电大教学点教务辅助系统的设计与应用

周黎平

(湖南怀化电大溆浦教学点，湖南溆浦 419300)

电大教学点教务辅助系统的设计与应用

周黎平

(湖南怀化电大溆浦教学点，湖南溆浦 419300)

鉴于电大网络平台众多且功能不全，教学点教务人员都是手工制作各类表格的现状，设计并开发了针对基层电大的教务辅助系统，借助vb.net编程语言，使用OLEDB数据访问等技术，统一了各网络平台的入口，辅助管理人员完成各类Excel格式的上报表格的制作，确保了事务处理的快捷性、准确性和科学性。

电大教学点;教务管理;Excel

在电大教学的三级管理模式中，县级电大教学点承担了很多具体的教务工作，不但要随时跟踪学员的在线学习情况，还要以Excel表格的形式及时而准确地上报分校布置的各类任务。而Vb.Net是基于.Net框架的完全面向对象的编程语言，具有强大的数据库访问功能，最适合互联网应用程序和微软办公软件的二次开发。正是基于这样的工作背景与技术背景，成为我们研发电大教学点教务辅助系统(简称《电大好帮手》)的初衷。

一、现有教务管理系统教学点平台功能的不足

目前电大使用的是基于B/S的教务管理系统，其中的教学点平台所具有的功能模块包括招生、课程、学籍、选课、考务、成绩、收费和专业规则8大项，远多于对应的省校平台和分校平台，用户可以根据不同条件查询需要的数据，并可将查询结果生成报表下载或直接打印出来［1］。

可是纵观这八个模块的功能明细，发现全是数据查询，像教务管理中常见的学籍变更、课程注册、补考报考、期考监考安排等操作性的工作，系统没有提供任何形式的帮助，全部要靠基层工作人员手工制作表格。而教务系统中的各类查询界面，看似方式众多、功能齐全，但过多的查询条件选择会令人不胜其烦。

由于电大教育的开放和远程特性，除了上面所说的查询性教务系统之外，还有中央电大、省校电大和分校电大三级教学平台，包括国开网、中央电大在线、中央电大形考系统、省校电大在线、省校形考系统等众多的网络平台，教务人员也常需要登录这些网站，但它们却并没有一个统一的入口，各有一套用户名和密码，若频繁登录会较费时间［2］。

根据上述原因，并结合多年的电大教务工作实践，笔者设计开发了“电大教学点教务辅助系统”，旨在为电大教学点教务管理人员提供一个辅助性的工具。下面就本软件的设计和应用等方面做一具体说明，但因篇幅问题不涉及软件的详细设计。

二、电大教学点教务辅助系统的设计原则

因本软件只是教学点教务人员的一个辅助工具，一些主要的数据处理、实时操作、动态查询等工作还得依赖于现有的电大教务系统平台及其相关系统，因此在软件的设计上遵守以下原则:

1.数据对接无缝化。为了充分利用电大现有系统提供的数据，要尽可能地实现数据的无缝对接，将数据库向用户开放。如在成绩管理中，既可以直接导入分校下发的期考成绩表，也可以导入从教务系统中下载的按班级查询的学分完成情况成绩表;为了能够快速提取本教学点的数据，可以直接从省校或分校下发的数据文件中，根据本校的课程安排或学生学号提取只属于本教学点的部分数据。为此便放弃了SQL数据库，直接使用用户熟悉的Excel表，数据访问时使用兼容MicrosoftOffice 2003和2013两种版本的连接字符串，借助Microsoft.ACE.OLEDB.12.0来进行数据读写，支持Win XP到Win8操作系统，兼容32位和64位平台，使用户在任何环境下都能与系统数据进行无缝对接。

2.各类平台集成化。现有电大管理系统的最大特点是平台众多，即便是机考系统也是如此。因此本软件将通过一个列表项的选择即可进入相应的网站，然后将用户名、密码等信息通过自动填写网页表单的方式提交;同时还要考虑到管理人员会以学生身份进入某平台，这时将通过先选择班级中的学生以获取学号和身份证信息，再选择登录平台的方式进行。而像学籍异动、课程注册和考务安排等大量工作，分别集中到“学籍管理”、“课程管理”和“成绩/考试”等模块中，与电大的工作流程在时序和功能上紧密吻合。

3.功能模块实用化。为了彻底解决电大现有教务系统只宜查询数据、不做具体事务的不足，也为了适应教学点经常更换教务管理人员的现实条件，要将基层电大管理中遇到的所有办公事务，凡是能够利用计算机进行处理的，都进行全自动或半自动处理，以减小因人工处理而出现的差错和工作的低效率问题。这样即使管理人员不懂Excel的排序、筛选等操作，也能借助这款软件的辅助而胜任管理工作，所以就连期考成绩公布后对分数有疑问时要制作查分报表这样的工作，也能在“成绩/考试”模块中找到。

