高校档案机构人员定编因素探析

文／陈水生

高校档案机构人员定编因素探析

文／陈水生

高校档案机构的人员编制与学校历史、规模及档案工作的开展程度等关系密切。高校档案机构人员配置的影响因素是多方面的，主要有学生数、教职工数、档案馆藏量、档案服务项目、以及档案利用工作量等，也包含了档案场馆的面积，档案信息化和数字化的程度，相关的科技设备与管理水平，档案馆的基本建设基础与年度经费等也是重要的影响因素。

高等学校；档案机构；人员编制；影响因素

高校档案机构的人员编制与学校历史、规模及档案工作的开展程度等关系密切。新形势下，高校档案机构的馆藏规模、馆舍面积都有较大的增长，《高等学校档案管理办法》的颁布和实施，很多高校档案机构都具有升级的条件，也存在着人员增加的问题，如何在升级扩编过程中做好档案机构的人员编制落实，是档案主管部门、各高校以及高校档案部门都十分关注的问题。开展档案机构人员编制方案的研究在当前和今后都是需要面对、无法回避和并且需要去落实和解决的问题。

一、高校档案机构人员定编依据

高校档案机构的人员编制依据主要是指人员配制的政策，人员配置的理论及实践。2008年教育部和国家档案局联合颁布的《高等学校档案管理办法》第十条：“高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定”[1]。该办法对编制人数关注的是档案数量和工作任务的差别问题，明确提出高校校长负责领导学校的档案工作：重视高校档案机构的岗位设置、人员编制、馆库建设、经费保障等方面的建设和发展，确保高校档案机构能与学校的整体发展规模相协调。[2](p34)

二、高校档案机构人员定编原则

根据档案机构人员定编依据，确定高校档案机构人员编置应遵从下列原则：

（一）科学规范、精简高效

编制具有经济性。在核定人员编制时要坚持科学规范、精简高效的原则。档案人员编制的确定主要是根据学校档案的数量和工作任务的发展需要，与档案部门自身发展需要相适应。通过测评和规划，以有利于业务运行管理、有利于整体效益发挥，科学设置人员岗位，充分发挥编制效益。

（二）以国家政策为依据

编制具有规范性和约束性。定编时要以国家编制管理部门的规定为执行依据，从严从紧控制人员编制。《普通高等学校编制管理规程(草案)》将档案人员列为“教学辅助人员编制”，明确规定“学校教学科研人员和教育教学辅助人员应占学校人员总数的80%以上，其他人员不超过学校人员总数的20%”[3]。档案人员设岗定编必须以此为基本依据，与学校控编框架相适应。

（三）参照关联行业定编规定

高校图书馆与档案有密切关系，其定编规定有较好的参考性，《普通高等学校编制管理规程(草案)》提出编制依据是师生比和员生比。《普通高等学校图书馆规程(修订)》对人员编制的规定是：“高等学校应根据读者人数、资源数量、服务项目与时间、设备设施维护的要求、馆舍分布等因素，配备相应的图书馆工作人员。”[4]

三、高校档案机构人员定编影响因素分析

《高等学校档案管理办法》对高校档案管理体制、工作范围、业务要求、人员配置、岗位职责、档案管理范围都提出了相关规定，明确提出由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定高校档案机构编制人数，显然，档案数量是确定的，主要是指档案载体，档案类别；工作任务也是能基本确定的，并没有提出具体的人员编制标准。高校档案机构人员编制的影响因素涉及面很多，高校档案机构人员配置影响因素主要有学生数、教职工数、档案馆藏量、档案服务项目、以及档案利用工作量等，也包含了档案场馆的面积大小，数字化程度及相关的科技设备与管理水平，以及档案馆的基本建设基础与年度经费等。

（一）高校档案管理体制

我国高校档案管理的变化是从分散到分管，从分管到集中，基本实现了档案的集中统一管理。总的说来有三次重大飞跃。一是50年代中期，文书档案室和科技档案室在高校的成立，高校档案机构从无到有，从分散到分管是高校档案管理体制的第一次飞跃；二是80年代中期，文书档案室和科技档案室的合并，综合档案室和档案馆在全国高校的普遍建立，是高校档案管理体制的第二次飞跃；21世纪初，大档案管理体制的初步建立和拓展是高校档案管理体制的第三次飞跃。[5]体现在档案管理体制改革上即是进行了综合档案室、学生档案室的集中统一管理。《高等学校档案管理办法》拓展了档案机构管理功能，一批档案机构升级，不少高校综合档案室升级为档案馆，一批高校的学生档案和人事档案划归高校档案馆进行统一管理。管理体制决定了高校档案机构的职能与设置，也是高校档案机构的人员编制的基础。

（二）高校档案管理模式与业务范围

《高等学校档案管理办法》颁布与实施后，开拓了档案机构业务范围和工作职能，尽管目前，档案机构的名称不统一，有档案室、档案馆、信息资料中心和档案中心等名称；档案机构隶属关系复杂，有独立建制，有附属于图书馆，附属于学校办公室等部门；有高校把学生档案和人事档案划归档案馆，也有不少档案机构拓展了年鉴编纂和校史馆、博物馆的管理。高校档案机构的业务范围和职能的拓展应有合适的依据，《高等学校档案管理办法》归档范围增设了学生类档案，首次赋予高校档案服务社会的新职能，指出：高校档案机构应充分发挥档案的文化教育功能；有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。“加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。” 要求推进档案信息化建设，推进数字档案馆（室）工作，举办档案展览、陈列档案珍品、建设档案网站和数字档案馆等，逐步把档案机构保管职能建设成档案信息管理和服务中心，加强爱国主义和素质教育基地、校史展览和研究基地的建设。

