浅析药物临床试验档案管理现状及对策

徐莉娅　陈燕溪　杨林芬　马媛蕊

（云南省中医医院院办，昆明　650021）

浅析药物临床试验档案管理现状及对策

徐莉娅陈燕溪杨林芬马媛蕊

（云南省中医医院院办，昆明650021）

药物临床试验档案是药物临床试验活动的真实记录，是药物上市申报的凭证资料，同时也是保障受试者权益举措的有效证明，然而，由于受主客观等因素的影响，目前，药物临床试验档案管理中还存在归档不及时、资料不齐全、管理不规范等问题，应从完善规章制度、加强人才培养，规范收集、整理工作等方面予以解决，充分发挥药物临床试验档案在医院科研工作中的作用，提升科研水平，促进我国医药事业不断发展。

药物临床试验档案；管理；现状；对策

1　药物临床试验档案资料的价值和特点

1.1药物临床试验档案的价值 药物临床试验是新药研究开发过程中的一个重要环节，其目的是证实或揭示试验药物的作用、不良反应，确定试验药物的疗效与安全性，药物临床试验档案是药物临床试验活动的真实记录，是药物上市申报的凭证资料，同时也是保障受试者权益举措的有效证明［1］，它的重要价值主要表现在以下两个方面:

1.1.1凭证价值 药物临床试验档案的形成规律和特点决定了它的凭证价值，药物临床试验档案是研究者在进行新药I、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ临床研究中需要的有关文件和研究者在自己的研究、观察中形成的数据和资料，这些数据和资料记录着研究者对研究方案的执行情况、受试者的权益保障情况等，稽查人员主要就通过检查临床试验活动中形成的资料进行系统检查，进而评价试验是否按照试验方案、标准操作规程以及相关法规要求进行，药物临床试验档案是新药批准前接受项目核查的重要凭证资料，此外，药物临床试验档案同样也是机构和专业认证时必不可少的重要依据材料。

1.1.2情报价值 药物临床试验档案记录了药物临床试验活动的事实和经过，是科学技术资源储备的一种形式，凝结了医学实践的状况和创造成果及经验教训，可为人们今后药物临床试验工作提供借鉴，对于人们查考既往情况，掌握历史资料，研究药物临床试验工作规律，积累前人研究经验，创新性开展工作具有广泛的参考作用，有利于推动医学发展［2］。

1.2药物临床试验档案的特点

1.2.1有较强的专业性《药品注册管理办法》第三十一条规定，临床试验一般分为I、II、III、Ⅳ期，I期为初步的临床药理学及人体安全性评价试验，主要观察人体对于新药的耐受程度和药代动力学，为制定给药方案提供依据；II期、III期主要目的是评价、验证药物对目标适应症患者的治疗作用和安全性，为药物注册申请的审查提供充分的依据；Ⅳ期为新药上市后应用研究阶段，其目的是考察在广泛使用条件下的药物的疗效和不良反应，评价在普通或者特殊人群中使用的利益与风险关系以及改进给药剂量等，整个过程均需要有专业人员试验、观察、监测，故专业性极强［3］。

1.2.2有较强的保密性 药物临床试验资料包含了申办方提供的处方组成、制造工艺和质量检验结果等，以及病历资料、受试者个人信息等。药物临床试验档案包含了药物信息和受试者个人信息、研究者信息等，按照《药物临床试验质量管理规范》规定，参加试验及在试验中的个人资料均属保密，必要时，药品监督管理部门、伦理委员会或申办者，才可以按规定查阅参加试验的受试者资料。为了防止新药申办者和受试者的权益受损害，上述两方面资料均应保密。

1.2.3涉及面广 内容繁杂 管理难度大 药物临床试验活动历时较长，种类繁多、量大，涉及临床试验准备阶段、进行阶段及完成后三方面资料，包括研究者手册、病例报告表、伦理委员会批件、国家食品药品监督管理局批件、临床前实验室资料、研究者手册更新件、已签名的知情同意书、试验药物销毁证明、最终监查报告等，还包括试验过程中产生的具有查考利用价值的资料等；加之参与人员多，如申办者、研究者、伦理委员会成员、受试者、督查员、药品监督管理部门人员等，需要各方配合才能确保药物临床试验档案齐全完整，加大了药物临床试验档案资料的管理难度。

2　药物临床试验档案资料管理现状分析

2.1药物临床试验档案资料管理取得的进步 随着《药物临床试验质量管理规范》、《药物临床试验机构资格认定办法（试行）》等的颁布实施，药物临床试验档案资料的管理逐渐规范化，各级领导和药物临床试验档案资料管理员对档案资料重要意义的认识得到提高，“重临床、轻档案”得到纠正，专兼职档案管理人员的素质普遍提高等。

2.2药物临床试验档案资料管理存在的问题 虽然药物临床试验档案资料的管理逐渐规范化，但因受主客观因素的影响，药物临床试验档案资料离齐全、完整、规范、准确、真实等要求仍存在较大差距，主要表现在以下六个方面:

