浅议如何充分发挥综合档案室在医院管理中的作用

文/江苏省连云港市第一人民医院　胡静

浅议如何充分发挥综合档案室在医院管理中的作用

文/江苏省连云港市第一人民医院胡静

【摘要】经济的迅猛发展，极大地刺激了医疗行业的发展，尤其是三级甲等综合医院的发展，大量的信息和证据表明三甲医院的档案管理越来越引起高层管理者的重视。档案管理是医疗行为的重要组成部分，它不是仅仅局限于医疗行为的管理活动，也不仅仅是档案部门和档案管理人员的事情，而是需要医疗行为中所有人员共同参与的一项事业。新形势下，如何才能充分发挥出综合档案室在医院管理中的作用，是医疗高层管理者面临的新的挑战。本文主要从五个方面对综合档案管理进行分析：一是提高管理者对综合档案的认知水平；二是办公室为综合档案工作创造良好环境；三是建立健全医院综合档案管理制度；四是做好综合档案保密工作有效提高医院管理水平；五是为综合档案工作创造有利的物质条件。

【关键词】档案室；医院；管理；作用

随着现代医院管理模式的不断发展，使档案工作已经成为一项必不可少的内容。我院从之前功能单一的档案室到现在综合档案室的成立，说明档案在医院管理中的重要作用，如何充分发挥综合档案室的作用是摆在我们面前的新课题。

就档案的本职属性而言，它是医院管理活动的原始性记录，是医院发展史的真迹和凭证，具有重要的查考使用价值。完整的、系统的档案资料，不仅仅是一种单纯的文字材料的储备，更重要的是它准确地记录了医院医疗技术发展和成长的过程，是一所医院重要的历史写照。档案材料不但能直接反映医院发展与管理工作的密切关系，而且也能间接反映各阶段医院管理水平及院风院貌等情况，从某种意义上讲，档案工作的建设是医院进步极其宝贵的财富之一。

档案工作的主要职能是服务于管理工作，从这一点上来看，因此重视档案工作在医院管理中的作用，是提高医院管理质量和管理水平的重要环节，同时也是医疗工作面向社会高质量的为经济服务的保证。所以加强医院的档案工作，提高档案管理水平是十分必要，也是十分迫切的。

我院是三级甲等综合医院，我院综合档案室成立于2005年底，集文书、科研、基建、设备、会计、人事、医技、声像、实物档案于一体，集中管理，同时开展对内对外提供利用工作。实践证明，重视综合档案工作在医院管理中的作用，是提高医院管理工作的重要环节。

一、提高管理者对综合档案的认知水平

由于现代医院管理模式的逐步转变和管理水平的不断提高，我院正朝着科学管理的方向发展。在这种新形势下，医院的基础管理工作显得十分突出，需要完整、准确、系统的档案作为管理的依据。尤其是在当今信息社会中，重视信息管理已是一种不可抗拒的管理模式。一条信息可以引来新的发明与创造，一份资料可以获得高倍效益的分析和决定，这些均来自于档案的作用。

医院是以患者为生存依托的，主要任务是向病人提供高技术质量的、合理的、安全可靠且又信誉至上的医疗服务，满足社会对医疗工作的需求。优质的服务、经济的收入等相对是医院高层管理者更为关注的焦点。而要更好地管理医院，就必须了解医院自身的过去和现在，了解本行业的历史和现状。例如在医院管理中要开展经济核算工作，如果没有全面、系统、准确的档案资料作为依据，就不可能分析和制定出切实可行的管理方式和工作指标，如果缺乏档案信息观念，那么在谈及经济管理时只能涉及一般的表面现象。要想深入分析就必须参考查阅医院各阶段的发展变化情况和大量的档案资料，这样才能找到应有立足点，完成较为可靠的数据。就医院的管理而言，不仅经济管理的决策需要有档案资料的支撑，其它管理亦是如此。

目前在医院的管理中，领导者对综合档案工作在医院管理中的地位和作用的认识还不是很平衡，缺乏正确的决策需要用什么来保证的认识。综合档案资料作用于领导的决策过程，相当于领导者决策前参考分析、调查研究的过程，这个过程，是领导者决策正确与否的关键所在。加大综合档案管理决策力度，使医院领导者认识到档案管理的重要性，是与管理好医院息息相关的。只有做到这一点，医院领导才有积极性去加强综合档案管理工作，才不至于忽视档案工作。作为医院领导，应该把眼光放得远一点，看到将来，应当认识到档案这一极其宝贵的资源是容易丢失而难于复得的，只有这样，综合档案工作才能在医院管理中发挥积极的作用。

