网络环境下的高校办公自动化建设研究

韩婷 董默 纪进立 何志鹏

[摘 要]在互聯网技术的快速发展过程中，高校办公自动化的建设已经成为了一种必然的趋势，但是目前很多的高校在进行办公自动化建设的过程中，依然没有对引入办公自动化的意义和需求形成全面性的认识。在办公自动化推进的过程中存在一些问题，只有领导的全面性认识、全员的网络应用素质提升和软硬件全面应用的情况下，才可能优化高校的办公自动化建设。

[关键词]网络环境;高校;办公自动化;对策

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.11.205

随着互联网技术在全球的快速发展，高校的信息化建设取得了明显成绩，尤其是在信息化建设的过程中，许多高校建立了自己的校园网，为进行办公自动化提供了良好的网络环境。网络环境下的办公自动化能够促进提升办公效率，改进办公质量，对办公环境和条件等形成良好的管理，缩短办公处理的周期。

1 网络环境下高校办公自动化的引入和意义

办公自动化能够充分利用资源及提升工作效率，其中的基本性因素是能够利用计算机技术等实现在管理的过程中进行录音和储存，使用复印机、传真机和网络等设备进行文档传递，促进高校顺应现代办公的需要，实现信息共享。

办公自动化可分为事务型、系统型、管理型和决策型等，能够形成在公文管理、督查管理、电子公文方面的运用管理系统，能够促进在管理的过程中形成各种办公的处理，以及积极的决策过程，在管理中能够建立校内信息平台，促进对信息的全面管理。高校的自动化建设不仅可分为高校提供了积极的网络服务，而且能够提高高校的办公效率。

2 网络环境下高校办公自动化的必要性

2.1 创新发展的需要

从高等教育的快速发展来说，能够促进高校在招生、办学规模等方面不断扩大，促进高校在发展过程中对出现的新问题和新情况等快速解决。尤其是在管理过程中能够形成管理信息的公开和透明，促进工作人员形成对紧迫问题的快速解决。在传统的教学和科研中，能够形成全面的优化管理，在检查检索、实时办公、信息处理和制定政策等方面提升效率。引入办公自动化后，能够形成办公和自动化的全面集合，在管理过程中解决纷繁复杂的事情，促进学校的管理水平能够得到全面提升。

2.2 提升管理的需要

在高校进行办公自动化管理后，校园内的各个部门，以及科室之间在工作分工和管控力中，能够最大限度地明确职责，避免部门之间可能存在的扯皮情况。在高校的信息公告、会务安排等方面进行网上发布的情况下，可以实现时效性。网络环境下高校办公自动化的引入，能够促进工作流程更加规范、透明。最后是在办公自动化的过程中运用因特网，方便工作人员随时随地处理工作事务，提高管理和服务水平等。

2.3 节约型校园建设的需要

高等院校在进行校园建设的过程中可以多元性构建，指导学校各级部门能够积极地创建节约型校园。办公自动化的建设过程是节约型校园建设的重要组成部分，可实现管理过程中在拟稿、修改和文件的传递过程的网上进行，促进报刊管理形成全面的管理和登记，促进在管理过程中形成优化的教学、科研和管理等方面工作。在进行文件管理过程中进行无纸化办公，减少了纸张的消耗情况，可以节约大量的办公经费和资源。

3 高校办公自动化存在的问题

3.1 对网络的认识不足

在网络信息发展的背景下，高校教学和管理中对办公自动化没有形成全面的认识。目前在办公自动化方面最大的问题是资金和经费问题，正是因为这两点原因，在没有形成全面认识的情况下，形成全面的决策，无法提升决策的效率过程。

3.2 全员素质不够高

在高校的信息化建设过程中，技术人员对网络技术不精通，对管理的知识也不熟悉，造成在软件设计以及实际的应用过程中存在较多问题。另一方面是工作人员依然依赖传统的业务，尤其在计算机的操作过程中，别人不能替代操作导致办公室自动化并未落到实处。

3.3 软硬件的建设薄弱

在网络环境下，在高校的软硬件建设过程中，尤其是高校在进行办公自动化建设的过程中，仅仅追求硬件技术和进行升级，造成了高投资、低效益的情况。另外，在网络环境下，一套技术成功、功能完善的办公软件是昂贵的，部分高校因为资金问题，对软件不够重视，选择了相对便宜的设备，价格便宜了，但是不能形成自动化的管理。

4 网络环境下高校办公自动化的对策

4.1 提高领导对办公自动化认识

在网络的环境背景下，需要形成对办公自动化的全面认识，信息系统真正地在教学、科研和管理中发挥积极作用。信息的管理部门需要制定标准，实现在系统之间的信息全面流通，以促进高校信息化的全面性建设，构建全新的校园综合信息平台。在办公自动化管理中，一方面是形成在办公自动化方面的先进技术应用，另一方面是习惯于非面对面的办公方式。

4.2 提升高校办公人员的素质

在信息管理自动化的情况下，需要对日常的事务形成积极管理，尤其是能够应用办公自动化进行日常工作处理。在网络的环境下需要运用各种先进的技术、设备和系统等形成全面的设计，提升对办公人员的全面管理过程。在网络办公环境下，一方面是选择基础较好的人员进行培训，从而能够形成积极的带动作用，另一方面是在培训过程中形成全面的制度建构，目标是促进形成“以点带面”的情况，尤其是需要对考核的情况进行管理，注意对素质较低人员的重点培训。

4.3 进行软硬件建设

软硬件设备的配备过程应该纳入学校的整体性规划，结合学校的需求，在资源的综合利用过程中，对硬件和软件的投资形成统一的高校管理，促进高校能够实现办公自动化建设，形成全校共享的数据库，实现在高校资源的充分共享，推进办公自动化的全面推进，实现办公效率的提升。

5 结 论

在高校的建设过程中，办公自动化的建设和应用不仅仅是提高学校的管理过程，也是提升学校办学的重要标志之一。随着办公自动化的发展和应用，实现在高校建设的过程中提高学校的办公效率，促进学校的全面数字化的建设，为校园的建设打下坚实的基础。

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