大数据时代下档案管理模式变化探究

陈莹琳

摘 要： 随着信息技术的发展和大数据时代的来临，人们的生产生活均出现了较大的变化，尤其是档案管理工作受到大数据的影响较大，管理模式也因此出现了变化。档案管理工作在大数据的冲击下，必须实现对复杂数据的高效管理，因而管理难度明显增加，但同时也给档案管理带来了巨大的改变机遇，不断实现多样化、高效化、个性化等管理模式。本文主要阐述了大数据的概念，并针对大数据时代下档案管理模式的变化进行了研究和探讨。

关键词：大数据时代 档案管理模式 档案资源

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）09-0079-01

随着计算机技术、互联网技术的发展，数据逐渐成为人们生产生活中的重要名词，尤其是引起了信息科技相关行业的高度重视[1]。档案管理工作主要是对社会档案起到保管保存的作用，并为相应群体和部门提供服务。随着大数据时代的来临，人们生产生活中所产生的数据越来越多，逐渐形成庞大的数据信息，继而给档案管理工作带来较大的难度，但同时也是促进档案管理提高效率和实现多样化管理的重要机遇，即档案管理人员需要针对大数据对档案管理模式的变化采取相应措施。

一、大数据的概述

大数据又称为巨量资料，主要是指其包含了数量庞大的数据，且具有种类繁多的特征[2]。根据相关调查研究可以发现，如今大数据已经渗透到每一个行业和每一个业务职能领域中，属于非常重要的生产因素。目前针对大数据没有明确的定义，各专业机构和网络给出的大数据定义，主要将其作为一种信息资产，且需要在合理时间内完成对数据的处理，确保数据能够依据决策依据。简单而言，大数据以其整体分析方法逐渐取代了传统抽样分析方法，其能够将所有的数据进行分析，提高结构的精确性。大数据时代数据类型主要存在三种明确的差异，包含结构化数据、半结构化数据和非结构化数据。其中结构化数据主要是指存储在数据库中的数据，可以利用二维表结构实现逻辑表达；非结构化数据主要是指难以用数据库二维逻辑表达，如办公文档、图片、音频、视频等；半结构化数据是指介于结构化数据和非结构化属于之间的数据，如HTML文档[3]。

大数据主要具有数据规模大、数据种类多、价值密度低和处理速度快等特征，大数据的关键技术主要有数据采集、存储、挖掘和数据分析等，即利用传感器、运动设备等获取和采集数据，并通过数据存储虚拟化方式存储数据，随后针对全部信息进行有用信息的挖掘，进而深入分析。大数据分析主要分为技术分析和方法分析，最后得出分析结果，体现出大数据分析的价值。

二、大数据时代档案管理模式的变化

1.大数据时代档案管理理论体系的变化

随着大数据在各行各业的影响，给人们的工作带来了巨大的改变，尤其是在档案管理方面，由于大数据的出现，会产生全新的管理理论和管理方式。在当前社会环境中，人们的工作、生活、娱乐等均可以形成数据，即档案数据量非常庞杂，档案管理工作人员不能够在依据传统档案管理理论的基础上开展管理工作。大数据还具有数据量庞大的特征，该数据量无法采用常规的计算方法和技术进行分析和计算。档案管理工作在大数据时代的影响下，逐渐向着社会化、多元化方向发展，且如今档案管理工作逐渐向服务模式倾斜[4]。各领域档案管理工作也开始利用信息技术进行大户数分析，如射击射箭运动中心可以对用户的习惯和兴趣趋向进行量化分析，提升射击射箭运动中心档案管理工作的服务主动性，且可以向用户推动定制服务，实现档案的合理利用。随着互联网技术的快速发展，如今各行各业都在利用互联网技术和计算机技术建立档案数据管理大平台，实现提高档案管理效率的目的。

2.大数据时代档案管理资源体系的变化

档案管理部门的主要优势是拥有大量的资源，且保管的资源越多，该档案管理部门的价值越明显，因此各领域档案管理部门想要提高服务质量和馆藏价值，必须做好丰富资源的工作。在当前的大数据时代下，几乎任何资源都可以形成数据，即信息资源增长速度非常迅猛，档案管理部门数据资源的来源更加广泛。随着互联网的普及，各领域信息资源的来源主要是以互联网数据为主，且中国作为全球网民数量做多的国家，我国网上信息增长数量较快。信息资源作为档案管理部门工作主体，如今档案管理内容更加丰富，因而相关管理部门加强了存量数字化、增量电子化的改造，管理内容已经逐渐实现海量规模。传统档案管理主要是针对纸质、实物等保管，而随着信息化技术在各个领域的渗透，几乎用户的任何信息都需要保存，换言之、档案数据类型不断增多。而且同样的数据也可以表达出不同的内容和价值。很多档案在进入档案管理部门保存后，便长期处于休眠状态，即档案的实际利用率非常低，所起到的作用也较低。而档案作为真实记录的数据和信息，应当具有非常高的价值，然而事实却截然相反。另外在大数据时代下，档案数据不断纵向增加，致使档案的整体利用率不断下降[5]。

