档案管理系统在图书馆管理中的应用设想

【摘要】2015年3月，李克强总理提出了国家要制定“互联网+”行动规划，2015年上半年“互联网+”已经成为新闻媒体的十大新闻词之一。笔者人事图书馆管理工作多年，通过查阅相当文献资料，提出将档案管理系统应用于图书馆管理工作中的设想，进而实现互联网+图书馆管理模式。

【关键词】档案管理系统；互联网；图书馆；管理；创新

一、档案管理系统与图书馆管理工作的相似性

一是档案管理与图书馆管理基本属性比较相似。档案管理是指相关机构如企业、政府、学校等对单位和个人的资料与文档的分类和储存。图书馆管理也具有档案管理的一些基本属性，主要目的也是对各种类别的图书，运用科学的方法进行分类和存放。

二是档案管理与图书馆管理发展趋势比较相似。随着现代社会各类机构的增多和对信息收集要求的提高，目前档案管理的内容不只是归类纸质等实物资料，还会涉及动态的数据和图形视频等电子资料，甚至包括这些资料之间的关系信息和流程信息一一不只是其本身的属性和描述。这样就造成了现代档案管理的相对复杂性，而事实上也对传统的管理方式提出了更高的要求。

综合分析档案管理与图书馆管理的相似率，笔者认为，在“互联网+”的背景下，档案管理系统的成功模式，可以在图书馆管理中予以应用。

二、档案管理系统应用于图书馆管理中可能存在的问题

当前，档案管理系统的开发和应用已经取得了一定的发展和成果。在对国内外档案管理系统目前使用情况对比调查分析，我们发现，大多数企业和政府机构、学校等单位多采用软件定制的方式，根据自身档案管理的特点和要求采用不同的系统软件。有些是独立的系统，有些是与信息管理系统结合为一体，或者附属于信息管理系统。这些软件系统的共性是以档案管理为目的，以传统纸质媒体的图像化处理、储存为处理方式，把传统纸质媒体资料电子化管理，这样可以一定程度上节约了纸质的使用，大大降低了大力、物力成本。

同时，我们也应当看到，这样虽然节约了资源，但其管理内容是二维的，静态的，对资料之间的关系和动态化没能彻底解决。这样会造成在实际运用中，很多动态的图像资料不能很快地处理，导致了档案处理的不能及时解决，影响了使用的方便性和快捷性。其原因一方面是开发能力的缺失，譬如一些档案管理软件采用的数据库比较简单，使数据之间的关系不够密切；另一方面是在动态化管理档案的设计上没有理论的创新。对文档和资料没有很好的结构化，没有结构化的数据只能采用文件化管理的方式。

笔者认为，档案管理系统应用于图书馆管理中可能存在以下几点不足：作者简介：张永梅，新疆喀什伽师县图书馆。

其一，檔案管理的主要处理方式上基于文件系统，这种环境下用户对目录结构的没有标准化的操作，也没有遵守国家档案局设定的标准来进行限制。这直接导致了档案编号和取名的不够统一化，从而造成其可读性差。

其二，因为文件取名的随意性，用户无法根据其名字很好地判断文件的实际含义。这种情况下文件的使用者要具备一定的网络知识，对网络的架构、文件的具体路径才能进行访问和控制操作。这种要求对普通层面的用户有很大的考验，实际上，他们并不需要了解其网络架构和存储路径，他们最需要的是如何对文件进行读取、复制、删除、修改等具体操作。

其三，由于数据库比较简单，档案管理系统对数据的操作如查询和检索也太过单一。现在多数档案管理系统只能在现有的数据结构上操作，不能智能地选择构化新的数据形式。查询是数据管理的最重要的功能，其优劣直接决定了档案管理的性能。

三、档案管理系统应用于图书馆管理中的具体建设

档案管理系统应用于图书馆管理工作中，需要特别注意以下几点：

一是要更加重视安全性。网络给人们带来分享信息的方便的同时，也给数据信息的安全带来了威胁。随着电子图书馆的不断深入，在日常管理中，应该对不同用户所拥有的操作权限有更明确和细微的划分，需要特别加强对用户信息安全性防护工作，避免泄露用户信息。

二是要重视界面的设计。重视界面设计是所有软件开发的趋势，友好而明朗的界面一方面给用户方便熟练的运用，另一方面能给用户良好的心情，这对整日面对电脑的用户来也说是一种休息。

三是要重视系统的方便性、快捷性和人性化。人类对工具的使用无非是为了完成事情的更为节省力量和提高效率，对计算机和软件的使用亦是如此。因此档案管理系统在图书馆中的应用也要沿着更为方便、快捷和人性化的方向发展。

四是重视数据的导入导出问题。历史数据的批量导入和选择性提取数据的导出在未来图书馆电子管理系统中愈加受到重视，这也体现了软件对其他数据库或者办公数据软件的兼容性问题，很多单位都有其原先的电子式文档，如低版本的数据库，办公表格等，如能成功导入数据则为档案管理提供了极大的方便。