“全宗卷”及其规范管理探析

摘 要：档案馆在管理某一全宗的过程也叫“全宗卷”管理，“全宗卷”是一个案卷，能够反映全宗历史情况。“全宗卷”是一个管理全宗的档案，在档案历程中利用档案全宗的检索工具，主要用于信息开发和情报交流，规范“全宗卷”管理，坚持“全宗卷”编制规则，注重“全宗卷”内的文件形成方式和积累途径，加强“全宗卷”的管理方法和检索能力。本文主对“全宗卷”的作用进行分析，探索当前“全宗卷”管理存在的问题，对“全宗卷”规范管理的方法进行研究。

关键词：“全宗卷”；作用；规范管理

“全宗卷”是档案馆对全宗档案进行管理的过程中逐步形成的，利用各种文件以及各种材料对“全宗卷”的各种内容进行反映。“全宗卷”的建立，主要是不断的积累全宗有关的材料，完善全宗有关的管理方式。一个高质量的“全宗卷”有利于对“全宗卷”档案进行连续的管理，使“全宗卷”档案管理能够发挥实际的效用。

1 “全宗卷”的具体作用

“全宗卷”的内容十分的丰富，包括了全宗指南、有关档案收集、整理、统计、归档、保管、查阅以及建立档案单位的一些大事情等现代化档案管理方面的重要材料，在全宗管理中有着非常重要的作用。

1.1“全宗卷”内的文件能充当原始凭证

全宗管理不是静止不变的，单位的档案需要进行接收、整理、调查、销毁，甚至对档案室的布置进行调整，这些情况形成的一系列材料都属于“全宗卷”。同时“全宗卷”也是考察全宗档案管理情况的唯一凭证。例如：当前一任档案管理人员因为某些原因离职后，要对档案管理工作进行交接，在交接的过程中需要了解档案的交接的数据以及移交目录的实际情况，主要包括，档案归档时的具体数目，主要是那些档案，对档案进行查找时需要哪些检索内容、工具，需要找哪些人签字准许档案查阅，并且还要将档案销毁的具体日期，销毁的档案名，销毁的批准请示等。这些全部为归入“全宗卷”的全宗情况提供原始凭证[1]。

1.2“全宗卷”内的文件具有很高的参考价值

“全宗卷”作为一种档案的形式在档案管理中，和普通的档案一样也具有被查阅的功能，那么“全宗卷”内的文件也是具有一定的参考价值的。例如：单位的职员个人职权上发生纠纷，导致单位上发生岗位重叠和岗位空缺现象，严总影响单位的工作效率和工作质量，为了正确的解决这种纠纷，可以采取查阅“全宗卷”，参考以往的单位职权分配方法，如职员的具体权能，工作注意事项[2]。档案室的大事记等资料是档案管理人员了解“全宗卷”最方便的途径，并且能够将“全宗卷”档案进行有效的利用。对“全宗卷”的管理必须要规范，按照国家有关条例对“全宗卷”进行整理、归类，这样一来在进行查找的时候就会方便很多，可以直接按照“全宗卷”年份、月份、卷号进行查找，这样跟更显示全宗指南的作用。方面简洁的查找方式，更能体现“全宗卷”的参考借鉴作用。

2 “全宗卷”管理中存在的问题

在实际档案管理工作中，由于对建立“全宗卷”的重视程度不够，导致在“全宗卷”管理上出现很多问题。

2.1“全宗卷”得不到重视

在平时的档案管理工作中，对“全宗卷”的建立不怎么重视，忽视对各种文件材料的收集、整理。当单位开展档案管理工作考评的时候，对“全宗卷”的编制进行突然“袭击”式的检查，那么就会发现在“全宗卷”中有很多遗漏、除此之外就是的档案管理人员回忆式的编制“全宗卷”，例如：单位大事记、档案管理方案、各部门管理方案等，这样一来使“全宗卷”产生非常大的不确定性，不能真实的反应单位“全宗卷”的发展史，不能为单位提供真实的参考价值