如今档案管理部门加强了档案信息管理的建设，有效提高了档案管理工作的效率。实现档案信息管理能够及时抓取稍纵即逝的有用信息，还能够快速从海量档案中找到有用的信息，即档案管理人员可以利用云计算技术、计算机软件等提升档案资源处理速度。另外档案管理部门还可以采用档案数据强制收集和实施捕捉等方式进行档案数据的收集，确保档案数据归档[6]。

3.大数据时代档案管理服务体系的变化

档案管理部门针对档案开展管理工作，主要是提取历史记录的价值，为国家、人民提供服务。如今档案管理工作受到大数据时代的影响，其服务体系逐渐向着社会化和多元化方向发展，即大数据时代档案管理服务对象、服务内容和服务方式等均出现了较大的变化。与传统档案管理工作向政府部门和企事业单位服务不同，如今档案管理更加倾向于为人们群众服务，为用户服务。而且如今档案管理工作用户服务也逐渐实现从线下服务延伸到线上服务，服务效率明显提升，可以为用户提供更多的服务，同时还能够挖掘出一些潜在客户。传统档案服务主要采用被动式服务模式，而当前大数据环境下，档案管理资源延伸到馆外，因此档案管理可以延伸至馆外，继而实现主动服务模式，即传统的根据用户需求提供服务的模式逐渐被淘汰，而通过开展身份登记、查阅记录和数据分析等，可以了解到用户需求和习惯，继而为用户提供主动服务，提高服务质量。另外大数据时代还促进了档案管理工作开启个性化和智能化服务模式，通过数据分析了解用户需求趋势，智能推送用户所需和感兴趣的服务。

档案服务的主要目的是为人们提供信息需求，档案管理部门需要以用户需求为出发点，实现档案信息资源管理和服务双赢的局面。

4.大数据时代档案安全保障体系的变化

档案管理工作除了需要做好档案归档外，还需要保障档案的安全，尤其是大数据环境下档案数据数量大、种类形式多、处理速度快等，均对档案管理工作提出了更高的要求。传统档案管理主要指针对纸质档案、音像档案等进行管理，而如今采用电子管理和数码管理管理方式，管理人员需要确保档案远离磁场，尤其是硬盘需要做好防震措施。另外档案管理部门还需要做好应急管理措施，因为档案本身具有较高的价值，但在面对自然重大事故和社会重大突发事件时，依然会给周密的档案防护造成漏洞，继而造成档案丢失和损毁。档案管理部门需要针对各类事件制定精细化管理模式和应急方案，减少档案出现的不可预知损失。另外档案管理人员还需要利用技术手段进行网络防护，加强身份认证，避免操作控制和数据泄密等情况，保证档案的安全。

三、结束语

综上所述，随着大数据时代的来临，给档案管理工作带来了巨大的影响，各领域档案管理机构需要针对大数据所带来的档案管理模式变化，改进管理方法和管理理念，实现提高管理效率的作用，推动档案管理工作健康稳定发展。

参考文献

[1]左永艳，王先平，安建梅.“云时代”下档案信息资源管理模式探究[J].重庆文理学院学报（社会科学版），2014，05：148-151.

[2]卞昭玲，张艳欣.大数据时代档案信息服务课程建设初探——以河北大学档案学专业教学为例[J].档案学通讯，2015，01：78-81.

[3]张海燕.大数据时代用户需求视角下高职档案信息服务模式应用的研究[J].电子技术与软件工程，2015，07：208+263.

[4]谈清辉.大数据时代国有企业科研档案收集整理工作新模式探究[J].机电兵船档案，2015，05：54-57.

[5]王晨，李耀庭.大数据视阈下档案学研究的困境和启示——基于CNKI档案类期刊的共词聚类分析[J].北京档案，2016，06：14-17.

[6]吴明忠.关于大数据时代企业档案信息资源建设的研究[A]..中国航空学会管理科学分会2015年学术交流会论文集[C].：，2015：13.

[7]于晓萍.大数据时代下档案管理的应对策略研究[A].国家档案局.创新：档案与文化强国建设——2014年全国档案工作者年会优秀论文集[C].国家档案局：，2014：7.