微时代的高校档案馆服务新思考

王玮

[摘 要]微博已成为时下使用最为普遍的信息发布平台，高校档案馆也可以尝试利用微博发布档案新闻、宣传档案文化、拓展档案信息服务，以此扩大自身工作的社会影响力。

[关键词]高校档案馆；微博；信息服务

微时代是指以“微系列”作为传播媒介的发展阶段，其文化传播特征主要是短小精悍，如微博、微信、微电影、微调查、微话题等，其信息传播速度较传统媒介更迅速更广泛，因而传播内容更具冲击力和震撼力，成为时下最为流行的互动方式。本文主要从微博的视角考量高校档案馆工作，以求在信息快速传播的时代拓展档案信息服务的影响力。

微博是微型博客（Micro Blog）的简称，是一个供人们分享、传播、获取信息的简便平台。维基百科中将微博定义为“一种允许用户及时更新简短文本（一般少于200字）并可以公开发布的博客形式，它允许任何人阅读或者只能由用户选择的群组阅读”。微博支持多种应用接口，用户可以通过手机、API接口、IM软件（如QQ、MSN等）、E-mail、Web等方式随时随地发布信息。因而，微博具有传统信息发布渠道所不具备的独特性：信息来源多样性，形式多元化，内容简明精悍；二是即时性强，传播速度快，影响范围广；三是操作方式简单，便捷易用；四是极具互动性和共享性。微博也以其特有的开放性、平民性和整合性迅速成为社会化的传播平台。目前，档案部门也逐渐尝试利用微博平台发布档案新闻、宣传档案文化、拓展档案信息服务，借助微博独特优势扩大档案工作社会影响力。

1.高校档案馆微博应用实证分析

1.1数据采集

目前国内使用较为普遍的微博平台有新浪、网易、腾讯、搜狐等，其中新浪微博的影响力和用户数量居首，因此本文选取新浪微博作为研究平台，对高校档案馆用户进行调查和统计。

笔者于2014年10月13日，在新浪微博用户昵称中以“档案馆”为检索词，检索到385个微博用户。笔者根据博主的标签、简介对数据进行人工筛选，剔除不相关的用户，高校档案馆微博有27个，开通率仅为7.01%。

1.2样本分析

这27个高校档案馆微博都是以实体档案馆机构名称作为微博用户名，但并不是全部都获得新浪认证的。新浪微博的官方认证，表明微博已经验证该组织机构的真实性，是官方正式开通的，其发布的信息更具真实性和权威性，因此本文将以认证微博为样本对象进行实证分析。本次调研中，经过官方认证的微博只有13个，占比48%，在一定程度上也反映出大部分高校档案馆还未充分认识到微博在当前社会的信息影响力，没有及时利用微博这一新型传播平台拓展档案工作。

影响力是评价微博的重要标准，它可以通过微博的信息发布情况、被评论、被转发的情况，以及活跃粉丝的数量来衡量一个账号影响力的大小。影响力由活跃度、传播力和覆盖度三大指标构成。活跃度代表每天主动发博、转发、评论的有效条数；传播力与微博的被转发、被评论的有效条数和有效人数相关；覆盖度的高低则由微博的活跃粉丝数的多少来决定。本文运用“微博风云”搜索工具，对样本对象从微博数量、粉丝数量、评论数和转发数几个方面进行数据分析。

（1）微博数量分析

微博发布量可以体现微博用户的信息创造能力，高校档案馆微博的发布质量和更新频率也在一定程度上决定其服务的内容和效果。上述表格数据显示，在调研的13个高校档案馆官方微博样本中，微博发布量超过500条的仅有3个，微博数低于100条的有5个，最少的是燕山大学档案馆，自开通微博以来只发布过2条博文。微博日均发布量在1条以上的高校有3个，分别为微博数较多的中大档案馆、华东师范大学档案馆、北京工商大学档案馆，其余高校档案馆微博日均发布量不足0.4。此外，有9个高校档案馆微博原创率超过50%。上述数据说明，各高校档案馆微博信息发布数量较少，发布频率较低，日均发布量不足1条，但微博原创率相对较高。

（2）微博粉丝数分析

微博粉丝数量可以反映出对博主保持持续关注的群体数量的多少，粉丝数量越多，则发布的微博能够被更多人看到，其信息扩散范围越广泛。如上表所示，粉丝数最多的是北京科技大学档案馆，其次是上海大学档案馆，两者粉丝数都在3000位以上。粉丝数达到1000-2000位和500-1000位的各有3个高校，分别占比23%，粉丝数不足500位的有5个高校，占比38%。数据显示，高校档案馆微博的粉丝数量总体偏低，这与微博信息更新频率慢、内容吸引度低不无关联。

