论档案的定义及其本质属性

严永官

摘 要：我国在档案定义研究中存在的主要问题，就是在定义中删除了不该删除的内容和把着眼点放错了地方。档案本质属性应具有唯一性，并在定义的表述中不能省略。档案的本质属性是客观存在进入人们认识领域的结果，档案本质属性应返璞归真为“归档保存”。

关键词：档案；直接形成；本质属性；归档保存

笔者在《一部有益于档案学基础理论研究的探索之作》（见刊于《档案管理》2016年第6期）一文中，通过对该书论述特色的分析，认为其对档案学基础理论研究做出了有益的贡献，但这并不说明就完全赞同刘先生书中的观点。其中对“档案的定义及其本质属性”“档案形成在前”（已经由“档案不可能形成在前——与刘东斌先生商榷”一文，见刊于《档案管理》2015年第5期，所以此次不再骜述）、否认“档案是由文件转化而来的”等观点均有不同的认识。为此，本文仅就对档案的定义及其本质属性谈些基本认识，以与刘先生商榷。

1 《档案直接形成论》关于档案的定义及其评析

1.1 《档案直接形成论》给档案下的定义。刘先生在该书第二章“档案”中首先指出：“为什么档案界不断地给档案重新定义？为什么有140余种档案定义？为什么要放弃‘文件作为档案的属概念？为什么要采用‘原始记录‘文献‘信息‘材料‘集合等作为档案的属概念？答案就是‘文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的观点不能正确客观地反映‘档案这种现象。”（29页）

针对我国有关档案定义的沿变，刘先生对“档案”这一概念给出了自已的认识。该书在第五章“档案学逻辑起点”中的“关于采用‘档案概念的问题”中指出：“那么，在本书原始记录性逻辑起点下的三个档案定义：1.档案是原始记录；2.档案是原始记录性文献；3.档案是原始记录性信息。它们都可以作为本书的基本档案概念，关键是其内涵‘原始记录性”（125页）。

1.2 对《档案直接形成论》中档案定义的评析。笔者认为，刘先生这样给档案下定义是不科学的，其定义的结果也是难以准确的。

1.2.1 “档案是原始记录”不是科学意义上的定义。从这个定义来看其结构并不完整，乍一看“档案是原始记录”好像是挺完整的一个定义，即“档案”是被定义概念，“记录”是属概念，“原始”是种差。但根本的问题是本书的一个基本观点就是“原始记录是档案的本质属性”，即：“原始记录性是档案固有的本质属性。档案的原始记录性是在其形成过程中生而造就的，而不是后来转化出来的，也不是从文件那里继承下来的。”（54页）所以从本书的论述环境来看，“原始记录”就成了一个有机的整体即档案的本质属性，于是这个定义的属概念无形之中就被偷走了（在其后两个定义中分别有“文献”“信息”作属概念），于是实际上就成了一个没有属概念的不完整的定义。

1.2.2 三个定义的属概念不一。刘先生在对档案下定义时从三个不同的范畴入手，将“记录”“文献”“信息”三个概念作为档案的属概念。该书在第五章“档案学逻辑起点”中指出：“如果将‘档案限定在‘记录范围内，那么，可这样定义：档案是原始记录。”“如果将‘档案限定在‘文献范围内，那么，可这样定义：档案是原始记录性文献。”“如果将‘档案限定在‘信息范围内，那么，可这样定义：档案是原始记录性信息。”（126页） 在同一本专著中的同一论述切口下采用三个概念来作为档案的属概念是不够严谨的。

所谓“属概念”，“亦称‘上位概念，与‘种概念（下位概念）相对，在具有从属关系的两个概念间，外延较大的概念。”[1]如果在一本书中将档案定义中的属概念做出三种不同的论述，那么档案定义的属概念到底是什么呢？

再者，在这三个概念中“文献”和“信息”显然不合科学：“文献，是指以文字、图像、公式、声频、视频、代码等手段将信息、知识记录或描述在一定物质载体上，并能起到存贮和传播信息情报和知识作用的一切载体。”“现在通常理解为图书、期刊等各种出版物的总和。”[2]看来我们所论述的档案显然超过了文献的范畴。而“信息，是指音讯、消息、通讯系统传输和处理的对象，泛指人类社会传播的一切内容。”“文字、图形、图像、声音、影视和动画等不是信息，而文字、图形、图像、声音、影视和动画等承载的内容才是信息。”[3]我们所说的档案是载体、记录方式和内容三者的综合体，而档案承载的内容只是我们日常所说的“档案信息”而已。相比之下，在这三个属概念中，只有“记录”比较合适，故在下文中也采用“记录”作为档案的属概念。

