礼貌原则在商务英语写作中的应用

黄艳芬，刘　蓓

(扬州职业大学 外国语学院，江苏 扬州 215000)



礼貌原则在商务英语写作中的应用

黄艳芬，刘蓓

(扬州职业大学 外国语学院，江苏 扬州 215000)

随着世界经济的全球化，商务英语写作已经成为国际商务活动中贸易人所掌握的基本技能。作为一种带有特定交际目的的特殊沟通方式，商务英语信函不仅是一种有效的交流信息的工具，而且是建立和谐商务关系的重要手段。本文从分析礼貌原则的相关理论入手，从词汇策略和句式策略方面探讨了礼貌原则在商务英语写作中的具体应用。

礼貌原则； 商务信函；应用写作

随着经济的快速发展，各国之间的商务交流在世界贸易中显得越来越重要。商务信函是商务沟通最重要、最便捷的手段之一。商务信函要求双方在特殊环境中采取适当的语言策略，使双方的观点容易被接受，以便于他们在冲突中拥有优势，在关键问题上占主导地位，最终使得贸易合作顺利进行。适当的使用礼貌原则可以表达寄件人对收件人的友谊、尊重和理解，在谈判过程中减少对一方的削弱，给自己留下足够的余地，满足对方的心理需求，以便于达到有效率的交流。

一、礼貌原则及其理论

礼貌，普遍存在和渗透于语言及每个人日常生活的方方面面，引起了许多语言学家的兴趣。自二十世纪七十年代早期以来，就有许多语言学家提出，礼貌是一种特殊的语言现象。但令人惊讶的，当提到“什么是礼貌？”这个简单的问题时，却没有明确的有把握的答案。Held描述这个语言现象是一个本来就模糊和经验困难的领域。然而，尽管有着所有的争论和分歧，礼貌的所有定义在某种程度上，从不同角度展示了礼貌的本质，其中以下几种观点是最具有影响力的：

(一)Lakoff对于礼貌的观点

Lakoff在上世纪七十年代就提出礼貌是用于“重申和关联”，是一种通过最大限度地减少所有人类交往中固有的矛盾和冲突，并促进互动的一种人际关系系统。并以此提出三个礼貌规则 ：

(1)不要强加于人: 适用于交际双方权势和地位不均等的场合，如学生和老师，雇主和雇员之间。

(2)给双方留有余地和空间: 适用于交际双方权力和地位相等,但社会关系不密切的场合，如商人与顾客。

(3)增进双方的友情：适用与好友，恋人之间。

(二) Leech的礼貌原则

英国语言学家Leech确立了自己作为礼貌研究的另一个关键贡献者。Leech认为，语用原则分为“人际修辞”(interpersonal rhetoric)和 “篇章修辞”(textual rhetoric) . 礼貌原则属于人际修辞的范畴，就是在其他条件相同的情况下，减少对听者不利意见的表达，增加对听者有利意见的表达。 Leech总结了如下六条礼貌原则 ：

(1)得体准则(Tact maxim):使他人受损最小，使他人受惠最大。

(2) 慷慨准则(Generosity maxim):使自身受惠最小，使自身受损最大。

(3) 赞誉准则(Approbation maxim): 少贬低别人，最大限度赞美别人。

(4) 谦虚准则(Modest maxim):减少自我表扬，尽量多贬低自己。

(5) 一致准则(Agreement maxim):尽量减少双方的分歧，增加双方的一致。

(6)同情准则( Sympathy maxim):尽量减少对别人的反感，尽量增大对别人的同情。

(三)Brown和Levinson的面子理论

Brown和Levinson在1978年提出了影响重大的“面子论”，他们将面子定义为“每个社会成员都希望赢得的在公众面前的自我形象”，“需要感情投入，有可能失去，保持或增强，必须经常交流和互动”。人们必须承认所说的，并进入一个自我形象认知的状态以及对对方认知的状态。面子属于礼貌的范畴，要有礼貌就要注意面子。

Brown和Levinson把面子定义为“积极面子”和 “消极面子”。前者指人们在交往中希望被他人所接受，获得别人的赞美。后者指人们有自由的自主权，不会受到别人的影响和干预而使自己丢面子。

二、礼貌原则在商务信函中的具体应用

(一)词汇

1.使用礼貌词汇

在商务信函中，礼貌的话如用thank you, appreciate, grateful, glad, pleased等表示感谢，感激，高兴等等的词，这些包含积极情感意义的词汇能让彼此快乐，促进双边合作。特别是在索赔、催款、投诉等其他信件，即使不是你的错，你也应该礼貌得体，对对方所做的任何努力给予肯定和表扬，赞美对方。

如：(1)Thank you for your inquiry about our products.

非常感谢你方对我方产品的询价。

(2)We are appreciated to receive the catalogues and samples you send us.

