卫生类高职院校档案管理工作创新与实践

刘雪峰

摘要：随着计算机和信息技术的高速发展，卫生类高职院校的档案管理工作与现代职业教育发展、医药卫生体制改革存在着较大的差异，因此学校主管部门及管理者必须在不断提高档案意识和认识水平、转变思想观念、建立健全档案管理制度、加强学校在职档案人员学习和培训工作、提高专业档案管理人员素质、加强专业档案管理人员人才队伍建设、加大档案信息化建设的力度等方面下功夫，从而充分发挥档案管理工作在教育教学、科学研究、人才培养及校园文化建设等方面的积极作用。

关键词：高职院校；档案管理；信息化

中图分类号：G717 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2015）30-0084-02

与其他高职院校一样，卫生类高职院校档案管理也是学校一项很重要的基础性工作，其工作的好坏事关学校的教学、科研及为国家培养合格的卫生技术人才等。卫生类高职院校档案是学校在长期教学、科研、校内实训、医院实习等活动中日积月累形成的具有重要保存价值的文字、音频、视频及图片等信息资料。档案管理工作是学校管理工作的重要的组成部分。学校历史变迁、文化底蕴、人才培养、专业发展、办学特色、管理水平的高低等均可以档案管中体现出来。卫生类高职院校的档案管理工作跟不上国家现代职业教育与医药卫生改革的发展步伐，普遍存在管理模式落后等问题。

一、卫生类高职院校档案管理工作现状

1.地位低下，意识不强。卫生类高职院校注重以就业为导向，以提高教育教学质量为中心，学校领导往往不重视档案管理工作。相对于学校其他系部、处室人员配置，档案管理工作处于次要的地位，人员配备不合理，档案管理工作人员的地位较低等现象较突出。工作人员特别是一些懂得档案管理和数据库管理的技术人员缺乏，导致大量工作无法开展。档案管理工作被大多数人认为是技术含量较低的工作，其功能相对于资料存储室，没有引起学校各级领导的重视，档案室一般隶属于学办公室或图书馆，没有单独设置档案馆这个部门，因此没有一支高素质、高水平、专业结构合理的档案管理人员，经常出现重要的档案资料积压或归档立卷不及时，甚至遗失等情况。

2.基础设施落后，信息化程度较低。现代的档案管理应该配备现代化的电脑设备，提倡信息化、数字化和无纸化，从而真正实现档案记录、收集、归类、整理、编目等工作全部信息化和数字化高科技管理。卫生类高职院校普遍存在档案室面积不达标，档案室没有配备相应的储藏设备如档案密集柜、空调、去湿机等设备，图片资料、音频和视频资料、实物等不可复制的档案资料更是没有储藏保护的设施。信息化程度较低，主要是手工检索，查准率、查全率低且档案的处理速度较低。

3.机制不健全，利用率低下。档案管理工作更多强调的是资料收集、整理及保管，如党行、教学、科研、财务、基建等档案资料为主，但卫生类高职院校档案管理紊乱、没有秩序，机制也不健全等现象比较突出，具体表现为照片、音频、视频、实物等档案资料严重匮乏或根本不收藏，体现学校办学特色的档案资料收集不全或没有收集，即使有一些，也常常由于保管不当等原因而出现丢失、损坏或失真情况。体现卫生类高职院校办学历程的实物如老式氧气瓶、心电图机、老治疗车、输液器、注射器、X线机、A超议等，由于保护意识不强加上新校园搬迁等原因，很多学校几乎丢失怠尽。往往不太重视其利用，利用面非常狭窄或利用程度不够，没有充分利用其在教学、科研、校园文化建设等方面的作用，普遍存在“重保管、轻利用”的理念，造成重藏轻用的局面。

二、卫生类高职院校档案管理的创新

卫生类高职院校档案是我国卫生职业教育事业发展的积累，对档案管理工作的改革与创新，对培养高素质技能型卫生技术人才、促进社会主义精神文明和文化建设等方面具有重要意义。

