浅谈科研档案信息资源的深度开发

文/湖北大学历史文化学院　蔡明娜

浅谈科研档案信息资源的深度开发

文/湖北大学历史文化学院蔡明娜

【摘要】本文通过分析信息用户的特征以及科研档案信息资源开发利用的现状，提出一个关于科研档案信息资源深度开发方式的思路：以数据化为基础，商品化为方向，利用网络技术平台为用户提供信息服务。本文的创新之处在于，提出中介商和科技档案直销的方式对科研档案信息资源进行深度开发。希望能够帮助信息用户解决科研档案信息查而不得的难题，提高科研档案信息的利用率，充分实现其信息价值和经济价值。

【关键词】科研档案；信息资源开发；数据化；网络化；商品化

科研档案是在科学技术研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像、实物等各种形式载体的文件材料。它蕴藏了大量价值含量高的科研信息，比如某个项目的研发思路、核心技术、结论报告等等，对科研、企业生产等具有其它信息无可替代的作用，是科技档案中最具有开发利用价值的档案种类之一。在信息高度发达的时代，谁掌握了科研档案信息，谁就掌握了宝贵的知识资源，在竞争中就能占有主动权，因此对于科研档案信息资源的深度开发显得格外重要。

一、科研档案信息用户的需求特征分析

科研档案信息的用户主要是高校的科研人员和科研型企业等，属于专业型的用户。他们所需求的档案专业性、全面性较强，因而他们在查询利用档案信息时具有以下特点：

（一）方便性。心理学的一项研究表明：对于两份内容相近价值有别的材料，人们普遍有愿意取用方便的其质量稍差的材料而不愿想办法取用不方便有较大价值的那份材料的趋向。可见，在查找科研档案信息时，用户最希望的是以最方便的方式获得。在网络环境下，用户可以摆脱时空的束缚，随时随地足不出户地查找利用信息，与到实体档案部门查询资料相比，用户更青睐于利用互联网方便快捷地查询信息。

（二）高效性。当今社会，是一个高效、快节奏的社会，竞争的压力越来越大，人们的时间观念也是与日俱增，不管是科学研究还是企业产品的研发，都面领着强大的竞争压力，甚至有时候竞争取胜的关键因素就是时间，因此科研档案信息用户在查找信息时更希望能够高效、快速地得到所需的信息。

（三）新颖性。科研人员在进行科学研究时不仅仅需要掌握过去的大量的科研资料，他们也希望更加迅速及时的查询到最新的科研信息，了解最新的科研动态，某一专业或领域的最新理论或研究方法。

二、科研档案信息资源开发利用的现状

（一）信息不公开，无处可找。虽然网络上的信息浩如烟海，但是当我们在网上数据库（如中国知网、万方数据库等）或者搜索引擎（360、百度等）查询资料时，得到的大多是一些重复的、信息含金量较低的文献，信息用户对于科研档案信息强烈的需求无法得到满足。此外，许多科技档案部门实际上还没有实现科研档案信息资源全文数据库网上检索查询，即使有也大多仅限于局域网，这些现实存在的价值高的专业性资料，根本就没有对大众公开，有的甚至不愿意向他人提供本部门的科研档案信息。也许是因为科研档案信息具有“私密”特性等原因，它们大多只是服务本部门，外界的科研人员虽然可以利用互联网但却进不了专业网，因此许多现实存在的科研档案信息，用户想用却找不到，也不知道在哪里找，怎样找。总的来说，信息不公开是制约信息利用的一大重要阻碍。

（二）开发深度不够，缺乏针对性、实用性。目前，我国科研档案信息开发仍处于初级阶段，基本上只是对纸质档案进行编研开发，内容简单，大多是事件、数据等地简单罗列，而且开发的速度较缓慢，不能满足信息用户对于科研档案信息高效性、新颖性的需求，此外，缺乏对用户的需求调研，所以编研产品缺乏针对性、实用性，对科研档案信息的深层次挖掘严重不足。