（3）微博互动力分析

评论数和转发数是衡量微博互动力的重要指标，通过分析博主最近发布200条微博的平均评论数和平均转发数，反映该微博与粉丝间的互动程度。笔者通过“微博风云”统计了13个调研样本的微博评论数和转发数，具体如上表所示，高校档案微博整体互动程度较低，互动力较差。微博评论数超过2条的只有2个高校，而不足1条的就有7个高校，占比54%。微博转发数较评论数稍高，转发数超过2条的有5个高校，最高的转发数达到了6.5条，但也存在转发数为0条的高校。

2.高校档案馆微博利用存在的问题

高校档案馆官方微博开通率低。目前高校档案工作者利用微博平台推广信息服务的意识还比较淡薄，对于微时代的重要社交媒体——微博的影响力认识不足，微博应用情况不尽如人意。就本文调研来看，27个高校档案馆微博中只有13个官方微博，不仅微博开通普及度差，而且官方微博认证率低，这也说明了高校档案工作者没有充分意识到微博在档案信息服务方面的优势，对于微博的开通、认证与管理没有给予必要重视与支持。

高校档案馆微博质量参差不齐。已开通的高校档案馆官方微博主要存在功能定位单一、发布信息量少质低、更新不及时等问题。部分高校档案工作者将微博作为官方网站的延伸，微博中发布的信息多是网站内容的复制简化，并按照网站的建设思维来运作微博，出现微博“网站化”现象，导致内容过于严肃刻板，缺乏新意。其次，高校档案馆微博信息发布数量偏少，发布内容多为通知公告类，如开闭馆通知、会议召开通知等等，发布形式单一，多为文字、图片或网页链接。如此缺乏实质内容和多样形式的微博信息又如何吸引需求各异的微博用户呢？此外，高校档案馆微博更新频率较慢，这也是微博发布量少的重要原因。例如，燕山大学档案馆在微博开通的533天中只发布了2条博文，北京科技大学档案馆自2011年7月8日发布了第10条微博之后就不再有信息发布，微博成了无人管理的“荒地”。

高校档案馆微博粉丝数量少，互动性不高。由于高校档案馆微博更新不及时，信息发布量少且形式单一，直接影响了微博的受关注程度。在本文调研的高校档案馆微博中，人气普遍不高，粉丝最少的只有二十几人，这与同平台上粉丝数几百上千万的人气微博相距甚远，而造成这种局面的直接原因就是博文发布量少、更新不及时。与此同时，个别微博发文量相对较多的高校档案微博也存在互动力不足的问题。这些高校仅仅将微博作为档案网站的补充，只是简单的发布信息，缺少对相关用户的关注，如学校官方微博、学校招生或就业管理部门微博、校内师生用户等，没有与用户粉丝的交流，高校档案微博将是一场自说自话的独角戏，失去原有的价值与魅力。

3.高校档案馆微博建设与管理

3.1内容建设

公共信息。高校档案馆可以将档案工作的政策法规、规章制度、馆内动态、陈列展览等信息通过微博主动向用户推送，既可以使广大粉丝了解档案工作实际情况，又可以提升档案工作关注度。

服务信息。高校档案馆微博还可以发布档案工作流程、查档程序、馆藏特色、开放档案信息等内容，宣传档案馆，方便师生办理档案业务。充分发挥微博的实时互动优势，利用微博做好用户的信息咨询、档案查询服务，解答用户疑问。通过微博与用户开展有效的互动沟通，了解用户档案信息需求，以及对档案工作的意见和建议，进而有助于改善档案服务。

档案征集信息。高校档案馆可以借助微博的传播力和影响力发布档案征集信息，开辟档案征集新渠道。高校档案微博的粉丝绝大多数都是师生员工、校友或与学校发展密切相关的组织或个人，他们也是学校历史的亲历者和见证者，了解更多与学校历史发展相关的信息线索，使得档案征集工作更具可操作性和针对性。

档案编研信息。微博还能够帮助档案工作人员进行档案编撰选题，发布编研成果，以及搜集反馈意见。高校档案馆可通过微博“话题”投票功能引起大家对档案编研选题的讨论，拓宽选题范围，切实提高选题选材的质量。随后，可将档案编撰成果放在微博上，即通过发布摘要或网络连接的方式，使编研成果的发布和传播打破传统时空限制，提升推广度和关注度。与此同时，广泛听取粉丝和用户的意见与建议，搜集和整理反馈信息，及时对编研作品进行修改完善。

3.2管理对策

一是提高微博参与度，提升微博影响力和关注度。高校档案馆要加强微博的管理力度，指派专人维护，将微博运营常态化。加强档案馆微博与学校官方微博、招生宣传、教学管理、深造就业等相关部门微博以及师生员工、校友等个人微博的互动，逐步提升档案馆微博被关注度。

二是发挥自身优势，创建学校历史信息发布平台。高校档案馆应结合自身馆藏实际，发挥信息优势，挖掘适合在微博上发布的档案信息资源，例如“校史上的今天”、“学校大事记”、“校史人物展览馆”等涉及学校历史沿革、名师、校友方面的栏目，定期更新发布相关信息，使之成为外界了解学校的重要窗口。