教学秘书的工作质量和效率直接影响院系教学工作的进行。没有较高事业心、责任心的教学秘书，不可能做好教学管理工作，院系的教学质量也无法得到提升。

(一)高校院系教学秘书是学校与院系沟通的桥梁

院系教学秘书要将高校教务处等上级教学主管部门的规章制度、相关决定和材料，及时准确地告知教学院长、各教研室、各实验室、院系教师、班主任以及全(院)系学生，保障教学工作的有序进行，可以说“与教学相关的一系列活动都与教学秘书息息相关”[1]。院系领导与学生间沟通有一定的距离，高校领导、教务处与各院系教师、学生间沟通更有一定的距离。上级与下级、教师与学生之间的信息传递与交流的任务，需要教学秘书公正、合理、高效地完成。在全国大多数高校中，教学秘书每学期会在期中教学检查与学期结束时，及时向教务处提供教室听课评价表、学院学生座谈会工作总结等资料。教务处也会通过教学秘书将教务系统中的学生评教结果发送给每位教师，保障学校各项工作的有序开展。

(二)教学秘书是学院课程安排实施的重要环节

“排课”是教学管理中复杂且重要的工作，课程安排过程中要解决的问题主要为课程的时间、地点与相关教师、学生冲突问题。在排课环节中全面实现课程编排合理是十分困难的，因为不同高校、不同院系、不同学生、不同教师，认为“合理”的定义不同，高校理想的课程安排应是能够满足学校、院系、教师、学生的大部分“合理”要求的。学期开始前，教学秘书应统筹院系师资配备、学生数量、专业设置、教室布局等具体情况，按照教务处提供的培养计划，为学生和教师进行排课，并不厌其烦的进行调整以实现课程安排合理化。排课是否合理直接影响着院系的教学质量。

(三)教学秘书是学校教学检查的重要组织者和实施者

教学管理与实践环节中形成的具有一定保存价值的文字、声音、图像等不同载体的材料均属于教学档案，他们直接反映了高校教学水平的高低。在院系中，教学档案主要包括：学生成绩、学籍资料、课程大纲、培养方案、教学质量报告、学生与教师评教材料、考试试卷等。每学期结束时，教学秘书都应及时带领教务员进行教学档案的收集和管理，高校教务处、人事处等部门也应随时对教学档案的归档情况进行检查，并以此作为学校教学检查和评估的一项重要内容。

作为主持学院教学工作的教学院长，往往承担着教学管理负责人，和授课、科研多重工作。因此，大量教学日常事务管理工作主要由院系教学秘书来完成，这就需要教学秘书充当好教学院长的得力参谋和助手。学期期中教学检查开始前，院系教学秘书应撰写期中教学检查计划，由教学院长查看后交至教务处。在检查过程中，教学秘书负责组织与协调院系学生座谈会、同行教师听课等工作。在期中教学检查后，教学秘书也会及时协助教学院长撰写期中教学检查总结，并提交教务处。在每学期结束时，教学秘书应及时配合教学院长进行巡考、试卷归档检查等工作，并起草相应教学质量报告。

二、多措并举提高院系教学秘书工作水平

时代发展“对我们教学秘书的素质提出了更高的要求”[2]。作为称职的院系教学秘书，仅仅熟练掌握教学管理基本技能是不够的，也要掌握部分教育学、心理学、社会学等知识，加快知识结构调整与更新，不断提高自身服务水平。因此，高校应全面深化管理改革，多措并举提高院系教学秘书工作水平。

(一)教学秘书政治素质的培养

政治素养是人的综合素质的核心和灵魂，决定着一个人的的价值和动力方向。做好院系教学秘书工作要注重思想政治建设，不断提高政治素养，在工作之中能够遵纪守法、以身作则、团结教师与学生、尊重领导，同时保持乐观进取的态度，对做好教学管理工作、提升院系教学质量充满信心。

