网络环境下创新学校档案服务的探讨

邱建娥

摘 要：在当前的网络环境背景下，不仅要求社会体制创新、科技创新等，还要档案服务创新。档案作为创新性智力的重要依托，对社会创新活动的全面开展具有非常重要的作用。网络环境下的档案创新服务，说到底就是以人为本，为需求者服务。本文希望通过对当前档案服务工作现状及实践中存在的问题进行分析，在档案管理的服务理念、服务内容和服务手段等方面阐述一些个人想法，以不断提高档案管理工作的服务水平。

关键词：网络环境；档案管理；创新服务

随着计算机的广泛使用和网络技术的不断发展，校园网、教育教学资料信息库和现代化办公管理系统的建成，信息的收集、存贮、检索等方面也随之发生了重大变化，这不仅为广泛的信息交流提供了可能，也对学校档案工作提出了新的更高的要求。档案工作人员在加强学校档案建设与发展的同时，必须与时俱进，积极创造条件，尽快掌握现代化手段，实现档案信息管理自动化，从而更有效地提供服务。

1 服务理念的创新

从目前档案管理工作的现状来看，档案管理工作中还有诸多问题，譬如服务不完善，效果不明显等。因此必须针对于这些问题进行档案服务模式上的改革，坚持以人为本的理念，充分发挥档案管理作用。

（一）要增强服务意识。档案工作人员应增强三个方面的意识：一是信息开发意识。档案人员应提高对信息能力的辨别能力和处理能力，增强档案信息资源的开发利用意识，结合自身业务，有针对性的收集、整理、分析、加工、贮存各种有用的信息，以满足学校各方面对档案信息日益增长的需要。二是现代化意识。计算机是档案工作管理自动化工作中非常重要的工具，它已经逐步替代了传统的手工操作，所以说增强现代化意识，掌握计算机相关知识，能促进档案人员对档案信息进行电子化、数字化的有效控制和管理，迅速有效地收集丰富信息，完整安全地保护信息，及时准确地提供信息。三是法制意识。应遵守档案利用工作制度，按照相关规定进行档案开发、开放、公布利用，对学校内部的一些研究事项和涉及老师学生的个人隐私等档案，要进行必要的控制，防止出现泄密现象。

（二）要更新服务观念。一是采取积极有效的措施，扩大宣传，让更多的人了解档案，利用档案。学校可以用现成的宣传阵地，如宣传窗、黑板报、闭路电视等媒介在师生中宣传档案的功用、价值；或编写典型的档案利用实例，使师生较直观形象的了解档案的现实效用；也可以将档案宣传融入具体的活动之中，如在艺术节上，档案人员可以将历届艺术节上的精彩照片资料做成展板的形式，让师生参观，调动学生参与活动的积极性，使档案的价值得到充分的体现。二是重视和加强对利用者的研究，以利用者的需求和潜在需求来加强档案服务的创新。档案工作的最终目的是提供利用，档案人员可以根据档案利用登记簿上的信息，分析利用者的需求情况，找出规律，编写相应的专题资料，并在网上公布。如每年的职称评定，教师需要到档案室查阅相关资料，档案人员就可以未雨绸缪，事先将这部分档案做成汇编或摘要，方便教师利用。

2 服务内容的创新

在档案服务的内容上，要提高档案服务的主动性、针对性和及时性。一是结合室藏内容，主动开展档案信息的深层次加工，有针对性地把分散的、不系统的档案材料加以综合整理，汇编成某方面的专题资料，使室藏档案变无序为有序，死材料变活信息，主动地为学校各方面服务。如历年的毕业生人数，在室藏档案中是以名冊或报表的形式存在的，档案人员可以将历年的人数用图表的形式表现出来，这样学校的毕业生人数的变化情况就一目了然。二是结合学校的中心工作，有针对性的为有关部门提供文档信息服务。档案人员应走出去主动了解学校各部门各阶段的工作重点，根据现实的需求为各部门提供信息服务。三是依托现代化设备和手段，充分挖掘档案信息资源，提高服务的及时性。档案人员应及时地将相关的有用呢信息在校园网上上传，以便相应人员的查阅利用。如编制教职工的人名索引，索引内著录每位教职工的相关信息，通过密码，每位教职工可以看到自己的基本情况、奖惩情况、任免情况等信息相对应的文件，随需随取，快速便捷。

3 服务手段的创新

档案服务与利用，是弘扬学校办学传统，建设校园文化的重要手段。我们要从一高度正确认识档案服务这一永恒的主题，努力扩展和深化档案服务工作。

（一）建立网页，开展网上利用服务。学校档案人员应利用学校的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案数据资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化和档案管理工作自动化。

（二）建立“电子文档数据管理中心”。档案部门与学校信息管理部门加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”，集中管理归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。

（三）自动上传收集电子文件。在网站上建立电子文件自动上传的工作窗口，学校各处室能在第一时间将电子文档上传，并在档案部门的服务器上归档，无需档案人员再用光盘或软盘到各个单机上刻录或拷贝。

（四）开展在线服务。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案部门利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查证和咨询服务。

（五）开展现行文件阅览服务。档案室可将主管部门的文件传至校园网内，各办公室阅览后进行电子签名，广大师生能更便捷地了解当前的政策信息，使学校档案迅速实现其利用价值。

在当前信息化膨胀的社会，档案已经被越来越多的学校以及相关的单位组织所关注。为了能够更好地推动档案管理以及相关服务工作的发展，我们必须从信息化时代发展的环境出发，采取一些高效的方法和手段，对常规档案管理以及服务模式进行深入的创新，从而推动学校教育教学工作全面而可持续的发展。

参考文献

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