浅谈高校财务报销中存在的问题及优化建议

张嫣

（萍乡学院 江西 萍乡）

浅谈高校财务报销中存在的问题及优化建议

张嫣

（萍乡学院 江西 萍乡）

报销工作一直是财务部门重要且基础的工作之一，直接影响着高校财务工作的服务水平，随着高校规模的扩大、经费来源的多样化，财务报销工作呈现的问题也越来越复杂。本文结合财务报销实际工作经验，指出了在财务报销中存在的问题并提出相应的优化建议，从而提升高校财务报销整体服务水平。

高校；财务报销；优化

近年来，随着高校办学规模不断扩大，不断增加的教育经费使得高校财务工作呈现复杂化、多样化趋势。财务报销工作在整个财务管理中处于基础、核心地位，直接关系到高校师生对财务工作的满意程度。由于财务报销工作具有政策性强，手续繁杂、对数字要求准确性高等特性，尽管财务人员细致耐心的解释、加班加点的核算，仍旧不能使得广大教职工满意，成为制约高校财务管理水平提高的瓶颈。因此提高财务报销工作效率，提升财务服务水平，已成为当前高校财务管理工作改革的重点。

一、当前高校财务报销中存在的问题

目前，多数高校均采用传统报销方式，一般需要经过三个流程，首先报销人员需要将发票、车票等原始凭证整理粘贴于报销单中，将报销单项目填写齐全，交由经办人、部门（项目）负责人甚至是校领导签字审批；其次报销人员需要将报销单送达财务部门进行审核记账；最后当审核无误后，出纳支付现金或转账至银行卡。在这一系列过程中，虽然流程简单，但是存在以下弊端。

（1）经费签字审批时间长。现行的财务报销审批大多数实行 一支笔 制度，即各院系、部门的领导负责该单位经费的签批管理，分管校领导对大额经费支出行使签批权，对于部分科研或部门专项经费的使用必须要经过相关职能部门领导以及学校领导签批。这种多层的经费审批制度有利于经费的控制管理，但是势必会增加经费报销的难度。如碰上负责领导都在校的情况下，签字报销会十分顺利，如遇某位领导出差或开会不在的情况下，会耗费经办人较多的时间成本。虽然有些高校实行了无等候或是 一站式 签字审批服务，即经办人把原始票据交给财务人员，由财务人员负责签字审批，但是因为财务人员毕竟不是经办人，对票据的来龙去脉无法负责，如遇到拒签的情况，需要退回经办人重新完善资料，耗费时间及精力。

（2）报销人员覆盖面广，专业性不高。由于高校里并没有规定财务报销必须由专职人员来进行，只要涉及相关的经济事项，高校里的每一位师生都有可能成为报销业务的经办人，他们对财务知识的掌握和信息更新程度远不如财务人员，需要由财务人员进行一对一的宣传、解释及指导，如遇到报销人员较多的情况，会增加报销人员的等待时间，引起报销人员的负面情绪。除此之外，由于国家不定期的出台相关的财经政策以及法律法规，财务人员能够进行及时的更新，但是对于广大师生来说，由于信息的不对称，他们对这些新规定新办法没有更新，等到实际报销时误以为是财务人员有意为难，甚至产生意见分歧，这些都影响着财务工作效率及师生对财务服务的满意度。

（3）经费来源多样，预算控制效果不显著。目前，各高校已形成了以国家财政拨款为主，科研经费拨款、对外联办收入、其他收入等为一体的多渠道的资金筹措模式。经费来源渠道日趋多样化，要求财务人员在进行报销审核时必须充分掌握各类经费的使用要求，对专款专用、有特定使用用途的经费进行严格的预算控制，对于那些没有特定使用用途的经费，在年初编制预算时力求做到精准，对于超预算、超范围的报销业务坚决不予报销，维护预算的严肃性。但在实际工作中，某些会计管理软件无法将支出是否超支自动提示出来，需要会计人员进行摘要搜索后人工加总合并，然后确定是否能够满足预算控制要求，尤其对于研究周期比较长的项目，更是需要耗费财务人员的查询时间，影响报销的效率，也使得财务报销更为复杂化。