2.2“全宗卷”内容不齐全

由于档案部门的工作人员请示缺少对“全宗卷”内的文件材料进行收集整理，导致“全宗卷”的内容不齐全，常常缺少一些连贯性的材料，使“全宗卷”的内容看起来非常的单一、孤立。例如：在档案部门的人员因为某些原因离职的时候，需要对其档案进行交接，在交接的过程中由于一些移交档案没有交接数据，缺少“全宗卷”的内容清单，重要的文件没有参与到交接仪式里面。交接结束后就会发现，很多档案缺失或者是不知是何年何月建立的[3]。对于销毁的档案没有标明销毁档案的名称以及销毁日期，缺少销毁清册。有的档案在编制全宗指南的时候才会發现很多的档案文件不完整，导致“全宗卷”内容不齐全。

2.3“全宗卷”管理不规范

随着国家制定的一系列条例，“全宗卷”的管理加强，各大单位越来越注重对“全宗卷”的编制与管理，但是建立档案的单位管理制度不完善，虽然意识到了“全宗卷”的重要性，却很少在会议上说明，是档案管理部门的人员对档案的收集、整理、归类、等工作不能征程进行，导致全卷宗在记录的过程中出现纰漏。

3“全宗卷”规范管理的方法

3.1 建立“全宗卷”管理制度

依据国家制定的《“全宗卷”规范管理》，建立“全宗卷”管理制度。“全宗卷”是单位非常重要的管理工具和管理手段，因此在各个单位的管理部门要设有一项专门的、严密的“全宗卷”管理制度，并且要符合单位发展的大事记。单位档案室应将“全宗卷”管理作为一项基本的工作，在工作的过程中要明确“全宗卷”的编制原则，要求内容完整、整体规范、归类明确。在实际的工作中更要积极的收集文件资料，并依据国家相关的法律制定详细的“全宗卷”管理方法以及管理的具体流程，使单位能够更加规范的对“全宗卷”进行管理。

3.2 注重“全宗卷”的文件材料

“全宗卷”内文件依据单位的发展而持续增加，因此在进行“全宗卷”管理的过程中，注重对档案管理各个业务活动的资料进行收集、整理，注意形成文字记录，对文件及时的收集积累。从文件的接受、归档开始，对单位的每项经济业务留下的文字记录，并记录到“全宗卷”中，完成“全宗卷”的整理和编制，保证“全宗卷”内容的齐全。

3.3 加强“全宗卷”的数字化管理

在信息技术发展的今天，信息科技为逐渐融入人们的生活和工作中，在信息科技的影响下，档案信息也正在被广泛的使用，各个单位的档案工作都将纸质档案逐渐信息化，以电子档案的形式呈现在人们的眼前。“全宗卷”作为一项重要的档案也行该纳入信息管理工作中，“全宗卷”作为档案中的档案，更加应该引起单位管理部门的高度重视，对“全宗卷”这样重要的文件，其本身的存在就是一种价值，因此在对“全宗卷”档案进行信息化的同时也不能忽视其本身存在的价值。

4 结语

“全宗卷”作为单位里档案中的档案，可想而知“全宗卷”是非常重要的，本文主要对建立“全宗卷”的管理制度、注重“全宗卷”的文件材料、加强“全宗卷”的数字化管理三个方面对“全宗卷”的管理方法进行研究，加强“全宗卷”管理，提高我国的“全宗卷”管理力度。

参考文献

[1]王蕾，规范“全宗卷”管见[J].赤峰学院学报，2012，28（06）：134—135.

[2]龚秀华，浅谈“全宗卷”的整理[J].档案与建设，2013，03（10）：128—129.

[3]孙丽凡，浅析“全宗卷”及其规范管理[J].兰台世界，2013，08（11）：159—160.

作者简介

郝春媛，湖北清江水电开发有限责任公司，大专。