民营医院档案管理工作的现状与对策

姚洁

摘 要：近几年，国家鼓励民间资本进入社会事业领域、参与发展医疗事业的政策不断出台，民营医院如雨后春笋般不断创立。然而，大多数的民营医院的档案管理工作却相当薄弱，有些民营医院甚至没有专门的档案管理室。医院在运营过程中，其行政管理、医疗、科研、教学、设备、基建等各项工作都会形成具有保存价值的档案，它记载了医院发展的历史变化，也贮藏着医院在发展过程中所累积的经验，这些档案对推动民营医院的发展和提高其管理水平具有重要意义。因此，民营医院应重视、关心和强化档案工作，发挥档案和档案工作在医院管理中的作用。

关键词：民营医院； 档案管理；问题分析；对策

一、民营医院档案工作的重要性

（一）民营医院的档案工作可以帮助医院提升管理水平

民营医院在各种工作和活动中形成的具有保存价值的文件、簿册、图表和声像等各种门类和各种载体的档案，是医院管理人员和全体医务工作者辛勤劳动和集体智慧的产物，在医院的发展过程中具有举足轻重的地位，在必要时可以发挥依据和凭证作用，为领导的决策提供依据。例如，人事档案是医院开展人才队伍建设、考核评价的主要依据；设备档案可以为医院购置设备提供及时、准备的信息，避免资源浪费，是民营医院进行宏观调控，保障医疗技术质量的重要途径。

（二）民营医院的档案可以帮助医院提高医疗质量

病历档案是医院档案的重要组成部分，通过对病历档案资料信息的整理和分析，可以及时准确地向院领导、科室医务人员提供提高医疗技术水平和医疗质量控制工作的重要依据，分析医院接诊患者的疾病谱变化，接诊过程中是否存在缺陷。同时，也是教学科研的重要资料来源，一个成功救治的病案会对以后同样病情的诊治提供宝贵借鉴的经验，帮助年轻医院在业务上少走弯路，同样，一个死亡病例也可以让大家吸取教训，发现缺陷并去整改完善自己的医疗服务行为。因此，民营医院的档案在民营医院改进医疗质量、调整服务方向、提高工作效率等方面均起到至关重要的作用。

（三）民营医院的档案提升医院形象和医院文化建设

医院档案真实而全面地反映医院发展和变化的历史，所能产生的社会经济效益是巨大而深远的。它可以让社会和医院员工清晰了解医院过去的发展轨迹，让社会更好地认识医院，从而认可医院；让员工接受和共同遵循自己医院的办院宗旨和行为准则，增加员工的归属感和凝聚力。

二、民营医院档案管理现状

从民营医院自身分析，目前大体有三种状态。第一种状态存在于大型民营医院中，因其规模较大、资金雄厚，有条件也有意识做好医院档案管理工作，使其更好地推动医院管理和医疗业务的发展。在这类民营医院中，有完善的档案管理制度、高素质的档案管理人员和相对先进的档案管理设备。然而，这类民营医院并不多。第二种状态存在于中小型的民营医院中，其发展速度、规模、资金一般，经营者对档案工作重视不够，更注重追求利润，对不能直接产生效益的档案资料不注重收集、整理、保存，导致大量文件材料处于分散、无序，甚至流失状态。第三种状态存在于个别的民营医院里，医院经营者没有长期经营的打算，根本无视档案管理工作，对于办理完毕的文件资料就随手一放，甚至作为废纸丢掉，需要查时根本远处可寻。

三、民营医院档案管理存在的问题

大多数的民营医院在注重经营效益和规范管理的同时，出于对档案管理重要性认识的不足和对人力、设施成本的考虑等原因，存在着忽略档案管理工作、档案管理水平低下、未开发利用等现象。

（一）档案管理工作无章可循，领导重视不够

民营医院起步晚，没有形成规范、合理的档案归档、保存利用的管理制度，有些甚至未单独真正开展该项工作。而建国以来的法律法规和政策中有关民营医院的档案工作方面的规定一直处于空白，使民营医院的档案管理工作无章可循。因没有专项的检查和考核，经营者对档案管理工作重视不足，在注重对病历资料保存的同时，对财务、设备、人事、等不同种类的档案没有形成集中统一管理，导致档案流失、不完整，常出现“无档可查”的现象，一定程度上制约了医院管理水平的提高，给医院发展造成一定的影响。

