关于做好档案保密工作的几点思考

孙桂芝

[摘 要]档案工作涉及到档案的多方面管理，其中档案保密是档案工作的一项重要内容。做好档案的保密工作需要对档案进行分类，明确不同类别档案的保密期限，从强化档案工作人员责任意识、加强库房管理、优化档案分类等方面来保障档案保密工作。

[关键词]档案工作；保密管理；责任意识

1.引言

在档案工作中，相关工作人员往往侧重于档案资料的整理和分类，对于档案保密有时不太注重。由于管理的松懈，导致失泄密事件发生的例子并不在少数。为此，如何加强档案工作的保密管理成为相关从业人员需要重视的问题。本文结合自身工作实践经验，粗浅的谈谈档案工作的保密，以期为该领域相关人员的实际工作提供一定的参考借鉴。

2.做好档案保密工作的几点意见

2.1提高认识，明确档案保管期限与保密期限的不同

档案管理工作中，明确保密期限是做好档案保密的重要基础，明确保密期限才能确保档案在保密期限内得到很好的保管。然而，在档案工作中，对档案保管期限与保密期限的区别认识不够明确，往往导致保密期与保管期限的混同，以至于保密期限内档案保密的松懈，从而发生泄密事件。为此，档案工作中，必须提高认识，明确档案保管期限与保密期限的不同。确定保管期限，就是要根据档案内容的现实作用和历史作用，对档案进行正确的分析和鉴别，在此基础上，结合本单位的实际情况和对档案资料的需求，本着为社会、为国家积累历史文化财富的思想，对档案的保存价值进行合理分析与科学评价，从而确定档案的保管期限，以供所需。

档案保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，一旦出现泄密问题，会给国家带来安全方面或者利益方面的危害，由此来确定的时限。确定档案保密期限的主要目的是对档案资料，档案秘密的保护。这就是说，国家秘密事项在其确定的期限内，受到国家有关保密法律、法规的保护。从法律角度来说，保密期限主要就是其产生法律效力的时限。根据《国家秘密保密期限的规定》，其中对保密期限的确定是进行清楚的划分。中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。如果某些国家秘密事项被规定为“长期”保密，那么，其他机关、单位就有责任和义务对该事项采取长期的保密措施，不允许擅自解密。通过以上分析，我们明确了什么是保密期限，也明白了保密期限与保管期限之间的区别，在档案工作中，正确认识保密期限的概念和意义，充分认识保密期限与保管期限的区别，这将有助于增强做好档案工作的保密。

2.2分门别类，明确不同类别档案的不同要求实施分类管理

档案管理中，不同类型的档案有不同的管理要求，更有不同的保密要求。为了做不同类型档案的保密管理，在档案工作中非常有必要对档案进行分类，根据档案的不同类别、不同保密要求，进行分类管理。因此，库房管理是档案保密的重点。之所以说库房管理是档案保密的重点，主要原因在于两个方面，一是库房的选择是有一定要求的，并不是所有房间都能够作为档案库房的，比如底层的房间就不适宜用于作为库房，因为底层容易被观察到，容易出入，特别是容易被破窗而入。为了防止档案资料被盗，不能将档案库房设在底层，并应对库房的门窗进行加固，应当将档案库房与办公室隔离，将档案库房与阅览室隔离，这样分开可以更好地避免非档案工作人员出入库房。二是库房的人员管理必须严格执行相关管理制度，既要指定专门的负责人来管理档案，又要增强档案管理负责人的责任心，也不能让与档案管理无关的人员进出库房。总的来说，只有对档案做好分类管理，才能使其管理更加有序，利用更加高效，同时又可以更好地维护好档案的安全，有效避免档案资料泄密。

2.3突出重点，明确绝密档案的保密要求和管理要求

不同类型的档案有着不同的保密要求，在管理上也应该有所区别。如前文所述，国家对档案的分类分为绝密、机密和秘密，那么，绝密档案就是非常重要的档案，对于绝密档案的管理和保密相应地也必须作为重点。为了加强绝密档案的管理工作，我们必须明确哪些档案资料属于绝密档案，才能在档案工作中将其作为管理重点，根据绝密档案的管理要求去强化措施，对这些档案进行更加严格和有效的管理。为了突出重点，对绝密档案进行更好的保护，通常情况下，要将绝密档案与非绝密档案进行分开，保存的位置和条件应有所不同，比如，绝密档案应该有具有较强保密功能的位置，一般应设保险柜、保险锁、防盗器，为绝密档案建立安全性较高的保管条件，从而实现绝密档案的安全管理。

2.4强化责任，明确档案管理人员自身职责并努力提升素质

档案管理中，强化档案保密，物理条件只是其中的一个重要方面，档案管理人员的职责、责任心也是非常重要的一个方面。强化责任，明确档案管理人员自身职责并努力提升素质，维护档案的完整与安全，这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。提升档案管理人员的综合素质，既要增强其责任意识和责任心，又要强化日常档案管理工作行为的改善，比如，在档案借阅、使用的过程中，对于档案的调阅、移出、销毁应该按照相关要求办理手续，严格履行规定程序，经过指定的领导人审批通过之后，做好登记，完成签字等手续，然后才能调阅。并且，档案使用完毕后，应该按时、及时收回，进行检查、清理、核对，看是否有失密、泄密问题，如果发现问题，应该及时查明原因，进行补救。真正做到对档案资料进行严格管理，防止失密、泄密。

3.结束语

档案保密是档案保管工作的重要内容，档案工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

参考文献：

[1]马晶.试论档案保管过程中的保密问题[J].中国集体经济.2011（9）

[2]李海霞.略论档案工作中的保密[J].现代企业教育.2011（2）