提高办公室工作质量和水平的有效策略分析

袁浩智

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）01-000-02

摘 要 办公室是企业的处理中心，办公室文秘需要处理企业内部多种繁重的工作，因此提高办公室文秘工作质量和水平对于企业经营和管理是极为重要的。本文通过简单介绍办公室文秘的重要作用以及工作原则，提出了几点提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略，希望对改善企业管理和提高企业办事效率有所帮助。

关键词 办公室 文秘 效率

办公室在机关或企业单位中居于中心地位，办公室担负着多种繁重工作，既要向下级传达领导阶层的命令与要求，又要将基层工作的情况反映给领导；既要协调机关内部的各项事宜，又负担着对外交往。而办公室文秘是办公室中的重要工作人员，文秘的工作质量和水平直接影响着办公的效率和质量，从而影响整个企业的运营和收益情况。因此，必须逐步提高办公室文秘的工作质量和水平。要提高水平，应该由文秘人员自身和机关单位两方面发力。

一、提高办公室文秘工作质量和水平的重要性及原则

办公室是企业的行政和管理中心，它担负着整个企业的行政管理的繁重工作量，上至传达上级领导的任务和要求，下至汇报企业内部各项工作的具体情况，工作量大而且注重细节。同时办公室既要负责对企业内部各项工作和人员进行协调，也要做好对外的信息交流和经济往来交往工作。因此，办公室文秘的工作质量和水平是直接制约企业内部管理的重要因素，必须重视提高办公室文秘工作质量和水平。

办公室文秘作为重要的工作人员，要遵循必要的工作原则，主要包括：1.遵循职业道德规范，严格要求自身以严谨认真、耐心谨慎的工作态度对待办公室的繁重工作，自觉遵守公司的办事制度；2.努力提高自身的职业素养和办事水平，有针对性地安排办公室工作，提高办事效率和质量；3.服从上级安排，做好上下级之间的沟通协调工作，保证企业内部的有序运转。假如每位办公室文秘都能自觉遵守这些办公室的原则性要求，那么办公室文秘的工作质量就会得到有效的提升。

二、提高办公室人员的综合素质和能力

（一）领导要组织办公室文秘职员培训

身为企业办公室的文秘人员，也要不断更新知识储备，关注与企业发展相关的信息与技术，随时加强相关的理论学习，不断提升自己的知识水平，才能提高工作质量和水平。办公室领导要意识到对员工进行定期职员培训的重要性，组织办公室文秘职员进行职业培训，主要包括国家新政策、新动向、企业内部信息学习以及新的文秘工作方式等，使得办公室文秘工作能够紧跟时代潮流，不断更新和引用更加有效的工作方式。同时，职员培训也是要强调办公室文秘人员的服务态度和奉献精神。办公室的工作繁重，但作为企业的处理中心，理应以更优秀的服务态度和奉献精神做好办公室的工作，将严谨认真的工作理念运用到日常工作中。职员培训还要强调员工自觉遵守企业的规章制度，爱岗敬业，为办公室工作发挥光和热。

（二）开展文秘技能培训和升职考核

办公室文秘人员要负责各类工作，他们的工作技能关系到企业的管理效率和行政效率，因此，企业开展文秘技能培训，是为办公室的文秘人员提供了一个在岗培训的机会。他们可以在工作之余参加必要的技能培训，不断学习和提升自身的工作技能和工作效率，改善企业的管理。比如说，企业办公室可以开展各类技能培训，如培训文秘使用更新型的办公室办公机器和工具、开展如何有效分类和整理办公文件的课程以及如何做好办公室的文字工作和管理工作等。另外，办公室可以开展定期的升职考核，通常为半年和一年制，由上机领导和办公室员工推选出优秀的办公室文秘人员，对他们的办事能力和管理效率做一个综合性的考核，然后选拔优秀的文秘工作者参与到更重要的工作或者提拔为办公室管理人员。

