善用董事会门户网站

编译/郭旦旦

董事会门户网站作为信息电子化传播的新媒介，被广泛用于向上市公司董事、非盈利组织等机构来传递信息。很多公司都发现门户网站益处多多，包括提升文件安全性、加快并便利信息传播、便于董事们高效直接地获取董事会相关材料等。

然而，董事会和管理层也需要关注，一些法学家、法官正在讨论董事会门户网站以及其他信息化交流方式因管理不善而导致的负面影响。

首先，有些人认为重要的董事会文件如果不再使用传统印刷件而只用电子版本传送，会削弱文件内容最终的传达效力，不利于董事们理解、思考，也不便于董事们直接在文件上注释、写评论等;尤其是内容复杂的文件。这种担忧大多出自一些个人习惯方面的考虑，确实有相当一部分人在处理冗杂文件时喜欢用纸质版而非电子版。

其次，越来越多代表公司利益的原告律师，试图通过电子信息来辨别董事对董事会材料与会议的投入度与投入时间。譬如，统计董事花费在阅读董事会电子材料上的时间;核查在董事会会议（尤其是电话会议）上的工作时间，董事有没有发送邮件、聊天或者打电话，用了多少时间等。由于上述证据精确可测，往往会掩盖住其他证据对董事投入度的证明并混淆判断。

因此，我们建议：

首先，在门户网站上提供文件拷贝功能，便于喜欢纸质阅读的董事或其他相关人员下载与打印;如果因安全考虑而禁止打印，是否能够向董事们直接提供文件核心部分（或者是特别复杂部分）的影印件。其次，不要被电子化信息传播的快捷性绑架，事事拖到最后一刻才做，给董事发送信息还是应该提前，给予整个董事会成员们充裕的时间阅读和思考。

再次，应对董事们进行专项培训，确保他们能用足董事会门户网站的各项功能。公司还应该评估门户网站上提供的功能与数据是否符合董事会政策，是否便于董事们在线批注与做笔记。

最后，无论公司目前是否使用门户网站都应该思考：要不要给董事们提供额外辅导，提醒他们在董事会会议期间全神贯注、尽量避免使用个人电子设备呢？