浅谈医院现代化建设中的档案管理

文/永州职业技术学院附属医院 唐亚萍

从医院的角度进行分析，档案主要是指医院在开展医疗管理活动中所形成的各种文件和专业资料。在医院的医疗管理活动中，档案管理工作占据着重要的发展地位，其是医院内部管理的核心关键，能为医疗管理工作提供理论依据和参考资料。医院必须高度重视档案管理工作，加强管理力度，才能提高医院现代化建设水平，才能促进医疗事业的可持续发展。然而，医院在开展档案管理工作的实际过程中，仍然无可避免的存在一些制约因素，这些因素逐渐演变成阻碍档案管理工作开展的相关问题，严重降低档案管理质量。新时期下，医院应从实际情况出发，找出档案管理存在的常见问题，建立规范的档案管理工作秩序，规范人员管理体系，以更好的促进档案管理工作现代化建设发展。本文就医院现代化建设中的档案管理谈谈看法。

一、现代化医院档案管理的重要意义

档案作为医院医疗服务管理活动中最重要的资料，记录着医院建立以来的各种信息，包括历史病例、人事档案资料等等，这些信息不仅对医院的各项医疗服务活动有着十分重要的意义，更能在一定程度上推动医院医疗技术和医疗事业的发展。一直以来，医院都把档案作为医疗服务活动的导航，医务人员可以通过对档案资料进行分析，加强对医院发展现状的了解，从而制定明确的工作规划和工作目标。可见，伴随着医院医疗建设规模的不断扩大，如何加强档案现代化建设工作已成为医院医疗管理质量评价的一大指标，现代化医院档案管理工作显得越来越重要。

二、现代化医院建设中档案管理存在的主要问题

现阶段，国内的许多医院在管理档案过程中仍然沿用传统的“粗放型”管理手段，不但影响管理质量，更是引发管理混乱、档案外泄等管理不当问题，严重制约了现代化医院的建设。问题如下：

（一）医院高层重视程度不足，缺乏有效管理机制。当前国内相当多的医院对档案管理工作的认识存在偏差，高层领导对档案管理工作的重视程度不足，未能充分认识到档案是医院的财富，做好档案管理工作，是相关档案管理工作者的历史使命。档案管理工作是一个复杂的、系统的工程，需要设立专门的管理机制，才能更好地落实。然而，在部分医院档案管理工作中，尚未建立统一的档案管理体系和制度，部分传统的制度也有待进一步改进与完善。医院高层对档案管理的重视程度不足，档案管理机制的缺乏，使得档案管理工作地位日趋弱化，这在一定程度上制约了档案管理工作的开展，严重影响了档案医院医疗管理质量。

（二）管理制度不完善，缺乏制约协调机制。医院的档案管理工作，仍旧在沿用“一条龙”管理模式，即是指负责该项工作的工作人员，其所取得的档案资料由其去装订成册，并自行保管。在这种管理模式下，如果工作人员出差、调走或者转行，那么其所负责管理的档案资料就会受到使用限制。离岗人员对档案资料交代处理不善，接人的管理人员，没有向前负责人了解档案资料的使用，极容易导致混乱管理问题。

三、医院现代化建设中档案管理问题的改进策略

（一）更新观念，实现管理理念现代化。正确的现代化管理理念对于档案资源的利用具有重要的指导意义。伴随着电子档案的出现，以及信息化管理技术的深入发展，给医院档案管理环境造成了很大的影响，新型档案载体的保管面临着新的挑战。一方面，档案管理人员必须脱离传统人力手工管理理念的禁锢，着眼于现实，不断创新档案管理理念，自觉加强档案存储、加工、传递、服务和利用工作，并且在现代化管理理念的催化作用下充分发挥档案资源在医院医疗卫生事业中的服务功能。另一方面，虽然电子档案有很多优点，但是目前的管理模式、信息载体和技术的不稳定等等因素，比如一些作为凭证的资料，一些法律效力的文件，签章等，必须以纸质形成存在。故此，档案管理人员在开展档案管理工作的过程中，不能全盘否定纸质档案，而是纸质档案与电子档案结合，做到两者相互完善，共同存在。

（二）完善制度，营造良好档案管理环境。制度是医院一切医疗服务管理活动的基础和保障，一套规范的制度能医务人员进行行为约束，从而改变他们的工作态度，提高工作积极性。同样的，在医院的档案管理工作中，需要一套完善的管理制度，才能为档案管理人员营造良好的管理环境，从而规范他们的工作行为，提高档案管理质量。因此，一方面医院可以把档案管理工作实现“三纳入”“四同步”，即：纳入计划规划、管理制度以及相关负责人职责范畴；实现布置工作、检查工作、总结工作和验收鉴定工作的同步。另一方面，医院还可以建立一套科学合理、操作简单的激烈机制，对档案管理人员进行绩效、能力、考勤等方面的综合考核，对一些工作积极性高、成绩突出的人员给予一定的奖励，形成一个良性的竞争环境，从而调动工作人员的工作积极性和竞争意识，以全面提升档案管理质量，加快医院现代化建设步伐。

（三）加强建设，促进档案管理技术现代化。医院传统的档案管理模式下，依靠人力手工为主，随着科学技术的飞速发展，网络技术的普及，人力手工管理已难以适应现代化医院建设发展的需要。医院应加大资金投入，加强档案管理的基础设施和办公设备建设，已逐步实现档案管理电子化、自动化，发挥现代科技的优势提高工作效率。首先，从国家对医院档案管理建设的标准出发，配置档案管理所需要的办公室、阅档室以及资料库等，并且添置工作所需的计算机、档案密集架等。其次，还要进一步加强档案的保护工作，可添加除尘器、消防器材、安全监控器等设备对档案进行保护。最后，引入符合医院档案管理工作的现代化软件技术，并加强档案管理人员的培训工作，强化他们的管理技能，除了扎实的档案管理专业知识外，档案管理人员还需要懂得运用现代化的信息工具，提高工作效率，以顺应时代发展的潮流，以全面提高档案管理现代化水平。

（四）优化服务，提高档案利用价值。档案管理的根本在于开发和利用，在医院现代化建设的历程中，档案的传统服务方式与现代服务方式之间依旧呈现出强烈的互补性，正确处理传统服务方式和现代服务方式之间的关系，有利于加大档案的开发和利用力度，提高档案利用价值。为此，医院应从档案的开发和利用出发，优化服务方式，不断加强和改进，使医院的档案资料得以物尽所用，进而为医院的经营管理提供所需的信息数据，以便于医院了解、分析医院医疗服务状况。这样一来，医院就可以通过对档案的开发和利用，提高档案的利用率，为医院经营决策提供有价值的信息。

四、结语

医院的档案管理包括了医院医疗服务事业经营发展所需的各种档案资料，对于现代化医院建设而言，档案管理工作已经成为了医院内部管理工作的重难点。伴随着社会现代化进程的不断加快，档案管理工作对于医院医疗事业的发展显得更加重要，为了更好地实现医院的现代化建设，相关部门一定要加大档案管理工作的重视力度，从而促进医院的健康发展。

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