三、统筹工作方法，协助领导进行管理

（一）办公室人员要缜密计划，提高预见性

办公室工作非常繁重，既要将领导的决策传达给下级，又要将下级的情况汇报给领导；既有机关日常性的工作，又有领导临时交办待处理的工作。因此，办公室人员必须進行周密计划，提高预见性。

（二）办公室人员不主观臆断，力求准确

工作的准确性，是做好办公室工作的前提与基础。第一，做事以稳为主。在发挥各种职能的过程中，要准确理解上级的指示，吃透上级精神。不清楚的事情要及时请示、汇报，不乱做主张；第二，准确办文，对于文字材料的各个环节自己要把握清楚；对于领导的指示要理解、吃透，确保起草的内容准确、完整、符合要求。无论是工作目标、传递信息、请示汇报都必须符合实际，不能凭惯有的思维、主观臆断来处理问题。

（三）办公室人员需摆正位置，明确自己的职责

对应做的工作事项按照要求及时完成，做到当日事当日毕。对出现的不同情况要进行综合分析并反馈给领导，为领导的决策提供依据。办公室的工作性质要求办公人员必须对自身进行准确的定位，既要从全局出发思考问题，又要保持谦虚谨慎的态度，在工作中不越权、不越位。不越权是指在领导没有授权或不在场的情况下，不能凭感觉擅自表态，更不能用“惯性”思维先斩后奏；不越位是指不自作主张地进行决策。

（四）办公室人员必须勤政务实，提高时效性

办公时效性强是办公室工作的最显著特征，无论是上传下达、汇报工作，还是公文处理、沟通协调，都要准确及时的进行处理。办公室人员必须做到勤政务实。第一要手勤。调研、开会、汇报、指示都要做好相应的笔录；起草公文文件、制定计划要符合规章制度；第二要腿勤。勤于走动、勤于调研，在行动上不能有丝毫的松懈；第三要嘴勤。对不清楚、不理解的事情要多沟通、请教；对交办的、关心的工作，要有结果；第四要眼勤。在做好自身工作的基础上，善于发现问题，创造性的提出解决方案；第五要脑勤。善于、勤于思考，及时系统的总结方法，为领导出谋划策。

四、明确工作重点，注重提升效率

（一）做好调研工作

由于办公室人员是领导的参谋助手，因此在为领导提供决策服务时必须做好充分调研，制定可行的方案和计划。

（二）完善公文制度，注重主办作用的发挥

公文的办理是办公室人员的职责，因此办公室人员要按照规定完善公文制度，严格把关，对公文的运行实行规范化管理，关键是落实好“四个关口”和“两项制度”。“四个关口”是指：一是格式必须符合管理规定；二是内容要保证符合实际、可执行；三是程序要逐级审查；四是确保时效性，及时办理、及时传递。“两项制度”是指：一是抓典型问题进行点评；二是对简报信息进行排名，建立通报制度。

（三）创新服务方式

办公室人员要多想办法创新服务方式，进行创新管理，一方面要了解领导的想法，明确领导的意图；另一方面要多思考，想到领导所没有思考到的。这就要求办公室工作人员必须转变创新服务方式，完善思路和想法，制定切实可行的方案。同时，还要考虑到方案所带来的正面及负面效果，并对其进行及时的调研与总结。

（四）加强制度管理

加强制度管理是提高办公室工作人员效率的基础与保障。因此，必须对办公室工作人员进行制度管理。第一，工作尽职尽责。依据工作职责对办公室人员进行合理分工，让工作人员恪忠职守；第二，制定目标计划。根据办公室的总体目标及要突破的事项制定工作目标，对工作目标进行分解，严格按照工作节点来完成；第三，要建立健全监督机制。对重点事项进行督查督办，限定时间予以完成，提高办公室工作人员的办事效率；第四，量化考核。建立量化指标，明确人员的考核与任用标准，提高办公室人员的工作自主性和积极性。

五、结语

在企业中往往会忽略办公室工作的作用，实际上，办公室是企业行政机关的管理部门，在企业的各項事务中，办公室工作都扮演着重要的角色。因此，要提高企业的工作效率，必须不断提高办公室的工作质量和水平。

参考文献：

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