（三）领导不够重视，缺乏必要的资金、设备、人员的配置。领导一般认为科研档案不能直接产生经济效益，所以对于科研档案信息资源的开发就显得不够重视，认为只要把科研档案保管好就可以了，对于科研档案信息资源开发的资金投入就少之又少。其次，开发信息的软硬件设备较为落后，没有紧跟时代的需要，应用最新的信息技术来开发档案信息，此外，管理人员的素质较低，信息意识不强，计算机应用能力不强，开发能力较弱。所以大多的科研档案信息无法满足信息用户网上检索的需求，而且开发出的信息产品质量较低。

因此，本文立足于信息用户的需求特征针对科研档案信息资源开发利用的现状，提出一种解决策略，希望能够帮助信息用户解决查找科研档案信息的困境。

三、科研档案信息资源深度开发的方式

本文所指的科研档案信息资源深度开发是指：基于商品化的模式，利用互联网、数据库、大数据技术、云计算、云存储、数据采集加工处理技术等先进的信息技术对科研档案中的知识、信息内容进行加工整理。

（一）数据化开发。互联网时代，尤其是以社交网络、电子商务与移动通信把人类带入了庞大、复杂的信息时代。数据正成为巨大的经济资产，成为新世纪的矿产与资源，能够为国家、企业带来新的发展模式和投资机会等。

“大数剧”发展的障碍，在于数据的可获取性，而科技档案部门在这方面拥有得天独厚的优势，它们拥有大量的科研信息。我们可以建立以科研档案信息资源为基础，计算机网络为平台的数据化开发模式。所谓的数据化，通常是将均匀、连续的数字信息结构化和颗粒化，形成标准化的、开放的、非线性的、通用的数据对象，并基于不同形态与类别的数据对象，实现相关的应用和开展相关的活动的过程。数据化是对数字化的的拓展与推进。我们可以应用计算机将科研档案信息进行数据化的加工处理，在利用先进的数据分析工具的基础上发现隐藏在数据下的规律，进而指导科研、生产活动，充分实现科研档案信息资源的信息价值和经济价值。此外，还应注意，数据的价值就像漂浮在海洋中的冰山，我们不能被只看到冰山的一角的假象所迷惑，要充分发挥数据的作用。比如，将已经被数据化的科研档案信息资源进行再利用、数据集整合、数据重组等等。

（二）网络化开发。据中国互联网络信息中心(CNNIC)最新发布的报告显示，截至2013年6月底，我国网民规模达到5.91亿。可见，人们对于网络的依赖性与日俱增。现在，网络基本上覆盖了社会的方方面面，人们可以随时随地利用网络获取信息，解决工作、学习、科研、生活中遇到的难题，所以，信息用户也更倾向于利用网络高效、快速地检索所需的科研信息。所以，为了满足信息用户对于科研档案信息的需求，科研档案信息资源的开发方式也应顺应网络的趋势，加强信息资源的网络化开发，科技档案信息网络化是指建立档案信息网站，以网站为基地，收集和管理网络中的电子文件并对传统档案进行数据化的处理加工，然后通过网站提供信息服务。在这里的数据化的开发与网络化开发在内容上会有部分交叉，因为网络化的开发是需要以科研档案信息的数据化为基础，二者存在一定的关联。

1.以多种形式开发科研档案的信息资源。将科研档案进行数字化的处理，进而利用计算机对科技档案的信息进行开发，以电子图册、音频、视屏、文本、图示、数据化的分析结果等形式通过网站提供给网络信息用户。

2.提供个性化科研档案信息服务。利用网页动态生成技术、过程跟踪技术、数据推送技术扥等先进技术，了解用户的基本信息和经常性涉猎信息的领域、浏览习惯、心理倾向以及某一时期的需求热点等，为信息用户提供个性化的信息服务，如：分类定制服务（档案用户可以按照自己的喜好，自己设定信息的资源类型、表现形式、系统服务功能等）、信息集成服务（通过同一网络系统服务平台或者手机APP，提供多样和多元化的个性化服务）、信息推送服务（主要有频道式推送和邮件式推送推送），从而有效地吸引档案信息用户，满足科研档案信息用户全面的、高效的、更高层次的信息需求，提高用户的满意度。