二、办公室为综合档案工作创造良好环境

综合档案工作是医院办公室工作的重要组成部分。因此，综合档案室工作的优劣与办公室支持有着不可分割的关系，办公室主任也就起着关键的作用。一般来说，一方面医院的档案管理工作是千头万绪的，综合档案室的建立也是从无到有的。如果只有领导者的决策意志作用在档案工作质量等方面，不可能逐个环节都保证符合标准、符合要求。另一方面，医院的档案资料的内部收集整理及日常管理是需要办公室主任的大力支持，这样才能使档案工作者做好收集、整理、归档，接受上级和市档案局的检查，对外交流等工作。定期向院领导汇报档案工作情况，宣传《档案法》内容及管理要求，联系解决综合档案库房、设备、用具等物质条件问题，解决档案管理环境、机构和人员，制定综合档案工作计划和活动方案等，均需要办公室的大力支持。

办公室支持档案工作的另一个主要任务就是检查指导综合档案工作的开展。医院综合档案室工作的成绩与办公室的工作职责是分不开的：一是上级或同级管理部门到本院检查指导工作，需要陪同并虚心听取意见，要针对有关工作问题提出整改意见；二是要经常参加档案工作会议及有关档案工作活动，进行必要的档案管理工作经验交流，实时了解档案工作的新动态；三是以规范化、标准化为要求，提高工作人员的业务素质，抓好综合档案管理质量；四是从实际出发，随时做好综合档案工作人员的思想政治工作，关心他们的学习和工作情况，帮助他们解决工作中的困难；五是认真贯彻执行《档案法》，依法办事，落实综合档案管理程序，提高综合档案效果。

办公室在医院综合档案管理中，其责任与作用相当重大。因此，在繁杂的事务性和政务性工作中，办公室对综合档案工作的支持并不是道义上支持，更不是无形的支持，而是实实在在的、有形的具体工作的支持。只有这样，才能给综合档案工作人员以直接的、良好的影响，才能最大限度地调动工作人员的积极性和自觉性，从而达到提高医院综合档案工作水平为医院管理与发展服务的根本目的。

三、建立健全医院综合档案管理制度

一项具体工作的开展，其实施过程是一系列工作管理制度的落实过程。综合档案管理工作也同样如此。从我院的综合档案管理作用来看，要使档案工作更好地服务于医院管理，制定严格的、健全的档案管理制度是必须的。

1.以集中、统一管理医院的全部档案为主导，建立《医院综合档案管理制度》。由于工作条件不具备，不能一次到位的，可采取循序渐进的管理办法，但总体的管理目标应该明确。实行集中统一管理，才能真正维护医院档案的完整和安全，才能保持档案的有机联系，才能使档案有科学依据和提供有效的利用。在管理内容上，要健全档案材料的形成和归档制度、移交制度、收集整理制度、借阅利用制度、保管制度等。

2.明确对文件收发管理人员、综合档案室工作人员和与档案工作相关联的职能科室负责档案资料管理人员等各级人员，在档案工作中的职责，提高档案资料初期的管理能力，保证医院各门类档案的归档质量。

3.制定各职能科室运行操作中各种资料的归档范围和保管期限，达到全院综合档案管理条理化、系统化。

4.开展综合档案信息化，建立网络版综合档案室档案总登记册、分类明细登记册、接收移交登记册、借阅登记册、流动及销毁登记册等利用检索工具。在我院现有的档案软件中按照不同的分工开放不同的权限，最大限度地发挥我院的综合档案工作在医院管理中的作用。

四、做好综合档案保密工作，有效提高医院管理水平

综合档案管理人员要维护档案的完整与安全,这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为领导正确决策提供物质保证。

1.档案利用规章制度一般有阅览、外借、复制等制度。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。

2.利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

3.加强重点监护。对某些为获取凭证而来查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看收划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁挡案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

五、为综合档案工作创造有利的物质条件

切实做好医院综合档案工作，离不开必要的物质条件。要使综合档案工作在医院的管理与发展中充分发挥其功能和作用，就必须为其工作的开展创造一定的有利条件。我院在综合档案工作的建设上，依据实事求是、逐步发展的原则，分阶段开展。

1.成立综合档案室，完成各门类档案资料的清理、移交、接收和归档工作，使全院分散在各职能部门的档案实行统一管理。

2.依据实际综合档案工作需求，扩充综合档案室专用房，实行三室分开，购买档案设备、装具等，改善综合档案管理条件。

3.配备专职档案人员提高综合档案管理水平，打破以往兼职管理档案人员多数兼而不干，经常换人，工作无序的局面。综合档案管理人员必须提高认识，转变观念，树立“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”的理念，积极参加档案业务培训，努力提高自己的业务能力，了解和把握信息化发展对档案事业的影响和要求，充分认识档案信息化的地位和作用，拓展档案信息资源开发利用和管理的工作思路，提升档案工作能力和服务水平。有效开展综合档案信息化工作，提高了档案管理的水平。

六、总结

综合档案工作是医院管理中最基础的工作，它不仅是一所医院最为珍贵的财富，同时也是医院整体素质与等级管理规格的具体反映。档案利用中体现着医院的管理效益，是医院生存与发展的最原始的记载，无论是经验与教训、发展与退步，只有通过档案才能真实的反映出来。所以，重视综合档案工作是医院管理中不可或缺的内容，是医院发展道路上一项重要的事业。

参考文献：

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