浅谈高校学籍档案的本质属性与学籍档案管理

文/西安航空学院　李红梅

浅谈高校学籍档案的本质属性与学籍档案管理

文/西安航空学院李红梅

【摘要】随着当代社会高校学生人数的增加，学籍档案成为教学任务中较为关键的一部分。研究学籍档案的本质属性，科学合理地管理学籍档案成为高校学籍档案管理者的一项十分艰巨的任务。

【关键词】学籍档案；本质属性；高校

近年来，全国高校普遍扩招，导致在校学生及毕业生数量急剧增加，学籍档案的数量也随之增加，只有妥善管理大量的学籍管理，才能使各高校工作顺利进行。因此，如何进行学籍档案的管理成为当下学籍档案管理者们普遍关注的问题。

一、学籍档案的本质属性

（一）学籍档案的产生。自改革开放以来，我国教育事业也蓬勃发展起来，各高校争相进行招生扩招，很多高中毕业生得以进入大学校园，接受更高等的教育，但是近几年高校毕业生大量涌入社会大环境，导致我国就业压力巨大，很多企业都十分看重学历信息，包括学习成绩、毕业学校、有无学籍处分等。

而学籍档案是由学生自进入高校就形成的文件，比如，在刚进入高校就会产生新生入学登记表，学生学籍信息卡，在每年都要更新的学籍档案是登记每学期学习成绩的学生成绩总册，在校学生健康登记表、在校学生思想品德考核表等。还有一些因发放优秀奖学金或者评定一些优秀称号而形成的奖励档案信息，部分学生还会因为想要出国或因学习成绩不及格而导致留级、休学、退学等后果而产生学籍信息变更档案。这些学籍档案将会跟着高校学生一直到毕业，进入工作岗位。

（二）学籍档案的本质属性。学籍档案主要有三个本质属性：原始性、记录性、历史性。

1.原始性。学籍档案的原始性主要体现在学生在刚入学，学籍档案就会随之产生，而且不被修改。学籍档案记录的是教学管理部门在登记学生各种信息时，都是最原始形成的，没有经过任何应用。话句话说，学籍档案所记录的信息完全是有关高校中新入学的学生基本信息的第一手资料，不容许有任何错误，防止给以后的检索、转接工作带来不必要的麻烦。在学籍档案中，保留着学籍管理者、老师、学生的原始笔迹，而正是因为学籍档案的原始性，学籍档案才使学生在找工作时的个人信息更具证据性，使企业更愿意相信个人信息的真实性。

2.记录性。学籍档案贯穿学生在高校的整个阶段。学籍档案是用定期采集和记录学生信息的方式来保存学生有用的信息。在学校最常见的记录功能是各学期的成绩记录。从入学到毕业的每个学期末，都会形成一个学生成绩单，而这个学生成绩单会自动由学籍信息管理者载入学籍信息中，这个成绩单不仅包括了有几个学期、几门课。还记录了具体科目的成绩，因此，在考研中，所报考的院校更愿意查看学生在学士阶段汇总的成绩单。而在企业招聘时，企业也根据学籍信息中成绩单的优劣作为招聘的比较重要的评判标准。

3.历史性。学籍档案的历史性主要表现在学籍档案，它反映的都是学生在过去的时间里所取得的一些称号或者成绩。学籍档案以时间为轴，记录了一系列教育过程中的学习面貌，比其他记录信息更加全面、系统。而学籍档案的历史性也满足了学校对学生的管理工作的需要。

二、学籍档案管理存在的问题

虽然现在互联网的发展带动了整个社会的发展，同时对学籍档案管理也带来了很大的便利，但是由于一些学籍档案的硬性要求，需要只能使用纸质版的文件归档，或者由于一些高校对于学籍档案管理的不重视，导致现在学籍档案管理中还是存在一些问题有待解决。

（一）学籍档案管理方式落后。由于学籍档案数量太多，原始的纯手工记载和检索方式已经完全不能满足需求。大量的数据导致根本不能完全手工记录下所有的信息，即便记录下来，在以后的查找需要时，也不能迅速的找到相应的档案信息。如果检索者不能把确切的学籍档案的信息，仅凭手工查找，会花费很多时间，大大影响了学籍档案管理的效率。

（二）学籍信息可参考性不高。在经历过大学阶段的学生，都会记得老师给班级中所有人的评语几乎全是一样的。因为学籍档案关系到学生以后的就业问题，招聘单位只能根据思想品德考核表的评语来判断应聘者的品质。如果大学老师评语给的太差，会直接影响到学生就业。所以很多高校在毕业生信息登记表中选择内容空泛、不具有实际意义的评语。但是这样的学籍信息太缺少真实性，不能够完整的反映出企业比较看重的社交能力、创新能力、实践动手能力等以后能够在工作中良好表现的综合素养。

