浅谈信息化背景下的高校档案服务

丁成

摘 要：高校档案是高校本身宝贵的财富之一，也是保持师生持续提升自身能力的源泉和动力，当然这也关系到高校档案服务的质量，高校档案的服务不仅包括对档案的搜集、整理、保存，还包括用合理、便捷的方式向档案使用者提供，由于档案管理的信息化趋势，这对档案服务的质量提出了更高的要求，一方面要提升服务理念，另一方面要充分利用信息化技术提高服务能力和质量。

关键词：信息化；高校档案；信息服务

[中图分类号]：G27 [文献标识码]：A

[文章编号]：1002-2139（2016）-17--01

高校毕业生学籍档案是毕业生求职和享受就业服务的重要凭证，是干部人事档案的主要来源。加强高校毕业生档案管理服务工作是维护高校毕业生权益的需要，是保证干部人事档案真实性的必然要求。因此，高校要高度重视高校毕业生档案管理服务工作，努力提升高校毕业生档案质量和管理服务水平。

1.信息化下高校档案服务要求

在信息化社会如此发达的时代，不仅便利了人们获取资料信息，更对信息化大潮下的数据信息安全、信息客观真实提出了更高的要求，在积极满足这一要求的同时，才能适应高校档案服务的信息化发展。

1.1保护档案安全性

众所周知档案保护工作是为学校各项工作服务的。然而一些学校工作存在陈旧观念，过分强调为教育教学服务，在一定程度上导致了保护档案意识的薄弱，表现在对档案资料疏于整理和保护。一些领导不能将其与学校发展及各项建设密切结合起来，对档案工作的资金设备需求不予支持。由于大量文档处于不被有效管理的四处分散状态，不仅资源浪费，文档丢失、权限控制不明等情况屡屡发生，使得安全性无法得到保障。另外纸质文档的抗灾难性差。这与现代档案管理工作的信息化要求相距甚远，在信息的背景下更要保护有档案的信息安全。

1.2提供客观真实的服务信息

有学校就会有档案，档案是伴随学校的发展过程产生的。从整体来说，学校档案是学校发展的原始记录，是宝贵的文化财富；具体来看，学校档案是各部门、教师和学生在教育教学活动中保存起来以备查考的文字、图表、音像和其他各种形式的历史记录。然而，随着学校的发展和时间的推移，一方面档案的数量和形式不断增加和丰富，另一方面，档案的损失和毁坏现象也频频发生。严重影响了高校档案的客观性，真实性。

2.高校档案信息化服务策略

2.1积极建设现代信息化的服务理念

在现代信息化下，高校档案管理有了新的要求，其一是实行分类管理，规范档管理服务程序。在各类高校档案的管理中，由由于信息化的帮助，可以更好地进行分类管理，避免高校档案管理不变带来的档案服务质量低下的问题。其二是制定工作指南，规范档案转移、查阅手续。制定档案查阅、转移工作指南，方便学生查阅。一方面，一方面在学生查阅档案时，需要经过特定的程序、流程，尤其是重要的档案，不能随便带出、转移、修改等，必须经过一定的流程，才能保证高校档案管理的规范性、可信赖性。

2.2提高信息化服务能力

在广泛使用信息化的手段管理高校档案时，一方面应创新服务理念，完善规章制度。制定相应的《档案工作管理规定》、《档案人员岗位制度》、《立卷归档制度》、《档案借阅保密制度》等制度，严抓档案收集、整理、立卷归档、保管、统计、借阅、保密等环节，切实做到管理规范。优化办事流程，提升服务质量。设立学生查询“一站式”服务窗口，办事流程张贴上墙，实行查阅、登记、档案接转、注意事项等多种服务。针对个别大学生的特殊情况和实际需要，简化办事手续，实行可委托代办，最大限度方便服务对象。另一方面有效利用信息化带来的便利，提高工作效率。设立网上查询窗口，高校档案室可在两分钟内完成快速查询档案存入时间、个人情况、转出登记等相关信息，实现全程监督档案进出，有效保障档案的安全。

3.高校档案服务评价

在对高校档案管理服务的过程中，注重对高校档案服务方面的评价，首先要注重完善工作制度、机制，随着高校档案信息化的发展，档案资源也日益丰富。例如，近年来，许多高校档案服务建立了全面覆盖全校各单位、各部门的档案工作网络，使档案工作无死角；定期开展专兼职档案员培训；及时跟踪高校重要工作和重大活动，主动介入建立专题档案等等；其次要看是否充分利用网络手段，服务水平有无明显提高。将电子商务理念引入高校档案服务利用工作，可以发展适应高校档案服务利用特点的“高校档案电子服务利用系统”，基本覆盖高校档案的全部业务。档案利用者通过网上注册、身份认证、提交相关材料后，即可申请办理相关业务，有必要的可以开通了快递递送业务，免除了师生校友使用档案的奔波之苦。最后，信息化建设是否取得明显进展。目前已完成历史档案和其它纸质档案数字化加工有无巨大变化，更应关注高校毕业生成绩及学历学位信息数据库建立情况。例如，尽量在高校的办公自动化系统升级过程中主动介入，实现了文档一体化。

结束语：

高校档案对每个毕业生都是非常重要的，它记录和反映了毕业生从高中到大学阶段的成长过程、学识水平和德才表现，是学生时代的真实记录，是不可复制的原始材料。它将伴随毕业生走向社会，走向工作岗位，走向人生新的历程。因此提高高校档案信息化服务能力至关重要。

参考文献：

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