我国高校基建档案管理存在的问题及改进措施研究

王翀

摘 要 近年来，伴随我国高校扩招和基建項目的快速发展，高校基建档案也相应增多，加上高校合并和重组不断，大量高校基建工程的出现，很多工程竣工档案管理成为高校档案管理工作的重点，这也给高校基建档案管理带来了新的问题和挑战。高校基建档案对于高校权益维护和学校长远发展有着重要的影响，本文以高校基建档案管理视角进行探析，希望能够为高校科学规划和发展基建档案提供有价值的参考建议。

关键词 高校 基建档案管理 改进措施

中图分类号：G271 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2015.10.012

College Capital Construction Archives Management

Problems and Improvement Measures

WANG Chong

（Institute of Disaster Prevention， Sanhe， Hebei 065201）

Abstract In recent years， with the rapid development of China's college enrollment and infrastructure projects， archives corresponding increase in university infrastructure， coupled with universities continued consolidation and restructuring， large numbers of university infrastructure projects， many of completion of the project file management become the focus of Management of University Archives， which but also to the university infrastructure archives management has brought new problems and challenges. Archives for university infrastructure maintenance and long-term development interests of college school has an important influence， paper records management infrastructure perspective of universities， hoping to provide valuable reference proposal for the university archives scientific planning and development of infrastructure.

Key words college; file management infrastructure; problems; improvement measures

当前，我国高等教育发展迅速，国家加大对于高等教育的扶持力度，高等院校规模迅速扩大，高校重新组合和划分，对于高校基础建设档案管理工作提出了更高的要求，高校基建档案管理是高校可持续发展中保障性因素之一，我国高校建设过程中要重视基建档案的管理工作，这对于高校的后续建设和维护起到至关重要的作用。重视高校基建档案管理工作，成为高校基建部门和相关管理部门的重要工作，本文基于我国高校基建档案管理存在的问题进行探析，提出改进高校基建档案管理工作的相关措施。

1 理论概述

1.1 高校基建档案管理概念

高校基建档案管理指的是高等院校在基础建设管理过程中和基建工程项目中形成的，具有备档价值的文字、图表和音像资料等相关材料，比如：高校建设中的文本档案资料、校园建设档案资料、数据图纸、竣工验收证明等相关材料的管理和档案存储工作。

1.2 高校基建档案的特点

（1）基建档案可反复多次重复利用。高校基建档案是在工程的规划、设计、施工和使用、维护过程中形成的。高校的建筑规划、建设、管理;旧房改造、功能变化、基础设施的改建工作等都离不开基建档案。当工程项目需要进行扩建、改建、维修时，如果有完善的基建档案作参考，可以不走或少走弯路，还可以节省劳动耗费，提高经济效益。（2）基建档案材料种类繁多，结构复杂。根据国家档案局、国家计委关于印发《基本建设项目档案资料管理暂行规定》的通知（国档发[1988]4号） 的第二条为：“基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料等形式与载体的文件材料。”可见，基建档案和教学、科研、党政等档案相比，其种类繁多，结构十分复杂。（3）基建档案形成时间长，很难收集齐全。基建档案形成时间长，一个工程项目从筹建到竣工验收，短则一年，长则需要几年的时间。工程竣工后，学校基建部门还需要一段时间的整理才能将基建档案移交给档案馆。因此，一个基建项目的所有资料完整地归入档案馆，少则几个月，多则几年，导致了基建档案管理难度增大。

1.3 高校基建档案管理的必要性

（1）基建档案是高校建设和成长历程的再现和证明。高校基建资料对于高校的建校历史和建校过程的回顾都是很重要的，高校基建档案是文本化的、有高度说服力的高校基建材料。（2）高校基建档案资料可以作为高校建设项目以后备查和参考的有效依据，比如高校以后的校园改造，或者线路铺设，还有高校以后扩建和重组机构，都需要参考和查看以前的数据资料，也是高校面对质量或者其他权益纠纷过程中重要的参考依据。（3）高校基建档案是高校其它同类建筑项目在建设筹措过程中，可以参考和查询高校基建档案，避免出现高校建筑设计中的不科学、不规范的问题。高校基建档案资料可以为高校建设和其它项目建设中应用参考之选，实现其可挖掘和利用的价值，进而积极有效地利用档案，推动高校社会化发展的服务。