（三）商业化开发。《开发利用科技档案信息资源暂行办法》第四条规定：“各有关部门应面向科研、设计、生产和管理，面向引进技术的消化吸收及我国产品、技术的出口；积极参与技术市场和信息市场”。这项规定为科研档案信息资源商品化的开发提供了政策上的保障和指导。马克思主义的价值理论告诉我们，商品应具有使用价值和价值。一方面，科研档案信息包含了大量有价值的原生态的信息，能够为科研、生产、管理、决策甚至创造性活动提供必要的参考依据，因而科研档案信息具有使用价值。另一方面，信息逐渐成为高校、企业在科研活动、产品研发等中重要的信息资源，成为在激烈的市场竞争中取胜的关键因素。而档案是生产实践等活动的原始记录，因其客观性、原始性、价值性等特点，受到高校和企业的青睐。因此，科研档案信息存在广泛的市场需求，具备进入市场进行交换的条件。所以科研档案信息满足马克思主义价值论的要求，能够成为商品。此外，商品化的开发带来的效益能够调动工作人员的积极性，得到领导者的重视，也能吸引有兴趣的企业的合作与支持，从而使科研档案的信息资源得到深层次的挖掘和开发。

科研档案信息资源的商品化开发的方式有：

1.中介商的方式。2005年国家档案局根据《2006-2020年国家信息化发展战略》“鼓励企业、个人和其他各种类型的社会组织参与信息资源的公益性开发”的要求，出台了《中央档案馆关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》，提出要积极利用社会力量和市场手段，对已公布的档案信息内容进行研究和开发，努力提高档案信息资源开发利用的深度。对于科研档案信息资源的开发，我们可以采用中介商参与的方式进行商品化的开发，将其作为公益性开发的补充。中介商是指位于科技档案部门与信息利用者二者之间的中介，比如专门从事信息服务的企业。科技档案部门提供经过数据化整理开发的科研档案信息，由中介商向信息用户宣传与发布，通过网络平台建立一个专用的数据库面向科研档案信息用户进行销售，中介商从中收取一定的佣金。中介商在销售领域具有自己专业的优势，它们在客户群体、宣传、销售渠道等方面得天独厚，科技档案部门与企业合作，不仅可以弥补自身在宣传营销方面的不足，提高科研档案信息的利用率，还有助于解决信息用户查找科研档案信息时无处可查，查而不得的难题。从而实现科技档案部门、信息用户、中介商三者共赢的局面。

2.科技档案部门直销的方式。科技档案部门直销，就是指科技档案部门对于本部门开发的科研档案信息直接向信息用户销售的一种方式，可以作为一种补充的商品化模式。如果科技档案部门在人员、物力、财力等方面资源充足，可以自产自营，独自进行科研档案信息的开发与销售活动，这样的一种模式更有助于调动档案管理人员的工作积极性，提高该部门的在组织中的地位和价值。

四、结论

本文立足于信息用户的需求特征，分析科研档案信息资源开发利用中存在的问题，提出科技档案信息资源深度开发的思路，以数据化为基础，商业化的模式为开发方向，利用网络作为技术平台，向用户提供信息服务。希望能够为科技档案部门在科研档案信息资源的开发方式上提供一些参考建议，促进科研档案的信息价值的充分实现，发挥其在科学研究和企业生产中的作用，帮助信息用户解决在信息查询中遇到的难题。

参考文献：

[1]岳素芳．论科研档案管理和开发利用中的知识产权保护[J]．档案人语，2011（11）.

[2]数字化和数据化-技术启迪智慧-新浪博客.http://blog.sina.com.cn/s/ blog_e06cf1a60101g3nx.html.

[3]檀竹茂．档案信息资源开发的有效途径-协同合作[J]．档案学通讯，2014（2）.