2.2.1归档不及时 有些研究者对档案工作重要性认识不足，归档意识淡薄，为了便于个人查找便利，不愿意将将药物临床试验档案原始资料交给档案室，而是自行存放在科室内，也有些人因临床工作繁忙，对材料归档工作较拖拉，造成临床药物档案资料归档不及时。

2.2.2归档资料不齐全完整《药物临床试验质量管理规范》附录2中明确规定了药物临床试验归档资料内容，但在实际工作中，药物临床试验资料的归档收齐率不高，如有些工作人员档案意识差，将部分原始资料丢失；药物临床试验活动涉及人员较多，申办方与医院之间、医院与相关专业研究室之间及专业研究室与研究者之间，相互推诿或各自为阵，彼此对资料归档状况都不清楚，甚至造成归档资料部分或全部丢失；对试验资料归档与临床试验年限认识存在误区等，造成药物临床试验档案资料归档不齐全完整。

2.2.3有些归档资料丧失原始记录性和真实性 由于人为因素造成部分药物临床试验原始资料丢失，或者因科研工作者档案意识差，在活动中未记录下相关内容，只能事后补写、誊抄，丧失原始记录性和真实性。而原始文件是用于证明临床试验数据的真实、准确、可靠的证据，原始文件记录的准确性、完整性和一致性是评价临床试验质量的主要依据之一，归档资料原始性、真实性的丧失严重影响了药物临床试验活动质量。

2.2.4药物临床试验档案资料管理不规范 有些药物临床试验机构没有设立专职档案管理员，往往身兼述职，既从事档案资料管理，又从事其他科研、临床、教学及管理工作，事务繁忙，无法完全按照《医药卫生档案管理暂行办法》、《药物临床试验质量管理规范》等相关要求规范化管理档案资料，仅仅局限于简单的收集资料、装盒，档案管理工作流于形式。

2.2.5档案管理硬件设施不完备 档案管理质量差 药物临床试验活动历时长、涉及面广，产生的档案资料数量庞大，加之档案资料保存时间长，按照GCP的相关规定，药物临床试验档案应保存至新药上市后 5年，一些国际临床试验要求保存15年，以备随时检查。而有些药物临床试验机构档案库房狭小，甚至根本没有单独设立药物临床试验档案室，而是将这些资料与科研档案放在一间档案室内，无法满足保管需求，有些单位已经存在资料存放不下的现象，更不用说防火、防潮、防盗、防污染等保管要求，药物临床试验档案保管质量较差。

2.2.6电子化管理水平较低 目前多数单位药物临床试验档案工作仍停留在人工检索上，很少利用档案管理软件进行管理，电子化管理水平较低，这也大大降低了档案管理工作的效率［4］。

3　药物临床试验档案资料规范化管理方法探析

3.1建立健全药物临床试验档案资料的规章制度

3.1.1建立完善归档制度《中华人民共和国档案法》第10条规定:“对国家规定的应当立卷归档材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。［5］”因此相关人员应按要求及时将手中的资料移交档案室。单位的归档制度内容要详实具体，符合实际，涵盖归档范围、归档时间、归档要求三方面内容，归档范围即上文提到的归档资料目录；药物临床试验活动中产生的资料可分阶段进行归档，当某一试验活动结束后一个月内研究者、申办者应及时将手中的原始资料按要求归档；并按照完整性、系统性、原始记录性要求归档，确保归档文件材料的质量。

3.1.2建立健全档案管理制度 按照《药物临床试验质量管理规范》、《医药卫生档案管理办法》等有关法规要求，制定并完善单位档案管理制度，包括档案收集、开发利用、借阅保密、鉴定销毁等相关制度，为临床试验文件和资料归档的规范性和安全性提供制度保障。

3.2完善档案管理的硬软件设施

3.2.1完善硬件设施，创造良好安全的保管环境 要建立专用档案室或文件柜，做到防光、防火、防尘、防潮、防盗、防霉、防虫、防有害气体，应有必要的火灾自动报警系统和灭火装置，空调设备和除湿机，还有防紫外线窗帘，文件柜应加锁，根据工作需要还应配置音像防磁柜，用于保存声像档案。

3.2.2完善软件设施，加快档案信息化建设步伐 要配置必要的计算机设备及档案管理软件，将药物临床试验档案资料分门别类输入计算机，不仅能为使用者查阅档案信息提供便捷、高效的服务，也可以减少档案的存储空间，增加了档案的保密程度，也为药物临床试验档案资料的编研、开发利用提供了有利条件。

3.2.3实行专人保管，提升档案资料管理人员综合素质 采取“请进来、送出去”的方式，聘请专家讲学，或派出人员参加学习班等，加强药物临床试验档案资料管理人员的业务培训，并将培训形成常规化，不仅要求他们熟悉资料归档和管理知识，也要熟悉药物临床试验活动工作内容，提升药物临床试验档案资料管理人员的综合能力，以促进药物临床试验档案质量的进一步提高。