（三）学籍原始档案不易保存。有些高校由于对学籍档案的管理力度不够，或者有些学籍信息必须要求纸质版而不能使用电子版，导致大量的纸质版原始档案堆积起来，不易整理和保存。正是由于纸质版，导致书写格式不同，书写的工具也不同，有圆珠笔、钢笔、签字笔、还有铅笔等。时间久了，有些学籍档案中的字迹就会出现模糊，还有的因为采集学籍信息时的疏忽，缺行少栏，或没有依照采集的具体规定采集，使纸质版的学籍档案信息出现问题。而纸质版由于受潮、见水等客观因素会产生损坏，具有十分重要参考价值的学籍档案的质量在使用时大大降低。

三、如何加强学籍档案的管理

（一）提高学籍档案管理者的工作能力。要想加强学籍档案的管理，首先应提高学籍档案管理者的办事能力，对学籍档案管理者提出更高、更严的要求。在高校内不断推行教育改革后，高校内学生的学籍档案的管理工作越来越细化，各大高校只有采取相应的培养措施，进一步提高学籍档案管理者的管理能力，才能满足学籍档案越来越复杂的需求，才能使学籍档案管理具有高效、专业的水平。高校可以定期给学籍档案管理者进行技能培训，通过技能培训的平台，进行学籍档案管理的工作探讨活动，不断补充学籍档案管理相关的技能和常识，更深入地理解学籍档案管理的意义，并能够全身心的投入到管理工作中去。

（二）强化高校学籍管理的管理制度。学籍档案之所以会出现格式不统一、信息缺失的原因之一在于对高校学籍档案的管理制度不够严谨，高校应该建立起更为严格的学籍管理制度，搞好学籍档案的管理工作。

第一，应建立起良好的学籍档案的登记制度，学籍档案的管理者应该对学籍登记人进行真实的、具体的登记、核对、整理工作，认真检查登记人所带的证件信息与档案材料是否一致，保证登记人的登记信息没有虚假、伪造信息，以减少以后的学籍档案管理过程中的不必要的麻烦。在进行学籍档案的登记工作完成后，应该让登记人进行多次确认信息后签字，保证自己登记工作的准确无误。因为很多时候，由于学籍档案过多，导致负责学籍档案的登记工作的管理者出现一些小的失误，需要登记人自己去检查一遍。

第二，在建立好良好的学籍档案登记制度外，还应该建立起良好的档案材料的采集、查看的制度，保证学籍档案的完整性。学籍档案管理者应该定期对学籍档案的所有人进行回访采集信息，针对学籍档案的时间、内容进行重新确认，保证档案时间的正确性和真实性，以及档案内容的完整性，实现学籍档案管理的完好保存。

（三）现代化技术的引入与使用。在学籍档案管理改革中，最重要的一点是网络技术的引入，很多学籍档案由传统的纸质版变为电子版，有效地节省了登录和检索时间。电子版学籍档案的引入，可以使传统的静态的分散信息转变成可增减的动态信息，是学籍档案管理工作与现代化技术接轨，在不断探索中寻找进步，互联网的使用切实地给学籍档案管理工作提供了便利，推动了学籍档案管理的发展。但是在使用现代化技术的同时也应该注意学籍档案的原始性和记录性，在填写电子学籍档案使，应该让学生认真去对待，因为电子版学籍档案可以反复修改，导致网络资源的占用率十分高。所以高校应做好电子版学籍档案的填写期限的规定。在学籍档案填写的规定日期内，必须完成对所有登记者的信息采集工作。对于延时或者填写信息失误的学生，可以根据具体情况进行一定时间的延缓。在对学籍档案信息进行检索时，购买专门的档案信息管理软件，将学籍档案的目录条目录入到计算机存储器内，统一交由学籍软件管理中心管理。使电子版学籍档案与纸质版学籍档案结合使用，保证学籍档案高效、准确的登记、检索工作。

（四）提高对保护学籍档案的重视。一方面，学籍档案管理者应该提高对学籍档案的保护意识。管理工作的好坏，直接影响到学籍档案质量的好坏，管理者应该具有良好的学籍档案管理意识，充分认识到学籍档案管理工作的重要性及紧迫性，才能把登记、记录、检索工作认真完成，保证学籍档案管理工作顺利高效进行。在开展学籍档案管理工作时还应和各部门及时沟通、合作，完成各项管理任务。只有充分重视保护学籍档案，才能保证纸质版学籍档案的完整性，才能保证整个学籍档案管理流程安全可靠地实现。

另一方面，学生对于学籍档案应该充分重视，因为他们手中的学籍档案，直接影响他们的就业。因此，对于学籍档案应该树立良好的保护意识，在填写电子档案时，及时配合学籍档案管理处的工作。在核对成绩登记表时，同学之间的成绩对比，以及应聘时面临企业对成绩单的看重程度，还能有效促进他们的上进心，提高他们学习的动力和热情。让他们实际的看到各种学籍档案的作用，才能提高他们对学籍档案的保护意识。

四、结束语

本文主要研究了学籍档案的本质属性，并结合现在普通高校在学籍档案的管理中存在的普遍问题，提出几种加强学籍档案管理的措施。充分做好学籍档案的管理，使学籍信息保持完整和可用性，满足毕业生和社会岗位的需要。

参考文献：

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