4.输出文档规范化。由于电大工作的连续性，每个学期产生的历史文档不少，它们是以后查询、检查或评估的重要教学档案材料。在纯手工操作中，文件和文件夹的命名以及存放路径的随意性不可控，有时即使找一个本学期内的旧文件都很费时。在这个辅助软件中，须创建一个固定的文件夹系统，由软件生成的各类文档采用统一的规范，使用含有学期标志的标准文件名来命名，并对文档设置安全保护，从而自发地建立起一套完善的电子档案。

遵照上述设计原则，软件尽量做到精简而小巧，采用桌面单机版，升级时可通过网络自动更新。在界面的设计上，使用主菜单、右键菜单、工具栏以及左侧树视图和下拉列表框等控件，以提高软件的易操作性。数据处理结果的呈现则提供了Data Grid View表格控件、Web Browser控件以及调用本机的Excel软件三种方式。其典型的操作界面如图1所示。

表1 模块及其子项目

图1 学生信息查询界面截图

三、电大教学点教务辅助系统的功能概述

电大教学点教务辅助系统由“文件/网站”、“基础数据”、“学籍管理”、“课程管理”、“成绩/考试”和“费用/教材”等六个模块构成［3］，其中“基础数据”为整个系统提供数据支撑，且这些数据需由用户自行提供或修改，“课程管理”是软件的重点部分，各模块所包含的主要子功能如表1所示。

每学期的课程安排是教务管理人员要做的头等大事。如果严格按照专业规则中建议的按学期开课，称之为按“静态计划”设置;对于同一专业有多个年级的情况，对课程的开设学期可适当做些调整，尽可能以最小的课程数达到最大的覆盖面，以节省资源，这种开课方式称之为按“动态计划”设置，实际上就是相同专业的班级一年二期和二年一期都开相同的课，所有课程四个学期开完。系统在“课程管理/课程安排”中，对“老生课程”的安排提供了这两种选择方式，而新生课程和第四学期的课程都按“静态计划”实施。

在基础数据都已提供的前提下，用户只要点击“课程安排”的子项名称，软件就会先到班级信息表中找到各开课班级的专业规则表链接，再根据要求自动提取专业规则中本学期要开设的课程，并根据教师信息表在DataGridView表格的辅导教师栏内生成教师下拉列表，供安排辅导老师之用。当点击工具栏中的“存为Excel文件”按钮时，会自动生成规范的Excel表格。由于课程安排表中已从班级信息表中提取了班级在读人数，故还可在“费用/教材”模块中据此生成教材订单。

以课程安排表为基础，再根据系统信息中的机房数和教室数，可以生成以周末为授课时间的“面授课程表”;在“课程注册”或“课程报考”分项中结合学生信息表，可生成结构复杂的课程注册表或正考报考表;根据学生信息表中的学籍状态和成绩总表，可以快速生成补考报考表，它们的流程如图2所示。这些功能在现有的教务系统中是无法完成的。

图2 课程管理模块相关功能的流程图

四、电大教学点教务协助系统的应用案例

本软件的应用功能相对较多，除了“课程管理”模块中的重要操作之外，还有另外一些也能带来极大方便的功能，下面结合工作实践列举几个应用案例。

1.网站登录。教务人员常需要登录的网站有省校、分校和教学点的三个教务系统，有中央电大、省电大和分校的三个电大在线，有中央电大和省电大的形考系统，还有论文系统、综合查询系统等近十个平台。以前手工登录时，通常是在浏览器的收藏夹中选择平台，若是以管理员身份进入，就打开一个事先记录有各网站用户名和密码的文本文件，若是以学生身份进入，就打开学生花名册，从中找到学生的学号和身份证号码，再通过复制并粘贴到登录界面的对应文本框中进行登录。当我们需要检查学生形考完成进度或论文上传情况时，这种登录方法极其低效。现在使用这个工具时，若选择“文件/网站”菜单中的“管理系统”，只需点击树视图中的平台名称，系统就会自动把保存在系统信息表中的用户名和密码填充到登录框中;而选择同级的“学生系统”时，先要在树视图中逐步展开班级节点直到选择某学生，再在下拉列表中选择平台名称，系统就会自动打开对应的平台并按规则在相应的文本框中填充学号和密码等信息，从而实现快速登录。