不断加强教学秘书队伍政治素质培养，对当今高校意义重大。教学秘书岗位经常进行机密或绝密文件的整理与存档，如试卷管理、院系教学方面的一些重要事情的谋划与决策、院系科研项目评审记录等。教学秘书缺乏较硬政治素质，容易出现怠工、懒政、违规操作等问题，影响学院各项教学工作的开展。如，2015年新疆某高校就出现了教学秘书通过操作教务系统更改学生成绩的事件，严重影响教育公平与学校声誉。高等院校在招聘政治素养较高的人员担任教学秘书的同时，也应定期对教学秘书进行政治素养的培训。部分高校在每学期开学所进行的教工政治思想培训取得了很好的效果，起到了较好的示范作用，应继续坚持和加强。定期组织教学管理人员到地方党校进行短期培训也是提高教学秘书政治素质的重要手段。

(二)教学秘书业务素质的培养

“高校教学秘书的专业素质，是诱发其工作能力并创造工作奇迹的基础”[3]。高校院系教学秘书作为院系领导的主要参谋和助手，一方面要主动为领导出谋划策，另一方面需要将自身建议融入领导决策中。这要求院系教学秘书必须要有较强的业务素养，如写作能力、 组织调度能力、创新能力、应对能力等。

较好的业务素养是建立在文化知识基础之上的。“千里之行，始于足下。”达不到业务能力要求的文化知识水平，会使教学秘书思想境界受到局限，业务水平与专业能力也无法得到提升。当前，我国高校院系教学秘书专业素养水平与高校的发展不相适应，严重阻碍了教育水平的提升。在这一领域，新疆大学等211高校较为重视教学管理队伍的建设，教学秘书主要从各高等院校硕士学历优秀毕业生中选拔，并给与相应编制。这些新入职的教学秘书专业知识较为扎实，便于与教务处、院系进行沟通，有利于教学管理水平的可持续提升。但也有部分高校没有充分认识到教学秘书岗位的重要性，在社会中招聘非专业人士担任，并不解决编制问题，教学秘书到岗后也不进行相关技能培训，致使院系教学管理较为混乱，严重影响教学质量。教学秘书专业素养极为重要，不熟悉院系各学科基本知识、课程体系，不熟悉教学大纲与课程间的联系，不了解教学具体过程与教学规律，是不能有效协助院教学院长处理好教学管理中存在的问题的。只有较深入了解本专业，对课程基本内容和体系较为熟悉，在编排课表时才能尊重教学规律，才能做好各项工作。当然，当前我国教学秘书的总体专业素养正在不断提升，这是较为可喜的一面。以新疆大学为例，新疆大学2016年教学秘书硕士研究生比例为67%，较3年前59%的比例有了较大提高。

提升教学秘书专业素养必须积极进行教学秘书相关业务培训。高校应制订常态有效的教学秘书队伍素养的培训及再教育实施计划，多方面、多渠道做好教学管理培训工作。针对高校教学秘书，可定期组织教育管理学、秘书学、行政管理、心理学等方面的培训以提升其专业素养。定期开展教学秘书岗位计算机操作培训及邀请相关专家为院系教学秘书作专题讲座是帮助教学秘书适应信息化教学管理的有力手段。以新疆大学为例，新疆大学教务处每学期都会组织不少于2次的教务人员培训，此外新疆大学也积极鼓励各院系教学秘书参加“全国高校微课、慕课与翻转课堂教学暨教师信息技术能力提升研修班”等校外培训活动，为学校教学秘书素质业务素质的提高提供了较好的平台。

(三)教学秘书健康心理素质的培养

院系教学秘书工作是复杂而繁重的。教学秘书的行政级别较低，处于行政管理配角地位，要经常服务于办公室主任等行政负责人的工作安排。教学秘书岗位要求教学秘书克服功利思想，甘为人梯，认真工作，默默奉献。教学秘书岗位的特点是经常在领导间、领导与教师间、教师与学生间工作，经常遇到别人难以理解的问题，容易被人误解。如教学秘书在安排考试时，要在教务处考试安排内综合考虑学生、教师、教室的空余时间，致使考试多在下午最后两节进行(此阶段课程较少)，部分教师因未考虑到各种条件限制认为时间是可调的，教学秘书往往多番解释也难以让教师和学生理解。没有较高思想境界和健康阳光的心理素质与足够的耐心，不可能做好这一工作。