总之，加强高校基建档案管理工作是基于高校权益保护和高校未来建设的需要而进行的，对于高校基建档案加强管理是必要的，也是非常重要的工作。

2 我国高校基建档案管理存在的问题

2.1 存在重视高校建设，轻视基建档案管理的思想

高校基建项目历时一年或更长时间，通过验收后，交到档案馆的基建档案多数存在归档材料凌乱、不齐全、不完整，分类、组卷不归范的情况;有的施工单位，做完工程，就把资料带走了，要想补齐是不可能的事情;高校基建处工作繁忙，建设任务一直比较繁重，如果抽出专人和大量的时间整理档案，显然更是不可能;高校人员更换比较频繁，尤其是在高校重组或者是扩建过程中，容易出现“资料在，人不在”“人在却找不到资料”的问题时有发生，这些对于高校的发展是非常不利的。

2.2 基建档案管理制度不健全，缺少保障性的管理措施

当前，在我国部分高校在档案管理中，尽管应用了《普通高校档案管理办法》的文件作为高校基建工作的指导性文件，但是当前我国大部分高校仍然没有从各高校自身实际情况出发，制定切实可行的基建档案管理制度和相应的管理办法，导致高校基建档案管理是有框架，缺内容;部分高校的基建档案管理没有纳入高校发展的年度工作计划，岗位责任不明，对于档案管理员的责任划分不清。高校基建档案管理缺乏符合本校实际的实施细则，既不利于明确管理工作职责，也不利于规范操作流程。

大部分高校存在经费紧张，软硬件投入不足的问题。当前我国大部分高校的基建档案管理人员数量不足，造成基建档案随意放置，收集和处理不及时，容易出现基建材料不完整或者缺失。部分高校因为经费紧张，无法及时升级软硬件设备，加上思想上也不重视基建档案的管理工作，导致大部分高校的基建档案在管理中缺少先进的档案管理配套设备。

2.3 大部分高校基建档案管理质量不高

当前，我国大部分高校基建档案管理不到位，整体质量不高，在归档的材料和分类方面，很多做法不科学，比如：基建数据材料不整齐，有的图纸存在随意修改，档案记录没有电子稿，只有手工稿等，有的基建材料真实性考察不够，存在后期补写现象。有的高校基建档案部门甚至聘用临时工做基建档案管理员，这些所谓的管理员既没有基建专业背景也没有专业档案的管理经验，对于基建资料归档工作不熟悉;有时，由于基建图纸较大，普通复印机无法复印，直接原图借出，迟迟不还;甚至，还有对于资料的管理出现混乱，归类不清找不到档案的情况等。

3 我国高校基建档案管理改进措施

3.1 从思想上要重视高校基建档案管理工作

首先，高校基建档案管理者要从新的高度认识和重视高校基建档案管理工作，改变基建服务工作的被动运行状态，从理论和制度层面上完善高校基建档案管理工作，提高对于高校档案管理的日常管理工作的规范性，重视基建档案保管的后期利用价值的维护和对于原有数据的真实性和原件的保存和归档。

重视从档案管理部门内部的参与意识和竞争上岗制度的规范，要培养档案管理主动性和积极参与的意识。高校基建档案管理人员要经常清理和维护基建档案资料，对于参观和学习人员要热情接待，通过知识竞赛或者档案宣传活动，做好档案管理知识的普及工作，使广大高校教职工充分认识基建档案的重要性，学会利用档案资源，为教学工作和基建工作服务。

3.2 逐步完善高校基建档案管理制度和纪律

（1）依据高校基建档案管理实际情况制定相应的规章制度。一般情况下，我国高校基建档案管理都是依据建设部制定的《城建档案管理规定》进行，该规定是千篇一律的，大通套无细则的档案管理规定，没有从不同高校基建档案管理的特殊性出发进行相关的规定和约束。各高校对于本校内部的基建档案管理要根据实际需求和工作的特殊性，制定相关的细则和规定，有利于规范和推行符合本院校实际需求的基建档案管理工作。高校基建档案管理要重视细化和规范问题，尽量减少基建档案整理的工作无序性和工作强度过大的弊端，要进一步依据高校实际建设情况，制定具有本校特色的基建档案管理制度。