2.信息核对。学生毕业摄像后照片对错的重要性不言而喻，由于班主任并不能认识全部学生，所以就只能根据学生报名时的照片来核对毕业摄像的照片是否是同一个人，还有身份证、姓名等信息是否有误。我们以前的方法是同时打开学生的毕业摄像和报名两张照片，但由于照片文件一般是用身份证号命名的，所以找照片比较费力，而使用“学籍管理/毕业摄像/照片核对”菜单，就能把毕业摄像照片的缩略图及其身份信息全部显示在表格中，点击表格中的任一照片时，系统就会自动在本机的报名照片文件夹中根据身份证信息查找到该生的报名照片，并显示在界面左侧供人工对照，省去了手工查找报名照片的麻烦。

由于分校是根据教学点上报的纸质报考表手工输入报考信息的，会偶尔出现漏报或多报的现象，因而教学点存在一个报考信息核对的工作。人工核对时工作量较大，而且分校给的时间通常很紧，利用“课程管理/课程报考/报考核对”，能够快速将分校下发的报考数据与教学点上报的报考数据进行比对，找出二者不一致的地方。从此处派生出来的还有一个“试卷核对”项目，因为需要从中央电大形考课程和省校形考课程中找出形考比例为100%的课程，以及像计算机类等的无纸化考试科目，所以手工操作的工作量较大，使用本软件的对应功能就能自动完成。

3.成绩生成。分校每学期都要求教学点上报学生各科的平时成绩、实践课成绩和新生入学成绩，特别是平时成绩，又是由面授学习(20%)、上网学习(20%)、小组活动(10%)和作业及读书笔记(50%)四项合成，如果逐生逐科逐项地手工打分，其工作量可想而知，我们利用“成绩/考试”菜单中的“成绩生成”功能，先用程序按照班级和学生信息，借助随机函数自动生成一份标准的平时成绩单，分数控制在指定的范围内，再交给班主任根据学生平时学习和上交作业的实际情况，对某些分数进行适当调整，以尽可能反映学生真实的情况，从而使这项繁琐的工作变得简单。

4.毕业预审。如果使用的专业规则有误或开课发生混乱等原因，会影响到学员不能按时毕业，因此在第四个学期就进行毕业预审很有必要，发现问题后能有充足的时间进行课程注册和补考报考等补救措施。但由于进行此项工作不但需要掌握学生的全部考试成绩，还要分析专业规则，统计并核对各课程模块是否已达到对应的最低学分，若用手工去核对，有通过教务系统查询班级学分的方式和在学生综合查询系统中按专业规则查询成绩二种方式来进行检查，但都不是看一眼就能完成的。我们借助“学籍管理/学历查询/毕业预审”功能，就能自动生成如图3所示的图表，能否按时毕业，还差什么课程和多少学分，就能一目了然。

图3 毕业预审结果图

五、结论

通过这款辅助软件生成的课程执行方案、生成期考监考表以及生成查分报表等也是解放手工劳动的利器，借助它可以使教学点教务人员的工作变得十分轻松。但它也存在一些不足，先要把专业规则表格修改成统一的格式;课程一旦按“动态计划”开设，就不宜再轻易地转为“静态计划”方式;软件所提供的功能和所依据的规则也完全是针对湖南广播电视大学的，若用于其它省份则需要更改相应的系统信息甚至程序。

由于采用了统一的平台入口，且能自动填充用户名和密码，在提供便利时也降低了系统的安全性，任何用户打开这个软件就能随意进入各系统的设计显然是不恰当的。为此在以后的改进计划中应该设计一个用户登录界面，只有授权用户才有权限使用本系统，或为教务管理人员和班主任分配不同角色，分别设置不同的权限，以防止外人随便使用。

实际上这个辅助工具开发使用已近三年，错误在不断地纠正，功能在不断地完善。通过互联网的传播，也得到了其它一些教学点的认可。随着升级版性能的不断增强，相信它会成为更多电大教学点教务管理人员钟爱的工具。

［1］邢士宾，赵欣楠，冯红婵.河北电大教务管理系统应用中的问题及分析［J］.科教导刊，2014，(11).

［2］黄光发.电大教务信息管理存在的问题及对策［J］.读写算，2012，(71).

［3］罗忠宁.基于C/S模式的教务管理辅助系统的开发与应用［J］.甘肃广播电视大学学报，2010，(2).

On the Design and App lication of Teaching Affair Support System in the Out－of－school Teaching Centers of RTVU

ZHOU Li－ping

In view of the numberous and incompetent network platforms，and various hand－made forms in RTVU，this paper designs a teaching affair supportsystem for the out－of－school teaching centers of RTVU based on vb.net programming language.This system unifies the entrance of each network platforms，assists administrators to complete various Excel forms by using OLEDB data access technology. Itwill insure the immediacy，accuracy and scientificity of processing.

out－of－school teaching centers of RTVU;teaching affair administration;Excel

G728

A

1009－5152(2015)03－0010－04

2015—05—20

周黎平(1962— )，男，湖南省溆浦县教师进修学校高级讲师。