俄国教育家乌申斯基说过，“教师的人格就是教育工作者的一切，只有健康的心灵才有健康的行为”。繁杂的工作容易使教学秘书产生烦躁、紧张、自卑等心理问题。为避免这些问题的发生，高校应积极为教学秘书队伍进行心理健康培训与心理问题咨询，并适当开展针对这一群体的心理健康教育。教学秘书自身也要树立正确的观念，积极向先进榜样学习，提升自身心理素质水平，全身心的投入工作，促进自身的发展和院系教学质量的行稳致远。

(四)切实提高教学秘书待遇水平

一直以来，高校对教学秘书工作岗位缺乏合理的认识，忽视教学秘书在学校发展中的重要性。

院系教学秘书的工作多为从属性、服务性的，不享有实质性的权力，致使高校本身没有认识到教学秘书的重要性，进而不重视教学秘书群体的利益诉求。院系教学秘书自身也对这一岗位重要性认识不足，缺少光荣感和使命感，致使工作积极性和责任感较低。院系教学秘书较其他行政岗位而言，工资较低、职称评定难度大，致使高校人员不愿从事这一岗位。以新疆大学、新疆师范大学为例，教学秘书的工资水平均低于科研秘书、辅导员等行政岗位，在职称评定上，两校教学秘书只能参加社科类研究员职称的评定，但因其非专业研究岗，在职称评定方面相对其他研究系列具有明显劣势。较低的待遇水平，必然造成教学秘书心理不平衡，尤其是新入职的教学秘书看不到岗位的前途和希望，甚而产生了转岗的念头。当前，国内多数高校出现了教学秘书人员流动较大、工作幸福感不高等现象，不利于高校教学管理的稳定性与教学质量的提高。

“只有更好地表达和维护教职工的合法权益，才能体现‘以人为本’，才是对‘以人为本’的践行”[4]。高校应采取多种措施，切实提高教学秘书待遇水平。第一，应切实提高教学秘书的的工资待遇水平、增加岗位津贴以激发其工作积极性。高校可划拨专项经费，用于提高教学秘书队伍的工资待遇和各项福利。在工资待遇的基础上，应给予教学秘书更多的相关奖金分配。第二，与相关部门进行联系，在职称评定工作中切实考虑教学管理岗位的特殊性，改革教学秘书职称评定标准。第三，应对教学秘书进行合理工作定位，给予应有的工作待遇，为其制定相对完备的晋升渠道，发挥其工作主动性。第四，在工作量计算办法上，引入教学管理工作量计算方案，如实反映教学秘书较重的工作量，并以此作为年终考核的重要标准。

小结

院系教学秘书工作能否积极、高效、质优的开展，对于高等院校教学质量影响巨大。在全国高校综合实力不断提升的今天，应更为重视和加强院系教学秘书队伍建设，全面深化改革、多措并举、积极高效地改进院系教学秘书工作，充分发挥其在维护教学秩序的稳定、促进教学改革发展等方面的积极作用，为高校发展的行稳致远提供持续动力。

[1]郑文.人文社科教育教学课程研究与实践[M].北京：知识产权出版社 , 2012:266.

[2]王贺胜，沈亚平主编.历史传承与时代创新：新时期高等学校学籍管理及其改革研究[M]. 天津：天津人民出版社,2005：348.

[3]谭向勇主编. 现代大学理念与实践[M]. 北京：首都师范大学出版社 , 2007:289.

[4]王鲁男主编.高等教育教学改革研究(第2辑)[M].重庆：重庆出版社,2014:450.

2016-10-30

刘党辉(1988-)，男，山东青岛人，硕士学位，新疆大学地质与矿业工程学院教学秘书。研究方向：教学管理研究。