《高等学校档案管理办法》对人事类档案划归学校档案机构统一管理并未提及，高校人事档案管理和归属不明晰。高校人事档案管理的基本模式主要包括档案馆模式和组织人事模式。档案馆模式是将人事档案统一归入档案馆管理，但管理人员有归口档案馆，也有归口组织或人事部门。组织人事模式一是在人事部门专设档案室负责人事档案管理，二是组织部门和人事部门都下设档案管理科室，分别管理干部和教职工的人事档案。

（三）高校档案机构岗位设置

高校档案内部机构既有按功能分工进行设置，也有按业务分工设置。档案机构级别差异较大，有处级、副处级、科级、副科级、以及归属于学校办公室、人事组织部门和学生管理部门等不同部门的几个并列的科级机构等；有的学者还提出要按照国家档案局和档案馆的馆局合署办公模式，在高校也设立档案处和档案馆，两块牌子一套人马。《江西省实施〈高等学校档案管理办法〉细则》第八条：“具备下列条件之一的高校应当设立独立建制的档案馆，规模较大的学校应设立档案处，实行两块牌子一套人马，合署办公……未设立档案处（馆）的高校应当设立综合档案科（室）”[6]。档案局与档案馆的职能、性质显然是不同的，但在1996 年并未将局馆合一管理体制修正进《档案法》。

高校档案机构人员配置影响因素主要有学生数、教职工数、档案馆藏量、档案服务项目和档案利用数量等多种档案工作量。以档案机构人员与在校学生比和人员与馆藏案卷比这两个主要依据来探讨人员编制方案，同时也考虑因业务分工设置工作岗位等相关因素有一定的合理性。员工与教师之比也是在高校编制框架内的可比数据，至于因馆而异的客观因素，如档案服务项目的基础与档案信息化的建设与水平等，也影响着档案机构工作岗位的设置和人员的调配。

（四）档案机构人员效益

编制的目的在于提高效益，随着国家政策的变化，高校规模的稳定，高校档案机构人员的经济效益目标将会被日益重视。有多少钱办多少事，也就是“配多少人”要与“做多少事”相联系。很显然，各高校档案机构的基础条件是有差异的，档案信息化和档案数字化等基础工作进展的程度是不同的，具体的工作业务因工作特色而存在一些差异，但整体的档案工作是基本相同，共性与差异性并存。人员配置也有成本，高校档案机构也有投人产出的经济效益评价，但必须而且也是能在比较中找到相关的效益指标，在以员生比等主要依据核定编制数以后，各相关业务如档案技术条件与档案管理水平、档案数字化程度、档案信息化建设基础等都可作为效益目标作为调节人员数量的依据。自从《高等学校档案管理办法》颁发以来，档案机构专业人员素质已有很大提高，高校档案机构已经形成了一支以专业本科及研究生学历为主流，以中、高级专业职称为基本，以中青年为主力的档案专业队伍，加强对档案机构人员的学历与学科背景、职称、年龄及性别结构的科学规划，建立有效的岗位业绩考核制度，完善岗位聘任制来提高管理水平与服务质素。

影响机构设置和人员编制的因素很多，各个学校的情况差异也比较大，如何做到客观并与实际情况相符，有一定的难度。在多元社会的今天，高校档案机构人员编制方案模式也应是多元的，随着研究工作的开展，研究资料和研究数据的充实，遵循符合档案机构业务规律，建立适应主管部门的发展要求，符合高校办学方针，适应高校的办学目标，适应档案机构的自身发展，建立长远稳定、分工明晰和结构合理的档案人员编制方案，充分发挥各类档案人员的专业特长，以精简的人员达到最高的管理效能，平衡各方利益，得到相关部门的认同，建立与学校岗位设置方案相适应的人员编制方案，推进我国档案事业的建设和发展。

（责任编辑：无尽藏）

[1] 教育部、国家档案局.《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部令第27号)[EB/OL]. http://www.edu.cn/ news_127/20080912/t20080912_325115.shtml.

[2] 教育部办公厅.《高等学校档案管理办法》解读[M].北京:高等教育出版社,2010.

[3]中编办、教育部、财政部.《普通高等学校编制管理规程(草案)》[EB/OL].http://www.doc88.com/p-401540544180.html

[4]教育部.《普通高等学校图书馆规程(修订)》[EB/OL].http://www.moe.edu.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/ moe_23/200202/221.html.

[5] 潘玉民,李云波.我国档案事业管理体制的三次改革[J].山西档案,1996,(6).

[6] 谭燕萍.论高校档案机构实行处(馆)合一的合理性[J].北京档案,2012,(5).

Analysis on the Factors of Personnel Allocation in University Archives Staff

Chen Shui-sheng

G271.2

A

1005-9652（2016）01-0061-03

陈水生（1965—），男，江西石城人，五邑大学综合档案室主任，副研究员。