“互联网+”模式下高校物资采供改革初探

沈军

摘 要：伴随着教育、科研事业的高速发展，高校物资采购问题频发，引起高校管理人员和社会各界的关注。文章首先对目前高校物资采供现状进行阐述，并分析了分散采购的弊端所在，分析了高校物资采供改革背景，设计了详实的改革思路，创新性地提出基于“互联网+”物资集中采供的管理模式，为管好用好教育经费提供坚实的保障。

关键词：“互联网+” 物资采供 内部控制

中图分类号：F253.2  文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2015）11-228-02

伴随着高校办学规模的迅速扩大，教育经费、科研经费的快速增长，高校物资采购的数量、金额呈现成倍增长趋势。然而高校的大多数仪器设备、实验材料、办公物资等物资采购仍然以分散采购为主，高校物资采购问题频发，引起了高校管理人员和社会各界的关注。如何对高校物资采购工作进行有效监督，避免和减少高校资金的损失和浪费，成为摆在财务管理人员面前的一项新课题，本文旨在对高校物资采供深化改革进行探讨。

一、高校物资采供的现状及弊端

目前国内高校物资采购模式中，从物资采供报销量统计，绝大部分为分散采购，主要是师生员工根据教学、科研需要自行购买物资，这种模式相对灵活，但缺少监督，且需要财务部门根据不同的采购业务逐笔核算;少部分是由学校设立的物资采购部门集中采购，师生员工按需领用，主要有教学、科研大型仪器设备的购置及大宗实验材料、办公物资的采购，这种模式通常在招投标管理下进行，采购程序相对规范，但采购后的物资需要库存化管理，增加采购的存储成本和管理成本。

目前高校物资采供主要存在以下弊端：

1.分散采购容易形成政府采购工作的“盲区”。自2003年《政府采购法》实施以来，政府采购实行集中采购和分散采购相结合。然而，高校大多数的采购行为却通过分散采购实现，很容易造成大量的财政性资金游离于政府采购制度之外。从分散采购的特点来看，存在着采购范围广、品种多、单次或单项金额小，但是累计采购金额占比较大。如果高校疏于对采购过程中的管理与监督，就会使政府采购工作形成管理上的“盲区”，造成《政府采购法》执行上的“真空”。

2.分散采购容易滋生腐败现象。分散采购由于从数量和金额上达不到政府集中采购目录中规定的限额标准，无法实行“阳光下”的公开招投标来确定采购价格。在分散采购方式下，学校物资管理部门无法对物资采供的过程进行管理，难以避免采购人与供应商的直接接触，为一些暗箱操作的行为提供腐败的“温床”。即使有财务、审计、纪检部门的管理与监督，但是这种监督仅仅是事后核算与事后监督。近年来，在科研经费和专项经费审计中，某些项目负责人利用分散采购的“漏洞”，虚构经济业务、开具虚假发票骗取科研经费或项目经费屡屡发生。

3.分散采购增加采购成本。分散采购往往单次采购数量和金额较小，难以获得批量采购时给予“大客户”的优惠价格，从而增加采购成本。另外，高校教师平时忙于教学和科研事务，分散采购过程中因为寻找货源、评估供货商、样品试用等产生费用支出，也会加大采购成本。分散采购因为时间紧、缺少对市场调研，采购的物资性价比不高，采购后还会面临物资使用效率低下的风险。

4.物资采供管理成本大幅增加。在高校经费逐年递增和采购物资大幅增长的背景下，财务人员需要花费大量精力核算和管理，成倍地增加了财务核算压力。分散采购的财务报销量大幅增加，会导致学校财务管理费用相应大幅增长。为了应对大量分散采购经费的核算和管理需要，高校不得不聘任更多财务人员，从而使财务人力资源成本大幅递增。另外，即使是部分物资集中采供，实行库存化管理，也相应增加了房产占有和管理人员的人力资源成本。

二、高校物资采供改革背景

1.目前高校物资采供模式存在的诸多弊端急需解决。在高校物资采供现有模式下，物资采购容易形成政府采购工作的“盲区”，滋生腐败现象，增加采购成本和财务管理成本等诸多弊端急需解决。特别是高校新校区建设的开展，出现多校区办学的情况，给物资管理造成更大的困难。这种现状催化了高校必须进行物资采供改革，改变现有的物资采购模式、物资管理方式和财务核算方法。

2.IT技术和现代物流业为物资采供改革提供保障。“互联网+”时代的到来，电子商务可以通过便捷、高效的信息处理手段有效地解决了线上购买时，用户与供应商的信息流交换。同时，现代物流业的高速发展可以实现及时把商品直接配送到用户手中。借着互联网技术与现代物流业协同发展的东风，本文提出高校“互联网+”物资集中采供模式，采购方式变“分散采购”为“集中采购”，采购资金变“零星结算”为“集中结算”，实现“零库存”管理，大大减低了采购成本、存储成本和管理成本。