（4）业务量集中。由于高校教职工在平时大多忙于教学科研工作，财务报销只有等到财务部门催促时才会来处理，导致财务部门在课题结题、学期末等时间要集中处理大量业务，尤其碰上收缴学费、年底要进行年末结账时，这种现象尤为突出，给财务人员带来了巨大的心理压力，增加工作量，教职工在报销的过程中也容易产生焦虑的情绪，这在一定程度上势必会影响财务报销的服务质量和效率。

二、高校财务报销工作的优化建议

（1）建立网络报销系统，实行网上签批。在校园网络中建立网络报销系统，报销人通过登录网络报销系统，填写相关电子报销单，并将原始票据拍照上传，等待相关审批人签批，审批人可通过登录校园网或者手机APP程序进行网上签批，如果签审不通过，直接在网上退回，这样一来节省了报销人等待领导签字的时间。网上签批通过后，由财务人员将电子报销单打印出来，同时系统提示报销人向财务部门提供原始凭证，以此制作记账凭证，完成后交由出纳付款。网络报销系统缩短了报销人等待的时间，也节省了审批人的审批时间，还可以随时查询，方便快捷。但是要建立网络报销系统，必须要有稳定的技术支持，在设置审批权限时要根据相关的文件制度规定来进行，切不可随意设置审批权限，同时还要求财务人员掌握一定的计算机知识，以便更好地利用网络开展工作。总的来说，网络报销系统在建立之初可能需要大量的初始化工作，但是一旦完成可以大大地提高报销的效率，在信息化大背景下，有效提升了高校财务管理工作的水平。

（2）加强对报销人员培训、培养专职报销人员。在日常报销业务中，只要与资金产生关联的人员都可能成为报销人，一般来说，主要有对经费具有审批权力的人员、行政人员、老师、学生以及与高校有资金往来的其他单位和个人。对各类不同的人员，使之明确自身的审批权限；对于行政人员和老师应向其阐明报销的范围、流程、相关的经费审批手续等；对于学生要向其说明学费的缴纳标准、退费规则等。同时，也可从各二级学院、职能部门选拔专职的报账人员，进行全面的报账培训，使得他们能够简单处理本学院、部门的财务事项，进行基础汇总后交由财务处核算，提高报账的效率。此外，对于最新的财务规章制度也可由他们传递给本学院、本部门的相关人员，减少财务人员重复解释的次数。

（3）建立预算系统，加强预算控制。通过建立预算系统与财务报销系统的联系，可以加强预算控制，这不仅能够使得报销人做到心中有数，也便于财务人员统计。报销人可通过登陆财务系统，查询自身经费的使用情况，是否存在超支，有无漏算或多算经费情况，若存在超支，系统自动提醒，不予报销。财务处财务人员也可通过登录财务系统，查询经费支出情况，不必手工进行加总计算，节约了时间，提高了核算的效率，同时也将以前预算的事后控制转变为事中控制，对于正处于报销状态的不合理支出及时予以调整，及时控制各项经费支出，使得财务核算更加精细化。

（4）合理规划报销时间，分散工作量。对于大多数高校来说，财务报销工作的高峰期一般集中在1、6、9、12月，大多是年末或学期末的时间，财务部门在平时的工作中应当通知师生尽快处理手中的票据，不要堆积到年末或者是学期末进行。针对教学实习或科研产生的报销量，则需要财务部门与教务部门、科研部门进行协商，了解教学实习的时间，安排不同学院分时段报销，对于高校自筹的科研项目，将课题结题时间安排在财务部门相对清闲的时间，这样一来，对于这些需要集中报销的项目能够进行相对合理的规划，减少经办人和财务人员的工作压力。

三、结束语

在实际工作之中，要建立良好的财务报销管理体制，不仅要有强有力的系统保障、专业的财务人员，还需要各部门的配合，仅凭财务部门的力量是远远不够的，只有通过财务部门和全校师生的共同努力才能从整体上提升财务服务水平，从而适应高校财务经济发展的环境变化，实现高校财务管理的科学化、规范化、信息化、阳光化。

1.彭霞.信息化环境下高校财务报销流程优化建议.中国乡镇企业会计，2016（2）.

2.殷涛.“互联网+”模式下高校财务报销工作改革探究.教育财会研究，2015（06）.

（责任编辑：刘海琳）