试析机关档案管理工作的创新

朱晓莉

摘 要：创新是一个民族进步的灵魂，是一个政党永葆生机的源泉，是一个国家兴旺发达的不竭动力，同样，我们的机关档案管理工作也需要不断的创新，才能够适应不断发展变化的经济社会状况。 本文就新时期如何做好档案工作的创新提出了自己的几点看法。

关键词：档案管理；档案工作；创新

1、利用信息化档案管理代替传统管理模式

随着国家信息化水平的不断发展与进步，单位也在不断进行着改革创新。信息化进程的加快，使得现代社会很多管理工作都建立在信息技术的基础上。在这样的背景下，机关事业单位的档案管理工作也在发生着变化，传统的以手工登记为主的管理模式已经逐渐被信息化的管理方式所取代。档案管理是任何一个单位的基础性工作，科学完善的档案管理工作更是单位取得长足发展的基石。因此，以科学化和信息化的手段，不断完善机关事业单位档案管理，已成为现代社会档案管理工作的必然趋势。在目前的机关事业单位档案管理工作中，还存在着一些不足，例如，没有合理利用信息化手段进行档案管理、档案文书内容不够完善等。如何有效利用信息技术的手段，完善单位档案管理工作，是摆在档案管理工作者面前的难题。本文中，笔者结合自身的档案管理经验，分析在信息技术背景下机关事业单位档案管理工作的创新策略。

1.1 档案管理信息化的优势

（1）在传统的档案管理模式中，往往采用的是纸张、照片或者录像的形式。这样的管理方式，存在着很多不足，比如管理不方便，不利于长期保管等。机关事业单位档案管理工作是比较复杂的，各种文书、文件通常是数以万计，如果仅仅以手工登记的方式进行档案管理，势必会让单位的档案管理工作显得更加繁重。而信息化的管理方式，可大大改善传统的档案管理工作带来的不足。档案管理信息化，很多管理工作，如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样不仅大大缩短了时间，还节省了大量的人力、物力、财力，大大提高了单位档案管理工作的效率。

（2）传统的纸质档案，在保存上，容易受到保存条件和自然环境的影响。如果保存不当，容易导致很多极有价值的档案遭到损坏。而电子档案就不会受到自然环境的影响。相对于纸质档案来讲，电子档案具有保存方便，保存寿命长的特点。通过电子载体的方式保存，不仅可提高档案保存的安全性和稳定性，还可节省大量空间，提高了单位档案管理的效率。

（3）在信息化的社会背景下，单位促进档案管理工作的不断进步，首先要加强培训，不断提高档案管理工作者的基本素质。在目前的机关事业单位中，某些部门档案管理工作者存在着一些不足，有些单位的档案管理者甚至不懂得使用电脑，不懂得计算机操作。因此，现代社会的档案管理工作要取得进步，就要依赖高素质的人才，实现档案管理工作的信息化。机关事业单位要加强档案管理工作者的培训，不断提高其素质和技术水平，促进单位档案管理的信息化建设。

2、强化档案管理意识，严格档案管理程序

强化干部档案管理意识，建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整内容真实可靠。

3、优化机关档案管理的管理方法

为了提高机关档案管理工作的水平，必须优化机关档案管理方法， 使其更加科学、 规范，保证机关档案管理的准确、 真实、 完整。例如，

3.1.管理人员可以将机关档案分别进行纸质、电子版、声像等多种形式的存档， 确保在某一形式的档案资料丢失时，有其他资料做备份，保证机关档案管理的完整性；

3.2对机关档案资料进行相关性的收集、 整理、 存档， 保证某一系列的机关档案资料具有连续性，使机关档案管理工作更加细致、 科学、 规范， 更有利于机关档案管理工作效率的提高；

3.3利用现代计算机技术进行档案管理，建立统计系统、 档案检索系统、 借阅系统等多种系统，对机关档案资料进行一目了然的了解， 不易导致机关档案资料的丢失， 而且能够有效延长档案资料的存档时间，对机关部门系统了解档案资料有着积极的作用。

4、提高档案管理利用率

在传统的档案管理体系中，档案管理始终存在着一个不容忽视的问题，那就是档案管理的利用率低。总结过去的经验，我们可以得知，档案信息在发展中有着不容忽视的作用，要充分重视并且高效利用这种信息是必不可少的。尤其是在现在的信息时代，信息资源是最有用和珍贵的，我们必须提高档案管理信息的利用率。首先，要建立一套完整，易于查询的档案体系，要强化和突出服务理念，档案部门更应该积极主动地做好管理工作，使之易于查阅和使用。其次加强网络功能的应用，是的可以在公司网络平台上直接查询档案信息并加以利用。这样就可以提高服务和利用效率，间接提高利用率。对档案信息的高效利用才能真正体现出档案管理的重要性，事项档案信息的价值。信息时代日新月异，我相信，在短时间内快速提高档案的利用率并不困难。

树立动态的管理观念所谓动态的管理观念指的就是摆脱传统的一成不变的管理方法，要随机应变，一方面是不仅仅要保存旧的档案，更要对旧的档案进行源源不断的补充和解释，这些内容可以以一年为一个阶段来补充说明，这样会使得档案内容逐渐完善，形成多方面多角度的档案信息。而另一方面是在公司人员流动频繁的情况下，档案的更新必须要高频率的，形成及时准确的档案信息，所以档案管理部门必须要安排好人员来做好接收信息，筛选信息，拼凑信息和管理信息的工作。传统档案管理体制一直都在进行着改革和创新，但是效果却并不太令人满意，而且在信息飞速发展的今天，传统的改革方法已经跟不上时代的脚步。所以新的改革和创新成为了不可或缺的角色。努力实现档案管理的现代化，提高档案管理的科学化水平，是信息时代提出的要求。国家提出了机关档案信息化建设的任务，不仅要求充分利用计算机技术和网络技术，还要进一步提高档案管理现代化水平。档案管理工作是一项政治性、专业性、和技能性很强的工作，尤其是要提高对档案管理工作人员的培训，要严把关，勤查工作，做好每一项检查。档案信息对于个体和组织而言都是十分重要的资源，对于各项工作的发展都有着重要的意义。

总之，在新的历史条件下，机关档案工作必须要紧紧联系时代发展的新任务、新特点、新要求，要创造性地开展，推进档案工作实现跨越式的发展，这是时代发展的必然要求，也是档案工作维护好、保管好、服务好主要职能的体现。

参考文献：

[1]王秀芳，李春英.《浅谈如何做好档案指导工作》.

[2]成芳.《建立电子文件（档案）指导、监督机构的必要性》.

[3]吴雁平.以人为本，以用为本（J）.档案学研究.2000.2.