对基层档案管理工作的认识

文/成都市新都区人民医院档案室　马春荣

对基层档案管理工作的认识

文/成都市新都区人民医院档案室马春荣

【摘要】本文结合档案工作实际，论述了对基层档案管理工作的认识和体会。

【关键词】基层；档案工作；认识

档案是单位各项工作的真实记录,是各项事业持续发展的重要依据,既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何搞好档案管理工作,实现档案管理的规范化、科学化,是新时期档案管理人员的历史责任。本人从事档案管理工作多年,结合实际工作谈谈对做好档案工作的认识和体会。

一、争取领导重视是做好档案管理工作的前提

（一）爱岗敬业,争取领导的重视。领导是否重视档案管理工作,在很大程度上取决于对档案管理人员工作的满意度。因此,要想使单位的档案管理工作有起色,首先要争取领导重视,档案管理人员还要注重完善自我,热爱本职工作,忠于职守,忠实肯干,发挥主观能动性,干出业绩,干出水平,让领导满意,更好地为单位的发展服务。

（二）加强宣传,增强领导的档案意识。单位领导对档案管理工作不够重视,大多都是因为缺乏档案意识,认为档案管理工作不是主要的部门,总认为档案管理可有可无、把档案随意放在一个地方就行了，不需要专门管理。所以在这种情况下就需要档案管理人员经常向领导宣传档案管理工作的重要性。首先,要勤向领导汇报档案管理工作情况,使领导受触动、受启发;其次,要努力做好档案服务工作,及时为领导提供上级机关和档案部门下发的相关文件材料,为领导提供档案利用信息,使领导逐渐认识到档案管理工作的重要性。

二、实施档案管理现代化是加强档案管理工作必由之路

随着改革的深入发展,档案管理面临着许多亟待解决的问题,诸如档案数量越来越多,给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了档案质量利用等,只有实现档案管理现代化,才能有效地加以解决。

（一）掌握现代化管理技能,提高综合素质。电子计算机技术在档案管理中的运用,使档案形成的运行、积累、转换、统计、利用等工作,体现出现代化管理技术,迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的必然要求,也是档案工作者的努力方向。所以,档案管理人员要结合本岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质,特别要注重计算机知识、信息技术的学习,努力使自己成为综合型档案管理人才。

（二）利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐,劳动强度大。而利用计算机整理档案,则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时,立卷人根据自己的理解对文件进行分类,虽然都按照统一的标准,但因每个人的理解不一样,对同一个文件的分类不尽相同,就不可避免地产生分类不准确的现象,影响案卷的质量,给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》,不需要拟定案卷标题,以件为单位,不仅省时省力,而且利用计算机检索达到方便快捷,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又可发挥计算机管理优势,提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

三、加强在职教育,提高档案管理人员的整体素质

档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量,为了使档案工作人员能够适应工作的需要,要充分发挥档案工作人员的积极性、主动性和创造性,努力提高档案管理人员的知识水平和管理能力。由于档案种类和载体的多样化,管理方法要不断更新,因此,对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法,已不能适应新的形势,所以,必须对档案管理人员进行在职教育培训,尽快培养一批既能掌握新技术,又能熟悉档案专业知识的人才。

（一）进一步提高档案管理人员对档案工作的认识。档案管理工作人员只有具备扎实的专业知识,开拓视野、优化籍贯结构、提高综合素质,才能做好新时期的档案管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》《档案人员职业道德》《档案管理办法》和国家有关档案管理规定,使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务;二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围,建立一个档案管理组织的领导体系,加强对档案工作的领导、检查和考核,不断提档案管理工作水平。

（二）加强制度建设,建立长效培训机制。首先,要建立健全在职教育的长效管理制度,如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班;其次,要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作人员产生紧迫感和危机感,积极主动地参加在职教育学习,努力更新知识,提高业务能力水平。比如,将在职教育与档案人员专业技术职称评定挂钩,对不参加档案专业知识培训的取消评聘资格,激励档案管理工作者增强参加在职教育的主动性和积极性。

（三）明确在职教育的原则,选择课程内容。相对于正规教育培训而言,在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发,按岗位、分层次、多形式地进行。坚持“学用结合、注重实效”的方针,切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一,学习档案专业知识。为档案专业人员提供系统学习档案专业知识的新理论、新方法、新观念的机会,弥补一次性教育的不足;第二,相关学科知识。档案工作融会了许多相关学科知识,在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新;第三,现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一,也是档案现代化管理的标志之一,档案管理工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，总之档案管理工作是一项永久学习的课程。