我们很感激能收到你寄给我们的商品目录和样品。

2.使用情态动词

情态助动词，有“would”、“can” “could” “might” “may”等，在表达请求、要求或建议时注重礼貌方式的表达，能使句子的语气更加委婉和放松从而建立一个平等友好的洽谈气氛，促进商务谈判的顺利进行。

如：(1)We appreciate it if you advance shipment.

如果你提前装运，我们会很感激。

(2) we should appreciate it if you could advance shipment.

如果你能提前装运，我们将不胜感激。

在上面的示例中，因为使用情态动词，句子(2)明显语气变得更加礼貌得体。

3.灵活使用模糊限制语

模糊限制语是“把事情变得越来越模糊的词”，如 “ I’m afraid, I guess ，according to one’s estimates，it is said that 等等，模糊限制语可以使表达更灵活更机智，防止话语过于极端、绝对，使话语难以否认，从而保留了讲话者的积极面子。除此之外，模糊限制语削弱了表达力，从而减少说话者的责任；另一方面，模糊限制语留给听者思考和选择的空间，从而关注听者的消极面子。可以说，模糊限制语的使用可以有效地缓解对对方面子的损伤及帮助维持和谐的业务关系。

如： From their reports, it seems clear that there is a good demand for polyester textiles in this area.

从他们的报告中明显可见该地区对涤纶纺织品的需求量很大。

此句卖方用“从他们的报告中明显可以看出”来避免突兀的语言，减轻对此判断所负的责任，给自己留下余地。

(二)句子

1.使用被动语态

在商务信函中，一般传递好的消息时我们主要使用主动语态，但涉及到坏的消息时，则被动语态更为可取。当一个请求是不利于收信人时，越被动越间接，则显得越礼貌。首先，被动语态强调不情愿的被动行为，显示了写信人在传达不利的消息；其次，被动语态省略了施动者，避免直接批评和指责对方，使得言辞更为委婉和礼貌。

如：We regret to point out that the TV set was not properly packed before it was sent from the warehouse, so I noticed some damage to the case.

我们很遗憾地指出，电视机在从仓库发送前没有被正确包装，所以我注意到有一些损坏的情况。

这句话本来是要抱怨对方，但由于使用了被动语态，没有直接的施动者，从而避免了对对方直接的指责，让双方关系不至于僵化。

2.使用条件句

在大多数情况下使用条件句，收件人处于主动地位，交易的是否达成完全取决于收件人自己，展示了收件人的权利，使建议具有试探的性质，去掉了威胁他人面子的成分，从而使语气变得更为友好。

如：If you are satisfied with our products, we will be pleased to receive your regular orders.

如果您对我们的产品感到满意，我们将很高兴收到您的定期订单。

3.使用疑问句

陈述句、疑问句和祈使句是商务信函中使用的三种基本句式。当一个言语行为是表达请求或命令时，用疑问句询问别人的能力和意愿，比直接的陈述句或祈使句显得语气更为委婉和礼貌，不唐突，减轻了面子损害。

如：(1)We request you to quote us CIF 5% New York．

(2)Could you quote us CIF 5% New York？

句子(1)的语调虽然比较温和，但表达直接。句子(2)用疑问句型表达同样的意思，但语气委婉客气，好像请求帮忙一样，比较得体。

4.使用虚拟语气

虚拟语气是一种用动词形式来表达假设或想象的情况，当说话者所表达的内容是与事实相反或实现的可能性极小，或者只是一种主观愿望，请求，建议等时，我们可以使用虚拟语气委婉礼貌地提出希望或意见，使表达者的语气更加礼貌客气，让收信人心理上容易接受写信人的观点，从而达到双方能够进一步交流的目的.

如：(1)we want you to cover the goods against all risks.

我们要求贵方为该货物保一切险。

(2)we wish that you could have the goods covered against all risks.

我们希望贵方能为该货物保一切险。

从以上可以看出，例句(2)中由于采用动词的虚拟语气，使得商务信函中交易双方的语气大为缓和，顾及了对方面子，显得语气更为礼貌含蓄，从而实现预期交际效果，促成最终交易。

结论

在商务英语信函写作过程中，需要考虑各种国际商务交往中的特殊语境因素，不仅要灵活运用各种礼貌原则，提高礼貌表达的手段和技巧，还要合理运用语用策略，使得礼貌表达更为得体 ，从而促进外贸活动更为成功。礼貌原则在商务英语信函中的运用显得尤为重要，我们要掌握熟练的礼貌原则和特殊的交际技巧，从而促进商务贸易的顺利进行。

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[责任编辑：周赣琛]

2016-09-20

黄艳芬，女，江西九江人，讲师，硕士。研究方向：英语高等教育研究。

G420

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1672-1047(2016)05-0050-03

10.3969/j.issn.1672-1047.2016.05.14