1.2.3 三个定义的种概念过简。“种概念”“亦称‘下位概念。与‘属概念（上位概念）相对。在具有从属关系的两个概念间，外延较小的概念。”[4]种概念的表述结果是将被定义项的这个种概念与同属于其他同级种概念在内涵上的差别揭示出来，即种差，且其中必定有一项种差是被定义概念所反映的对象同其他对象的本质区别。在刘先生给出的档案定义中的种差显然太过简单，从而无法很好地揭示档案的属性乃至本质属性。假如我们设想刘先生是为了将种概念表述得精炼到极致的话，那还真是只有“归档保存、挑选、整理、鉴定等等”，抑或是其他相类似的表述才会相对准确一点儿（关于这一点会在后面“档案的本质属性”一部分中详细论述）。

2 《档案直接形成论》关于档案本质属性的论述及其评析

档案本质属性到底是什么？这是一个多年来一直在档案学理论研讨中比较突出的问题，而且从档案学理论尤其是基础理论的发展来看，档案本质属性又是一个无法回避的重大问题。

2.1 《档案直接形成论》中对“档案本质属性”的论述。该书在第三章“档案的本质属性”的第一节中，从分析原始记录性、直接历史记录事后有用性、原始记录性材料内容的潜在有用性、历史再现性、可追溯性等五个方面的“原始记录性说”类，以及备以查考性、归档保存性、三属性的交集、结构、鉴定和整理、内在有机联系性、非现行性等七个方面的非“原始记录性”说类入手，对档案本质属性的现有研究做了较为全面的综述。并继而得出结论“原始记录性是档案固有的本质属性，档案的原始记录性是在其形成过程中生而造就的，而不是后来转化出来的，也不是从文件那里继承下来的。”（54页）并在第五章“档案学逻辑起点”中讲到，“而‘原始记录性既具备了逻辑起点的四个要件，又将档案的本质属性、档案定义的核心内容包含在内，这一抽象概念满足了哲学对理论逻辑起点的描述和规定，可以说应该是档案学的逻辑起点。”（104页）

为了说明“原始记录性”是档案本质属性的正确性，作者在该书63-68页分析了“档案本质属性是原始记录性的认识危机”后，仍然得出结论“档案的本质属性是原始记录性”，指出“档案的原始记录性反映了档案的本质特征，它是档案与其他材料最根本的本质区别。”（75页）“原始记录性是档案固有的本质属性，而其他的所谓档案本质属性，要么是源于原始记录性或者是原始记录性的延伸，要么是档案的外在表象或是人们（档案整理人）外加给它的。”（75页）

2.2 对《档案直接形成论》中“档案本质属性”论述的评析。那么让我们来看看“原始记录性”到底是不是“档案固有的本质属性”呢？笔者认为回答应当是否定的。

2.2.1 “原始记录性”并非档案所独有。在“原始记录性”中“记录”是上位概念，“原始”则是对“记录”的限制。记录是“把所见所闻通过一定的手段保留下来，并作为信息传递开去”[5]；原始则是指“最初的、开始的、第一手的”。事实上“最初的、开始的、第一手的原始记录”很多，如人们为了交流需要而随手写的便条、平时在超市购买商品时打印出的小票和大量的购货凭证、学校教学中老师在课堂上写的板书和学生在校或回家完成的作业等，都是在各自活动中直接形成的原始记录，但这些原始记录会形成档案吗？又有谁会说它是档案呢？还有如一般文件（报告）的历次修改稿，它相对最后定稿而言更是原始记录，但按照现有的法规规定和档案工作的实际，它们一般是不会形成档案的（特别重要的文件和报告除外）。由此可见，大量并不会进入档案领域的记录也具有原始记录性。

2.2.2 有些档案是“原始记录”和“非原始记录”的综合物。有些材料只有在加入了必要的而又非原始记录的信息时才会形成为档案。如围绕一次重大活动、重要会议、重大建设工程等形成的大量照片，我们并不能直接将其称为档案，因为它还无法承担起像刘先生在书中论述的功能：“档案作为记忆工具，记录着其直接形成的全部过程，保存着其直接形成全部过程的信息，并可以再现这个记录的全部过程。”（151页）这些照片只有通过归档环节，经过挑选，并为每张照片配上与画面对应的简要说明以及拍摄者、拍摄时间、拍摄地点、归档编号等内容后，才能将所选照片与其他照片区别开来并转化为档案。而这些在整理中加入的内容相对照片而言已经算不得原始记录了，但正是因为有了这部分内容与照片构成了完整的照片档案，才能还原记录信息的原貌。

