信息化背景下高校档案服务策略研究

康海君

摘 要：在新的时代背景下，档案是社会发展中的重要组成部分，并且其管理方式会随着时代的变化而不断发生变化，所以这就需要根据实际的情况对其做出适当的改革。与此同时由于我国现在的社会经济在快速的发展，这样很多高校在进行档案管理信息化的时候存在着一些新的挑战，针对这样的现状，就需要采取有效的服务策略对档案进行管理。本文主要对信息化背景下高效档案服务策略进行了详细的分析，希望对有关人士有所帮助。

关键词：信息化；高校档案；服务策略

1 概述

当代社会，我国的科学技术有了突飞猛进的进步，这样就促使现代化网络技术全面渗透到了各个领域和方面，其中高校是一个重要的组成部分，所以一定要不断的创新高校档案服务。

2 高校档案服务存在的问题

近些年来，我国的教育事业在不断的改革，但是由于我国运用科学的技术对档案管理的时间比较短，这样在使得其存在很多方面的问题，从而就促使其不能够发挥其应有的价值。

2.1 管理人员重视程度不够 由于档案管理的工作人员对其工作重要性的认识程度不够，在平时的工作过程中就会息事宁人，只要不出大的事情就好，而往往并没有将一些虽然细小但是比较重要的工作落实到实处，从而造成了高校档案信息化服务较差的情况。

2.2 标准不统一、发展不平衡 现阶段，对于一些开发出来的现代化档案管理系统，每一个高校所使用的计算机都是不同的，并且它们采用的软件也有很大的差异。与此同时尽管绝大多数系统所使用的功能都是相近的，但是由于其通用性能比较差、兼容性比较差，以及数据之间很难以交换，这样就不能够实现资源的共享，也促使高校档案管理的统一性和标准性比较差。同时还有一部分的高校进行档案管理的时候，主要是对档案的目录进行管理，这样在对档案文件进行考查的时候，往往就需要再通过查阅全文来进行了解，从而在很大程度上给高校档案管理的顺利进行带来了不小的麻烦。

2.3 数字化程度不够 随着科学技术的不断发展，在进行档案管理的时候，充分利用数字化的管理形式已经成为了一种不可阻挡的发展方向，对于高校档案管理也是一样。然而，在对高校档案进行现代化管理的时候，虽然也对计算机网络进行了一定的应用，但是主要只是利用了计算机的统计和记录功能，计算机还有非常多的功能并没有被利用到。这都是由于在进行高校档案管理的时候，对进行档案管理的相关计算机软件开发没有引起足够的重视，使得进行高校档案管理的数字化程度相对较低。

3 信息化背景下高校档案服务策略

3.1 提高档案信息化认识力度 随着科学技术的不断进步，在对高校档案进行管理的时候，也需要与时俱进。利用以前的一些传统管理方法进行档案管理已经不能满足学校发展的需求了，这就需要高校的管理人员首先对学校档案管理的重要性引起足够的重视，才能使得学校加大对档案管理工作的资金和技术设备投入。只有工作人员学好了信息化管理这些方面的经验和技术，才能确保将高效档案管理的信息化工作做得更好。

3.2 强化高校档案管理组织建设 要想对高校档案更好地进行现代化的管理，那么必须要做好相应的管理组织建设。现代化的高校档案管理还需要对管理系统进行更好地控制，一旦有问题出现能够及时地进行发现和解决，这都需要有一个更加规划、合理的档案管理组织作为基础和前提。

3.3 充分应用高新技术手段 为了更好地对高校档案进行现代化的管理，那么就必须要适应现代的发展潮流，尽可能的将高新管理技术手段运用到档案管理之中。对于高校档案管理来说，将电子计算机技术运用其中，是其进行现代化管理的标志。这是因为以前在对档案进行管理的时候，主要的管理方式是通过纸质记录来进行的，这种传统的管理方式已经跟不上时代的发展步伐了，越来越庞大的数据必须要利用电子计算机技术才能更好地进行记录和管理。利用电子计算机技术，无论是多么庞大的数据和资料都能更好地进行存储，并且还可以根据相应的标准来建立档案管理数据库。这样不仅能够对档案进行更好地记录和存储，在以后的管理过程中还能更加方便地进行查找和运用，从而不断提高高校档案管理的效率。因此，对于高新技术要尽可能的进行使用，并且在使用的过程中要对应用程序不断地进行更新，从而更好地保证现代化高校档案管理的实现。

3.4 不断完善和创新档案管理制度 对于高校来说，要想学校的档案管理工作更加信息化，能够更好地为学校和学生们提供服务，那么还需要对档案管理的制度进行不断的完善和创新。这样才能使得档案管理工作尽可能的少出现错误，同时还能保证档案管理工作能够与时俱进，不会跟不上时代发展的步伐。另外，在进行档案管理的过程中，需要对一些有关联的档案进行集中处理，从而不断提高档案管理工的效率。最后，作为档案管理的工作人员，还需要不断提高自己的信息安全保护意识，使得档案上面的信息不会因为自己的疏忽而发生泄漏，从而保护学生和教师们的个人信息安全。

3.5 提供双向服务 高校档案服务管理的根本是促进高校自身的发展，高校档案部门的主要职责是为高校后勤保障、学校教学、科研以及学生管理等相关工作提供优质服务。在高校教学管理过程中，高校档案服务管理的内容应包括以下几个方面：①为高校营造一种良好的学术研究氛围，适当增加创新研究工作。②为教学评估提供基础性的参考数据，同时应提供跨学科研究成果，还应该提供反映社会需求的相关材料。③在学生管理和培训过程中，应提高学生的基础教育素质以及专业素质，提高学生的社会适应力，创新研究的有关工作，创造良好的学术研究气氛。

3.6 培养专业的人才 现代化的高校档案管理离不开技术人才的支持，没有相应的技术人才来开展工作，那么高校档案现代化管理工作将会很难开展。这样就需要相关的部门加强对相关技术人员的培养，并不断加强他们现代化的管理观念。在进行管理的过程中，相应的管理人员要不断提高自己的计算机技术水平，同时还要不断地去吸取新知识和新方法，从而将高校档案的现代化管理工作做得更好。

4 结束语

综上所述，随着时代的不断发展，传统的高校档案管理方法不能与时代的发展相适应，所以必须要不断优化管理的方式，并且还要采用现代化的信息技术，与此同时还要不断地提高管理人员的专业素质。

参考文献：

[1]彭国云.社会化下的高校档案服务研究[D].华东政法大学，2012（12）：189.

[2]陈奕.提升高校档案服务功能之我见[J].当代教育理论与实践，2013（11）：156.endprint