3.3规范药物临床试验档案资料的收集整理开发利用

3.3.1规范药物临床试验资料的收集、归档工作 要使药物临床试验资料收集、归档工作规范化，确保档案资料齐全、完整、准确，首要任务是按照《药物临床试验质量管理规范》附录2中所明确的在临床试验准备阶段、进行阶段和完成后应保存的文件，建立归档资料目录清单和项目编码，清单分为总体清单和分项清单，总体清单包括试验名称、申办单位、归档日期、试验时期、研究者、资料整理人、各个归档分项（知情同意书、CRF等），分项清单包括该试验各分项资料的份数、每份的页数和页码等。资料目录的内容除《药物临床试验质量管理规范》附录2的内容外，还可以增加临床试验启动时，相关人员的培训记录，管理机构对承担试验科室的监管记录，SAE发生和报告的登记，与试验相关的往来文件、监查、视察、稽查记录，补充文档、各方联系的电话记录等等。其次，临床试验开始前，监查员应与研究人员讨论如何在原始文件中记录有关临床试验的信息，并明确对原始记录的要求，申办者或监查员则提供原始文件中临床试验信息记录的格式。此外，按照科研档案管理“四同步”要求，应建立档案管理员与质控员的有效沟通联系机制，档案管理员全程参与药物临床试验资料的形成过程，给予相应的指导和监督，在临床试验准备阶段、进行阶段对档案资料的形成、积累进行指导、监督，试验结束后，协同机构质控员审查、验收档案资料，确保档案资料齐全完整，质量符合要求［6］。

3.3.2规范药物临床试验档案资料的整理工作 对药物临床试验档案资料的整理，要遵循保持文件之间的历史联系和便于利用的原则，总体上可按项目-时间将资料进行分类，并结合类内资料之间的密切联系，按照问题进行组卷，对卷内文件按照时间顺序进行排列、编号，填写卷内文件目录，并以案卷为单位进行编目，包括全宗名称、项目名称、案卷题名、卷内文件起止时间、保管期限，总件数、总页数，归档号等内容。类内案卷整理完后按照时间顺序进行排列、编制案卷目录等。特别注意的是，因药物临床试验档案具有较强的保密性，资料装入档案柜后要上锁［7］。

3.3.3加强药物临床试验档案资料的开发利用工作 档案工作的主要目的在于为工作服务，档案管理部门要在确保信息安全的前提下，使档案资料在一定范围实现有序的可控的开发利用，如制作检索工具，将有重要参考利用价值的资料汇编成册，或进行编研，形成有参考、教育价值的材料，推动科研发展。

4　结语

总之，药物临床试验档案资料的管理，是一个单位科研管理水平的体现，是药物临床试验质量管理工作中的重要组成部分，随着医学科研水平的发展，国家越来越重视药物临床试验档案管理质量。虽然受人、财、物等资源和条件的限制，各单位、机构要实现药物临床试验档案的规范化管理还有很长一段历程，但各单位、机构首先要必须按照国家要求进行归档、管理，促进我国医药事业不断发展。

［1］吴建元，邹晓沨，黄建英.机构办公室加强药物临床试验规范化管理探讨［J］.中华医学科研管理，2011（4），24（2）:86-89.

［2］齐松仁，孙瑞华.药物临床试验档案管理探讨［J］.中国医学科研管理，2009，22（3）:179-181.

［3］常晓霁.药物临床试验档案的特点分析及管理体会［J］.世界最新医学信息文摘，2015.68.119.

［4］王棕覃，孙扬，韩涛.浅议药物临床试验档案管理的现状与对策［J］.华章（2014）.

［5］郑文.档案管理学原理［M］.云南:云南科技出版社，1999:125-126.

［6］李见明.药物临床试验的档案资料管理规范化探讨［J］.中国临床药理学，2008，24（6）:561-563.

［7］陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础［M］.3版.北京:中国人民大学出版社，2005（4）:93-180.

［8］国家食品药品监督管理局.药物临床试验质量管理规范［Z］.2003-08-06.

［9］卫生部.医药卫生档案管理暂行办法［Z］.1991-03-09.

Brief Analysis on Current Situation and Countermeasures for Drug Clinical Trial Archives Mangagement

XU Liya，CHEN Yanxi，YANG Linfen，MA yuanrui
（Office of Yunnan Province Hospital of Traditional Chinese Medicine，Kunming 650021，China）

Drug clinical trial archives are true records of drug clinical activities.They are proving materials for drug application and effective certificates for guaranteeing subjects'equities and measures.However，with the influence of subjective and objective factors，so far there still remain some problems such as slow archiving，incomplete materials and irregular management.And it should be solved from the aspect of perfecting rules and regulations，strengthening personnel training，standardizing collections and organizing work to play its full role of drug clinical trial archives in hospital scientific research work to raise scientific research level and to promote the development of medical cause in our country.

drug clinical trial archives；management；current situation；countermeasures

10.3969/j.issn.1672-2779.2016.13.016

1672-2779（2016）-13-0035-03

（本文编辑:李海燕 本文校对:姜丽娟2016-05-12）