3 档案定义及其本质属性之我见

3.1 档案定义之我见。

3.1.1 我国档案定义不断更新中存在的主要问题。我国对档案定义的讨论虽然经过几次集中讨论式的高潮，又经过持之以衡的讨论，但至今除《档案法》给出的法定档案概念外，还没有一个相对比较公认的档案定义。笔者以为，这里的主要问题就是我们在档案定义中删除了不该删除的内容和把着眼点放错了地方。

首先，正是由于我们在档案定义中删除了类似“归档保存、挑选、整理、鉴定等等”原本确实属于档案本质属性（起码在人类认识领域是这样）的限制，才使得档案的定义削弱了专指性，因而每当面临人们认识领域扩展之时便会摇摆不定。尽管持论者的主观意图是好的，即为了消除档案形成过程中的人为因素，避免档案是人的主观意识的产物这种唯心主义的认识论在档案界的影响，但其结果是终究将无法找到满意的答案。

其次，就是我们将讨论档案定义的着眼点放错了地方。我们往往致力于对档案定义中属概念的精细化，力求从中找到解决问题的答案。正像刘先生指出的一样：“随着档案工作的不断深入和扩展，越来越多的档案纳入档案工作的范围，以文件为对象（文件为属概念）的档案概念越来越不能适应档案工作的需要和对档案的认识，文件的概念越来越不能涵盖档案概念，只好将‘文件改为‘文件材料或不断地加括号专门注明包括某某。”（42页）从已有的实践来看，这样做根本就无法真正找到解决问题的途径。要想有效地解决这个问题，我们更为需要的是将着眼点放到对档案定义中“种差”的精细化之上。

3.1.2 档案定义中的属概念。当然，寻找一个相对科学合理的属概念也确实非常需要，但相对来说还是比较易于做到。我们已经使用过的“原始记录”“文献”“信息”“材料”“集合”等概念，都有它一定的合理之处，只是体现了不同时期我们认识的侧重点不同而已，如随着信息时代的到来，就采用“信息”作为档案的属概念即是一个例证。以笔者陋见，由于“原始记录”已经对“记录”做出了限制，所以只要采用“记录”作为档案定义的属概念即可。也许有学者会说，用“记录”作为档案的属概念也并不合适。其实，再合适的属概念也需要通过找出档案的本质属性来作为其种差才是最为关键的，所以本论题的重点也是放在对档案本质属性的论述上。

3.2 档案本质属性之我见。其实，尽管在给档案下定义中对档案属概念的精细化非常重要，但却注定无法从根本上解决问题，因为只有在定义的种差部分中对档案本质属性部分论述的精细化才是解决问题的根本。我们只有不断通过对定义中种差的精细化，即使得档案的本质属性越接近本真，才越是能够找到解决问题的正确途径。

对于事物的本质属性，从理论层面上认识比较容易，但要从客观存在物中认识并给予科学的表达则是一件难度极大的事情。因为本质属性是隐蔽在事物内部的，往往会通过现象甚至假象表现出来，所以我们必须依靠辩证的思维才能透过现象挖掘到本质。只有经过一番艰苦的努力之后才能使我们所论述的本质属性更接近真实和科学，而对其衡量的标准就是唯一性，即只有该事物才会具有这个特性，而其他那怕是同处一个属概念之下的其他种概念都不会具有这一属性。

3.2.1 本质属性具有唯一性。“任何事物都有许多的属性，在事物的诸多属性中，有些属性是某个或某类事物所特有的，决定该事物的本质，使某一事物之所以成为它自己的最低限度，并把这种事物与其他事物区别开来。这种最低限度所包含的性质就是事物的本质属性，它是事物本质的规定性。”[6]

档案的一般属性可以有多个，如原始记录、直接形成、历史再现、有机联系结构、非现行性等等，都是档案的一般属性。这些属性对于“档案”这一事物而言是充分条件，即只要具备了其中某一个条件，就有可能是档案，然而却又不是只有档案才具有此类特性。而档案的本质属性则是必要条件，具有唯一性。即不仅仅是只有具备了这个属性才有可能进入档案行列，而且只有档案才会具有这个属性，而档案以外的任何事物都不具有这一属性。对于这一点刘先生也有如是说：“档案的原始记录性本质属性应该具有排他性，是惟档案独有的。档案的原始记录性应该是它生成时造就的，而不是转化来的，也不是继承来的。”（66页）