3.用好管好教育经费是物资采供改革的重要目的。教育部在2013年4月中旬下发文件，要求各地、各校开展“教育经费管理年”活动，进一步用好管好教育经费，促进教育事业科学发展。高校以物资采供改革为契机，利用“互联网+”物资集中采购的优势，建立物资采购从订购、收货、核算和监督的全过程管理信息系统，加强对物资采购、财务管理的实时监控和数据分析，实现科学化、精细化管理教育经费。

三、高校物资采供改革思路

“互联网+”时代下，高校借助互联网在管理要素配置中的信息集成优势，不断规范和优化物资采购行为，建立集中物资采购平台，促进以物联网、大数据为代表的新一代信息技术与高校物资采购高度整合。充分满足教学、科研、后勤保障等不同的需求，为师生员工提供成本低廉、服务高效的“阳光采购”。

1.成立物资采供中心，实现所有物资集中采购管理。物资采购中心是负责组织实施物资采购的管理部门，根据《政府采购法》、上级部门和学校内部招投标管理的规定，确定物资供应商，协调和安排师生所需物资，将所有物资纳入学校集中采购目录，实现所有物资集中采购管理。

2.开发基于“互联网+”采供管理平台，实现所有物资通过平台购买。基于“互联网+”采供管理平台主要包括采购计划申请模块、供应商管理模块、财务指标管理模块、财务资金结算模块，通过物资采购系统与财务系统无缝对接，实现所有物资采购在采供管理平台上进行操作。采供管理平台实现物资管理过程中大量数据、资源实时共享，实现物资数量与资金管理统一，做到账账相符、账实相符。

3.招标确定供应商，加强对供应商的考核管理。所有物资采购供应商均通过招投标确定，实行“一年一招标”或“两年一招标”的方式。通过供应商管理模块，收集师生员工对供应商服务质量评价意见，加强对供应商的考核管理。

4.设计物资采供结算清单，定期进行采购资金和预算指标结算。根据物资管理和财务管理的需要，物资采供结算清单应同时具有以下三项功能：一是作为每次师生员工确认验收所购物资的有效凭据;二是作为物资采供中心按月、按季、按半年度与供应商进行资金结算的明细清单;三是作为财务处与师生员工（物资使用方）进行校内经费指标结算的重要依据。

实施上述物资采供管理改革后，学校采购各参与主体操作由过去线下操作变为线上操作，需求部门可以通过物资采购平台发起物资采购申请，供应商直接送货上门，使用方验收后确认签收，实现物资采购“零库存”管理。师生员工不再需要到财务部门办理报销手续，而是由物资采供部门定期集中与供应商进行资金结算，财务部门与物资使用方进行经费项目指标结算，从而为师生员工节约大量报销时间，大幅度减少物资采供的报销工作量。假如某高校物资采购有30家供应商，采用按月结算采购资金，月底财务人员只需对30张发票进行会计核算，显而易见这种结算模式会大大减少报销差错率，降低财务管理人力成本。具体物资采供流程如下图1所示：

四、“互联网+”物资集中采供的优点

1.有利于加强高校物资采供内部控制。“互联网+”物资集中采购制度下，实现采购活动在物资部门、财务部门、审计部门的全过程管理和监督下进行，是真正意义上的“阳光采购”。通过采供管理平台与财务系统无缝对接，杜绝了物资采购环节腐败现象的发生，保证采供业务真实性、准确性，有效地防范了财务风险。

2.有利于高校的物资管理水平的提升。“互联网+”物资集中采供制度下，由于财务系统与物资采购系统数据共享，通过物资采供中项目经费的预算控制，原来“事后结算”变为“事前审核”，从而强化了高校的财务预算管理。高校可以取消各校区的材料仓库，实行“零库存”管理，减少库房的资源占用。高校也不再需要配备材料仓库管理人员，降低人力资源成本的开支，职能部门可以从物资购买、领用、保管物资的繁琐事务解放出来，有更多的时间和精力加强物资采供管理。

3.有利于高校的财务核算效率的提高。“互联网+”物资集中采供制度下，高校实行“先签收后结账”方式，无须垫支资金，有效提高资金的使用效益。通过物资采供部门定期集中进行采供物资资金结算，大大减少物资采购报销量，有效减少财务人员的核算工作量，提高与物资供应商之间的往来清算工作的正确性，大大提高财务管理工作的效率和效能，有效降低了财务管理人力资源成本。

综上所述，在“互联网+”时代下，借助运行高效的信息化管理系统，从加强内部控制的角度，设计物资采供合理的操作流程和规范，既可为学校节约很大的成本开支（减少房产占用、管理成本和人力资源成本支出等），也可提高学校物资采供的管理水平和管理效能，为管好用好教育经费提供坚实的基础。

参考文献：

[1] 刘星明.浅谈高校实行政府采购.吕梁高等专科学校学报，2008（2）

[2] 姚海强，傅祖浩.积极探索深入推进高校后勤物资联合采供工作.高校后勤研究，2010（1）

[3] 李叶，林培群，黄华平，邹益霖，李勤奋.浅析农业科研事业单位政府采购实施成效与管理.农业科研经济管理，2014（3）

（作者单位：苏州大学财务处 江苏苏州 215000）

（责编：贾伟）