1.提高意识，转变观念。我国的《档案法》颁布十余年，但学校师生员工，特别是普通教师和行政管理人员中真正了解该法律法规的人寥寥无几。由于档案管理工作涉及面较广，几乎涵盖学校各系部、处室。首先是学校的党政领导必须高度重视档案管理工作，将档案管理工作纳入重要议事日程，使其与教育教学、科学研究、学生管理、招生就业等工作同步发展。档案管理部门要主动出击，走出去，大力开展档案知识的教育、普及与宣传工作，可以通过多渠道、多方式如知识讲座、知识竞赛、业务培训、网站、印发宣传资料等，不断提高师生员工档案意识，使广大师生充分了解档案的基本知识、档案的实用价值、档案对学校发展与校园文化建设的作用，不断提高广大师生员工对档案法律法规的掌握，不断提高档案管理的参与意识，不断增强其努力做好档案管理工作的紧迫感、主人翁责任感，不断增强其参与档案管理工作的积极性和主动性。促进使其积极参与到档案资料的记录、收集、归类、整理、保管等相关工作中来。

2.提高人员素质，加强人才队伍建设。档案管理工作的关键是必须加强档案管理人才队伍的建设，必须合理配备档案管理的专业人才。我国绝大多数的高职院校尤其是卫生类高职院校的档案管理人员的年龄、学历及知识结构不够合理，应该引起教育主管部门及高职院校领导的高度重视，必须采取强有力的措施加强学校档案管理的人才队伍建设。必须提高档案管理人员的能力、素质及水平，学校档案室必须配备充足的档案专职管理人员，吸收热爱档案工作、业务能力强、思想觉悟高的年青人从事档案管理工作。努力提高现有档案管理人员的专业技术能力和水平，不断加强档案管理工作人员在岗培训，鼓励档案管理人员“走出去”，积极参加国内外学术交流活动，或参加短期培训班，不断加强横向联系，组织档案管理人员到档案管理做得好的兄弟院校参观取经，取长补短，从而开阔其视野。同时加强档案管理者的创新意识、管理意识，努力打造一支政治觉悟高、思想和业务过硬的高素质档案管理团队。

3.实现信息化管理。过去的档案管理对象主要是纸质档案，随着计算机、网络技术的高速发展，数字化和电子化的档案代替传统的紙质档案是目前档案管理工作的必然趋势。国家提倡档案管理的信息化管理，并对档案管理信息化制定了相应的标准，提出了具体目标。为了满足档案管理的信息化的要求，要求高职院校利用现代化的信息技术对档案资源进行筛选、传输、存储、处理，从而促使学校的档案管理向数字化、网络化和信息化方向发展。高职院校档案管理实现信息化管理可以使档案管理的信息进行广泛传播、交流、共享和利用，从而提高其社会效益。实现档案信息化管理首先要加强信息网络基础建设，必须投入一定的资金购置软硬件设备，如先进的计算机、高分辨率扫描仪、高性能的网络、数字化档案管理软件，同时必须将档案管理的信息化建设纳入学校的数字化校园建设的规划中。必须建立一支档案管理信息化的专业团队，该团队必须由档案管理和计算机技术跨专业复合型人才构成，这样才能确保团队成员可以运用计算机信息技术对数字化和电子化进行编辑、处理、传输、调阅及储存。学校可以培养在职档案管理人员的专业素养或引进档案管理专业人才来实现团队建设任务。学校应努力开发档案信息资源，建设档案管理的网站，将纸质档案转换成数字化的电子档案，并开展个性化的档案服务，目的是使用户能够快速、便捷地使用档案信息资源。学校通过建设OA系统，不断提高档案管理的现代化、信息化水平和服务效率。

三、结束语

卫生类高职院校档案管理创新，学校主管部门及管理者必须提高档案意识和认识水平，转变思想观念，建立健全档案管理制度，加强学校在职档案人员学习和培训工作，提高专业档案管理人员素质，加强专业档案管理人员人才队伍建设。努力改变档案基础设施落后、信息化程度较低的现状，尤其是加大档案信息化建设的力度，同时充分发挥档案管理在教育教学、科学研究、人才培养及校园文化建设等方面的积极作用。

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