3.2.2 本质属性在定义的表述中不能省略。在下定义的过程中，属概念确定之后，主要精力就是找出被定义概念与属概念的区别之处，并将其罗列出来作为种差的表述内容。为了定义的精炼，表述方法则既可逐一罗列，也可择其要旨只列本质属性，但被定义概念的本质属性是绝对不能省略的。所以，档案的本质属性只能在定义的种差里寻找。大凡以档案定义中的属概念来衡量档案的本质属性，那就不可能得出正确的答案，如“原始记录性”就是一例。

3.2.3 档案的本质属性是客观存在进入人们认识领域的结果。“档案”作为一种客观事物的表现形式是它的客观存在，它既不依赖于人们的认识而存在，也不因人们认识的疏漏而消失。档案的属性是档案作为客观存在物的一种自然表现形式。它可以是多种多样，精彩纷呈的，即各个具体的档案存在物极有可能体现出各种不同属性的结果，但作为其本质属性，却又只能归属于一个相对比较一致的认识。

因此，对于档案本质属性的认识必定需要经过一个漫长的过程，这就是人类的认识过程，即存在物对于人类认识作用的结果。当档案本质属性这个客观存在物对人类认识作用的不断积累，并达到一定的量变时，便能进入人类认识之中。同时，辩证唯物主义又不仅认为意识是物质的反映，物质是第一性的、意识是第二性的；而且认为，意识对物质的反映是能动的，意识在一定条件下，能够反过来对物质发展进程起巨大的作用。于是，当人们完成了一个由存在到意识的过程时，社会意识对社会存在又具有反作用，即人们会对“档案本质属性”作出论述。所以，对档案本质属性的认识已经属于人类意识的产物，是一个人为的结果。对于档案本质属性的论述是人们通过对无数作为客观存在物的档案的研究、总结、归纳、提炼的结果，属于意识领域，势必烙上人为的因素。

3.2.4 档案本质属性的返璞归真。对档案本质属性的认识是一个渐进的过程。既然对于档案本质属性的论述是属于人们意识的范畴，那么不同时期的人们站在不同的角度观察，对档案本质属性的认识就会产生差异。即使是同一时期的人们因其理论认识与实践积累的不同，对档案本质属性的认识也会有所差别。再说，随着社会的进步和科学技术的发展，档案和档案工作也在不断的发展，档案学理论势必始终处于不断的建设之中，所以对档案本质属性的认识也必然是一个不断丰富、不断完善的渐进过程。

在我国档案学理论建设之初，曾经就将“立卷归档”作为档案的本质属性，随后又被逐渐放弃，已经经过了一个循环。究其原因，也许是人们认为“立卷归档”不仅仅是人们纯主观意识的体现，而且还是一种工作环节。如“‘立卷归档‘集中保存‘鉴定‘整理等档案工作都与档案的产生没有关系，也不能改变档案。”（322页）也许这就是此种表述逐渐被档案定义所淘汰的缘故。

然而笔者以为，如果我们通过对“立卷归档”提法的修正，采用“归档保存”也许在当前认识下还正是一个不错的选择。主要理由是：“归档保存”能够把档案与其他事物从根本上区别开来，是档案之所以为档案的“最低限度”。回顾现有对档案本质属性的论述，不管是“原始记录性”“备以查考性”，还是“历史再现性”“有机联系结构”“信息性”“非现行性”等等，人们都能轻而易举地举例说明在档案之外还有其他“历史记录”“文件”“信息”“文献”“文书材料”等等，也都具有某种相同的属性。因此，所有这些属性终究由于没能达到“唯一性”的要求而失去了作为档案本质属性的根基。

从实践上看，我们应当认识到档案的本质属性与档案的定义一样，也应具有理论和实践的两重性。也正是从实践角度来看，如果我们将“归档保存”认识为档案的本质属性的话，那么诸多矛盾就会迎刃而解，因为它具有与其他一般属性所不同的唯一性。即某一记录只有通过“归档保存”才能成为人们意识领域的档案，而未通过“归档保存”，那么那怕该记录确实具有了档案的多重属性，但仍然无法成为人们意识领域的档案。

当然，对于这一观点也许刘先生是根本不会赞同的，因为他在该书第三章“档案的本质属性”中指出，“这就等于说档案的本质属性是‘人们按照一定规律有意识保存下来的，而只不过是档案人挑选和整理档案的结果，深深地印着档案人人为的印痕。”（67页）但如果我们从回顾长期的实践入手来看待这个问题的话，情况则是不言自明的，即不管论述方式如何变化，事实就是如此。