（2）将基建项目和基建档案同步管理。基建档案的收集与工程建设同步進行是基建工作的基本原则，也是保证基建项目质量的一个有效手段。“同步”即工程各实施阶段应根据档案归档的基本原则进行收集、积累、整理。首先，在勘测、设计、施工、监理等工作中，要对基建档案的编制、整理移交工作提出明确的要求，在检查工程进度与施工质量时，应同时检查基建档案的收集和整理情况。档案人员尤其要注意检查一些隐蔽工程，隐蔽工程大多掩埋或隐藏在其他部位内，不能被直观，也是容易被一些素质不高的施工单位偷工减料和钻空子的地方。因此，除了平时的督查外，检查隐蔽工程验收记录，监理人员是否签章是重点。其次，大量的设计变更是否齐全。档案的验收应重点检查工程前期文件，各种隐蔽工程记录，设计基础文件，施工技术文件，竣工图文件，事故处理文件，质量检验评定文件，监理工作文件和各项专业验收文件。

档案管理部门应建立起与设计单位、建设单位、施工单位及监理单位的有机联系，及时解决归档材料的相关问题，确保基建工程档案的完整规范。开工前，督促各建设、施工、监理等单位就要根据工程的特点，配备适应档案工作的档案人员，明确责任和具体要求，确保在工程各个阶段形成的第一手资料都能够被及时、规范地收集、整理和归档。实践证明，对档案管理事后的监控不如实时监控的效果好。

（3）将高校基建档案管理作为考核部门工作的一项重要内容。要突出高校基建档案管理工作的重要性，就要从问责机制和考核指标上，突出基建档案管理的重要性，将高校基建档案管理纳入到基建部门和档案管理部门的考核工作中去，让高校基建部门和档案管理部门职责分明、相互监督，密切分工协作，共同做好基建档案的保存和管理工作。

3.3 通过培训学习，提升档案管理人员业务素质

由于基建档案资料一旦没有及时收集，就无法补救，给将来学校的建设工作带来不可估量的损失，因此，要加强档案人员的业务培训，不断提高档案人员的业务素质。由于基建档案要求管理人员最好既懂基建工作又要懂档案工作，这样才能做到归档材料齐全，符合档案管理要求。目前，各高校档案馆中，懂档案的人员较多，但是既懂档案又懂基建的人员少之又少，因此，应针对基建档案管理人员，进行基建基本工作的专门业务培训，使他们在基建档案跟踪收集和整理过程中，能够做到及时、完整、高效、规范。

当前，我国高校可以从基建档案管理人员整体业务素质不高的现状出发，通过开展定期培训学习活动，提高基建档案管理人员的业务素质。在上岗前，开展岗前培训，使之充分认识档案工作的重要性，坚定从事档案工作的信念。上岗后，要定期开展继续教育培训，使档案工作人员树立正确的人生观和价值观，保持对档案工作的积极热情，做到爱岗敬业、踏实肯干，按照我国档案管理和建设相关法律法规，依据和落实好高校自身的基建档案管理的相关工作细则。

3.4 加强高校基建档案的信息化管理工作

当前，在网络信息快速发展的大背景下，高校基建档案管理工作也要跟上社会发展的步伐，充分利用电脑和互联网技术及其开发的软件进行网络信息化管理，采用先进的软件信息管理系统，进行高校基建档案的信息化管理、数字化管理，使广大教职员工通过授权就可以在网络上方便快捷的实现对于基建档案的查询和利用。

对现有基建档案进行数字化处理，是实现基建档案工作信息化的重要内容。由于高校历史悠久，基建档案形成时间较长，数量较大，图纸型号参差不齐，并且由于长期查阅，许多图纸破损严重。因此，应采用大型、高效、高分辨率的扫描仪进行数字化资料处理，才能满足工作需要。从经济方面考虑，采用社会化服务方式较为经济适用。

4 结论

当前，我国高校基建档案管理要从自身的实际情况出发，查找基建档案管理中存在的问题并进行有针对性的改进，从思想上高度重视基建档案管理工作，从制度建设、人员培训、信息化技术等方面改进档案管理工作，进一步推動高校基建档案为高校扩建和改建做好服务工作。

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