程序化 规范化 制度化 科学化——办公室工作中的“十二字工作方针”

文／吉林大学　王浩百

程序化规范化制度化科学化
——办公室工作中的“十二字工作方针”

文／吉林大学王浩百

只要能做到对繁杂的办公室工作分门别类的进行梳理，不断总结、凝练和提升，在看似狭小的管理空间内同样可以践行科学发展观，成为群众的贴心人、领导的好助手。

办公室业务；程序化；规范化；制度化；科学化

办公行政事务经常被许多人看作是繁琐教条的代名词，从事行政工作的人也就被看作谁都能做的“勤杂工”，而这些专门处理各种办公行政事务的“勤杂工”的工作场所当然就是办公室。其实，办公室工作并不像想象中那样简单，在这里想要做好一件小事都可能考验到一个人思维方式是否具有逻辑性，可能因为一个细节性工作的成败，就导致赢得或失去领导和群众对我们工作能力的认可。因此，在埋头工作的同时，还要不断反思和总结，进而不断凝练和提升，只有这样，办公室工作者才能成为办公室管理者。

办公室基本工作可概括为四大类，行政管理、文秘办公、人事劳务和会计财务。每类工作又可分出若干子项，各项工作既要依据相关政策法规，又要根据实际情况，因此处理方法千差万别。要想把这些工作做到完美，必须把握“十二字方针”，即：程序化、规范化、制度化、科学化。

一、程序化

“程序”来源于计算机专业知识，定义为指令的集合。数据经过程序的运算和执行，最终才能得到结果。于是，需要办理的行政事务可看作是这个数据，办公室的有关规定就是程序，事情得到妥善办理就是运算结果。可见，那些代表了程序的有关规定是办公室存在的灵魂，没有程序就没有了规矩，数据经过运算就可以得到任意的结果；没有了有关规定，办公人员工作就失去了依据，需要解决的行政事务就只能靠主观臆断了。

这里以吉林大学校办接收上级来文并下达相关精神为例，解读程序化在文件流转过程中的重要作用。首先，机要人员取件，文秘人员登记备案并粘贴文件处理卡，然后主管文秘工作副主任填写拟办意见，文秘人员再根据拟办意见呈文给指定校领导，校领导阅批，文秘人员按照领导的批示通知基层机要人员取走文件并签名登记，最后按照领导批示的日期督办文件精神的落实情况并提交督办结果。看似复杂的程序化运作，在整个文件流转过程中确保了上情下达各个环节的连续，确保了密级文件的安全，更确保了上级精神能扎实地落到实处。

二、规范化

程序化的对象是一件事务，而规范化的对象则是事务体系。从规范化的定义分析，“规”乃规矩，“范”乃典范，规范化的字面解释就是符合规矩并按照典范那样去处理事务，把所有事情都程序化的进行处理就形成了规范。因此，规范化是连续而普遍的程序化。规范化的行政工作要求每个细节都要走程序，并使之成为典范，最终使办公室成员养成一种善于利用有关规定妥善处理实际问题的工作习惯。

规范化建设在日常行政工作中具有重要作用，这里要从办公室工作的自身特点说起。办公室工作的确是门类众多，大到本部门重要会议的组织和筹备等工作，小到为群众查一个电话号码这样细节的工作都有。如果办公室成员养成了规范化的工作习惯，那么，在大型活动的组织过程中，就能做到从大处着眼，小处入手，按章办事从而万无一失；看似繁杂的日常工作也会变得有板有眼，井然有序。

三、制度化

什么是制度化？制度化就是群体和组织的社会生活从特殊的、不固定的方式向固定化模式的转化过程。所以，制度化是高级的规范化，是经过论证的可以形成书面材料的行动指南。如果说规范化的目标是一个人程序化的工作，那么，制度化的目标就是全体成员的规范化工作。

制度化一旦形成，就对办公室成员提出了明确而且细致的工作要求，每个人处理问题的方式就不再是游离状态。在处理一项办公事务的过程中，尽管是不同的个人在接力式的向前推进，但他们会有相同的办事程序，因此在工作过程中彼此就有了完美的承接性和协调性。好比一部汽车不可能由一个人制造出来，那为什么甲生产的发动机能严丝合缝的吻合到乙生产的车架上呢？这是因为他们都按照同一套设计图纸生产了不同部件。我们的制度就是这套了不起的图纸。图纸量化了发动机固定过程中用到的一切参数和技术指标；同样，制度也明确了办公室成员对待某一项行政事务时具体的工作职责和办理程序。

四、科学化

中国共产党十六届三中全会提出了科学发展观，并把它的基本内涵概括为“坚持以人为本，树立全面、协调、可持续的发展观，促进经济社会和人的全面发展”。这里提出的科学化就是科学发展观针对行政工作领域的具体体现。尽管工作中经过反复论证进而形成了具有权威性的规范和制度，然而办公对象的变化、随着时间而发展的情况的变化必然导致我们的规范和制度的不断更新。因此，科学化是程序化、规范化、制度化工作的最好的补充，是行政工作能够不断适应新发展、新要求的有力保障。

[1]苏秀章.论高校办公室管理创新的内涵及其特征[J].山东省青年管理干部学院学报,2005(7).