建筑施工企业档案信息化管理创新研究

文/长治市城市建设档案馆　陈美

建筑施工企业档案信息化管理创新研究

文/长治市城市建设档案馆陈美

【摘要】在信息高速化发展的今天，信息化管理显得尤为重要，而档案又是记录企业发展过程的重要信息文件，它的有效化管理对企业的可持续发展、管理提升、经济效益增长有着重要作用。但是目前我国建筑施工企业对档案信息化的管理不够到位，存在着很多诸如管理缺失、创新不够等问题，这些问题使得档案无法在企业管理中最大化的发挥它的作用，甚至引起企业档案收集困难、利用更难的后果。当今社会，信息化越来越普及，施工企业如果可以更好地利用信息化管理，就可以获得更好的发展机会，拥有更广阔的市场。传统的手工录入的方式已经不适应现代企业的发展方式，需要采取利用现代网络技术、通信技术、计算机技术等现代信息技术手段来替代传统的方式，以此解决信息的采集、加工和利用问题，提高档案管理效率。笔者就建筑施工企业档案信息化管理建设创新问题提出几点建议，仅供业内人士参考。

【关键词】建筑企业；档案信息化；管理创新

一、建筑施工企业档案信息化管理的现状和问题

（一）在进行档案信息化建设初期阶段，对其调研力度不足。目前，我国建筑施工企业普遍存在在开展企业档案信息化建设工作前期，对档案信息化建设调研不充分的问题。因此，如果企业对档案信息资源进行合理科学的分类、整合、进行检索以及编码工作，就可以很容易形成一套有效的管理企业信息档案的规章制度，从而从真正意义上形成数字化档案信息管理库，做到真正的利用电子计算机进行档案信息的管理，实现档案信息化。有数据显示，目前我国只有2%的企业能够使用计算机进行企业档案信息等相关数据的管理。由此可见，建立数字化的档案数据库是建筑施工企业实现现代化的前提。档案信息化建设的成功更有利于企业更好的收集、处理、积累具有信息价值的庞大的档案数据。因此在档案信息化建设初期，要加强对其调研。

（二）对档案信息化建设重视力度不够，针对性不强，档案从业人员业务水平参差不齐。在我国建筑施工企业中，档案信息化建设受到很多企业内部因素的影响，比如高层领导不够重视，导致协调沟通不到位，又如档案人员对档案的管理能力不够好，对档案信息化建设的重要性认识不足，单纯认为档案管理工作只是简单的对工程档案进行收集、整理、归档、保管，因而不需要太专业的知识和专业人才，导致档案管理人员专业知识水平不高、业务水平偏低、来源杂乱，这对档案信息化管理建设有很大的阻碍作用。

（三）档案信息化的探索、开发和建设传统化。目前国内大多数建筑施工企业档案信息化的开发都流于“表层化”，仍然以比较简单的介绍、汇编和存储为主。比如在数字化的扫描或者目录录入方面，只是由传统方式转变为数字化的网络化的保管，在建立开发的工作中，更多的是改变了档案信息存储方式，没有从根本上改变，没有实质上的突破，甚至有一些企业的档案管理人员从不进行档案的编研及相关的检索工作，至于具有综合性、专题性的档案信息化的调研更是少之又少，甚至没有。

二、关于解决建筑施工企业档案信息化管理的方案

（一）通过几种手段提高建筑施工企业的信息化，加强对企业档案信息化的管理。加强对档案信息管理人员的培训。对工作人员的培训，要有针对的根据建筑企业档案的实际情况进行，要着重于计算机、网络与应用系统等方面的相关知识与操作的培训。同时也要加强企业档案信息化软件系统维护人员的培训，这其中包含：数据的管理、各个业务模块使用权限的控制以及意外事故的处理等。

加强建立档案移交、管理分类方案。对于工程项目竣工档案，集团公司档案管理部门要形成一整套的收集、整理、移交规范。对企业档案、文件的分类以及其组卷原则，都要有统一的要求。

（二）从顶层设计入手，同时培育复合型人才，积极建设并完善企业档案信息化管理。将档案信息化管理规划到企业的发展中去，依照国家及行业的规划，同时结合企业自身档案信息化发展现状，制定切合实际的的发展档案信息化发展规划。总体规划要从信息化现状、建设目标、系统构架、行动路线、与企业信息化的关系等方面出发，既要有短期要求，又要保证档案信息化工作的长期目标，使档案信息化不盲从、杂乱。

要加强基础理论、业务技能的培训，提高对企业档案管理人员学历要求、专业对口性要求。加强对相关人员现代化信息技术方面的培训，在恰当的时机引进专业人才，增强团队实力，为企业更好地服务。

（三）在档案信息化建设中引进新的方法，用应用来促进档案信息化管理的建立。改变企业档案一归档、保管工作为主的局面，注重档案的应用、扩展范围，提高员工参与档案管理的比例，形成全员参与的好局面。同时应用更加专业档案管理方法，充分利用IT新技术。

三、结束语

企业档案信息化是一项系统而又全面具体的工程，利用好这项资源有利于企业的可持续发展，更好的创造经济效益，为企业的改革发展创造动力。

参考文献：

[1]马春慧.我国建筑企业档案信息化建设[J].黑龙江科技信息,2011,(18).

[2]魏丽.加强建筑企业档案信息化管理之我见[J].城市建设理论研究（电子版）,2013,(12).