新形势下干部人事档案管理模式探析

摘 要：经济社会的不断发展以及信息技术的发展，为干部人事档案的管理工作带来了新的发展机遇。对此，文中认为要探索建立新的干部档案管理模式，使之更好地为以经济建设为中心的社会主义现代化建设服务，具体做法一是转变理念，深化认识，不断增强做好干部档案工作的责任感；二是健全制度，规范管理，不断提高全系统干部人事档案管理工作的水平；三是严格审核，保证质量，为做好干部工作打下坚实的基础；四是以高科技为支撑，强化服务，促进干部人事档案信息资源的开发和利用。

关键词：干部人事档案管理；干部档案管理；人事档案管理；档案管理模式；档案管理；人事档案；档案

近年来，我单位围绕管理后的干部人事档案工作新情况，转变理念，积极探索，努力建立符合计生工作特点的干部人事档案管理新模式。

1 转变理念，深化认识，不断增强做好干部档案工作的责任感

干部档案工作是干部工作的重要组成部分，是组织人事工作的基础，事关干部职工的切身利益事关我县计生工作管理事业的可持续发展。实行省机关事业单位的干部人事档案工作系统管理以后，我们本着对干部负责任、对历史负责任的精神，进一步加大我县计生部门的干部人事档案工作管理力度。首先是加强领导。将干部人事档案工作列入了局班子的年度工作重点，督促各建档单位成立由主管领导亲自挂帅的领导小组，协调解决干部档案工作中遇到的问题；其次是改变管理模式。将各单位的干部人事档案管理由局统一管理，各部门科级以下的干部人事档案由所在基层单位分别管理；再次是加强干部人事档案管理工作人员的队伍建设。经过我局对基层干部的严格审查，各单位都选配了政治觉悟高、思想品质好的档案管理人员，并大力加强业务培训，形成了一支素质较高、人员相对稳定的档案管理队伍；最后是严格考核。把档案材料的形成、收集、归档工作与单位工作的实绩挂钩，把干部档案工作目标完成情况与干部档案工作人员的实绩评价和奖惩结合起来，把档案工作落到实处。

2 健全制度，规范管理，不断提高全系统干部人事档案管理工作的水平

完善的规章制度，是做好干部人事档案工作的基础和保障。我们单位高度重视制度建设在干部档案管理工作中的重要作用，采取措施，加大工作力度。首先是健全规章制度。2000年度以来，我们计生部门结合本系统干部人事档案管理工作的需要，研究制定了本单位的《计划生育系统人事档案工作暂行办法》、《干部人事档案管理升级达标意见》、《干部档案整理工作细则》以及《干部档案管理八项制度》等8个配套文件，在全系统建立了统一的干部人事档案工作制度；其次是统一标准、统一要求。统一干部人事档案硬件标准。我们以目标管理为契机，投入数十万元，为全系统配备了干部人事档案专用计算机，购置了档案目标管理所需的器材和设备。各基层部门的单位都配备了档案专门的库房和人员，更换了新型的档案卷夹，做到了干部人事档案工作的统一管理。统一干部人事档案管理的要求，规范了干部人事档案的借阅范围、批准权限、登记归还手续、转递流程等，严格审批权限，做到无越权行为；复制备份材料有专人负责，无擅自复印抄录行为；档案转递严格履行手续，认真填写有关登记，无违规携带行为；再次是规范材料、规范整理、规范程序。规范了干部人事档案材料的制作归档工作，规定了各种材料制作标准、归档时限和手续，明确了各部门责任，确保了干部人事档案材料的质量。规范了档案材料收集整理工作，每季度进行一次归档，每年进行一次整理。指定专人负责督促、催缴、保管、整理，保证档案的质量。规范了干部人事档案工作的各项流程，明确了收集、鉴别、整理、保管、检索、利用和统计等流程的要求，使档案管理工作有序进行。

3 严格审核，保证质量，为做好干部工作打下坚实的基础

干部人事档案的质量主要取决于干部人事档案材料的质量。为此，我们单位十分重视干部人事档案工作中的审核环节，构建了一套干部人事档案审核工作制度和流程。首先是开展集中审核，确保干部人事档案质量。针对干部人事档案管理中存在的问题，近几年我局专门组织了一次集中审核，基本解决了一些单位存在的干部人事档案材料不齐全、制作不规范、手续不完备等问题。审核中，我们重点核实了干部“三龄一历”方面的相关内容，对不符合政策规定的学历、出生时间、参加工作时间等依照有关规定给予重新认定，对个别记载失误的问题给予改正，既夯实了干部人事工作的基础，为干部人事工作提供了可靠的依据，又保障了干部的切身利益；其次是建立长效机制，严把档案材料入口关。在集中审核的基础上，我们将干部人事档案工作的关口前移，加强事前监督，制定和印发了《关于呈报档案材料有关工作要求的说明》，此举明确了新提拔的干部人事档案要符合“完整、齐全、条理、精炼、实用”的标准，日常报送的各种零散材料要做到制作规范、材料齐全、手续完备。对各部门和单位报送的干部人事档案材料进行严格的审核，对于不符合标准的坚决给予退回重新处理。通过努力，建立了有利于确保档案材料收集齊全完整、及时规范的长效机制，规范了干部档案材料制作的标准的归档的工作流程，强化了全系统的档案材料收集归档意识，确保了干部人事档案案卷的质量。

4 以高科技为支撑，强化服务，促进干部人事档案信息资源的开发和利用

以保证利用为中心，抓好优质服务，是检验和衡量干部人事档案工作好坏的基本尺度。我们单位大力加强档案管理的信息化建设，以科技手段为支撑，探索干部人事档案信息资源的开发和利用的新途径，提高干部人事档案工作的服务水平。首先是建立完备的人事管理信息系统。在全系统内统一使用GPMS人事系统，完善人事管理信息。全系统各单位根据自身干部人事工作档案工作情况，加大干部人事档案信息化建设投入。将全系统在职干部、离退休干部档案中记载的个人基本情况、简历、学历、政治面貌、年度考核结果、专业技术职务、军转干部概况、奖惩情况、任免、配偶情况等信息录入计算机，能够自动生成报表、简历、工资情况、干部队伍状况分析等。采用多媒体演示的办法，为领导分析、决策提供直观、便捷的信息；其次是促进干部人事档案信息资源的开发利用。不断加大干部人事档案信息资源的开发力度，为选拔和使用干部提供及时准确的第一手材料；再次是拓宽干部人事档案工作领域。采取先行试点、逐步推广的方式，建立干部人事信息化档案，为干部管理及解决干部的切身利益发挥作用。

作者简介

龙洋（1974—），女，满族，中级职称，吉林通榆人，现任职于吉林省通榆县医疗保险经办中心，研究方向为档案管理。