（二）档案软硬件投入不够，管理力量单薄

首先，大多数民营医院都将有限的业务用房用于开展诊疗活动，没有设置专门的档案用房，或仅在库房中划一小块区域堆放档案，对维持档案保管条件的设备没有投入或少投入，导致部分档案损毁。其次，对档案信息化建设投入不足，没有形成适合医院发展需要的档案信息化网络系统，档案的网络资源共享也难以完成。第三，出于对人力成本的考虑，大多数的民营医院几乎没有专业化档案管理人员，多由办公室人员兼任，也未进行专业化的培训，仅凭工作人员的工作热情和个人对档案工作的理解开展档案管理工作，严重影响了民营医院档案管理的水平。

（三）对档案的深层次开发、研究与整理工作开展不够

大多数的民营医院仅停留在对档案的实体管理阶段，未将档案进行进一步的系统化整理和加工，档案利用的效率和效益都不理想。笔者曾受当地一所民营医院的邀请，协助其做建院十周年的宣传，由于上述的各种档案管理不尚的原因，一些对医院发展变化具有重要意义的文档、照片都无法找到，使其宣传画册的效果大打折扣。此外，如果没有将会议纪要、收发的文件作为档案妥善保管，有可能会做出与已有的规定相悖的决定，给医院经营带来困难，造成不必要的失误。

四、新形势下的民营医院档案工作对策

实现档案管理现代化，是民营医院目前和今后所面临的任务，也是民营医院档案管理的发展方向和趋势。

（一）树立创新的民营医院档案管理新理念，加强领导，注重宣传，增强全员档案意识

领导重视是做好档案管理工作的前提。要加强档案法的学习及宣传，让医院领导、中层干部和全体员工都充分认识档案的重要性，特别要强化民营医院经营者的档案管理责任意识，实现从“要我建档”到“我要建档”的档案价值观转变，把档案管理工作作为医院管理的重要组成部分、作为医院发展的重要内容来抓。增强民营医院的全员档案意识，才能保证民营医院的档案管理工作顺利进行。

（二）建立健全民营医院档案管理制度，拓展档案的归档范围

制订并逐步完善档案管理的各项制度，使档案工作制度化、规范化、标准化，是民营医院档案管理的关键。随着科技创新档案管理手段和水平的提高，必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。明确职能，将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。

（三）完善档案管理工作人员与机构设置，提高档案管理人员素质

重视民营医院档案管理人员的专业化建设，民营医院应当设立专职档案管理人员，并选送去进行专业化的档案管理培训，通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习，提高民营医院档案管理人员的专业知识水平。通过不断学习、总结探索档案管理工作，推动民营医院档案管理水平提高。

（四）加强档案管理的硬件投入，实现民营医院档案的现代化管理

一是要设立规范的档案库房，配备规范化的档案装具、排架，提高档案保护设备和技术现代化的配备，如档案库房的去湿、空调设备和“防光、防尘、防有害气体、防虫”措施，使档案得到安全保管。二是加大资金投入，引进计算机管理，用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，实现档案管理电子化，即方便使用者及时查找、阅读，也节省时间、空间、人力，提高工作效率。

（五）充分开发利用档案，为民营医院的发展助力

档案管理的最终目的就是提供利用，民营医院要重视档案的利用服务功能，使医院的档案为临床、医疗、教学和科研工作服务。不断开展多种编研活动，编写各种专题汇编，为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息。同时，还可以利用综合档案开设具有特色的医院发展史、技术力量、科研教学、荣誉室等医院档案陈列室，促进医院文化建设，为医院创造良好的社会效益和经济效益，提高档案在医院管理中的地位和作用。

五、总结

总之，档案管理是民营医院管理中的一个薄弱环节，应按照务实、创新、高效的原则，严格技术标准和规范，并在不断开发利用档案信息资源的过程中不断总结、提高，才能实现民营医院档案管理的一体化、专业化和现代化。