微信在档案利用服务中的新策略研究

王晨

摘要：近年来移动互联网发展迅猛，特别是微信在提供信息服务方面发挥着重要作用。本文在对借助微信开展档案利用服务进行可行性分析的基础上，通过SWOT分析法提出在移动互联网时代的背景下，微信在档案利用服务领域中的新策略。

关键词：移动互联网 微信 档案利用服务

4G网络的普及，使移动互联网对人们的生活方式产生了重要影响，智能手机开始成为人们获取信息必不可少的工具。而在智能手机的应用中，微信以其多样化的服务正逐渐深入到社会服务的各个方面。作为向社会提供公共文化服务的机构之一，笔者认为档案馆也应抓住机会，借力移动互联网，特别是利用微信实现档案利用服务的移动化，为用户打造更加便捷全面的“移动档案馆”。基于此，本文通过SWOT分析法对微信在档案利用服务中的内外部环境进行分析，以探究移动互联网时代微信在档案利用服务中的新策略。一、微信应用于档案利用服务领域的可行性分析

目前，我国的档案利用服务大多集中在线下的基础业务，例如，公共档案馆提供的利用服务仍局限于馆内实体档案的查询、阅览等，网站在线式的信息服务还不够成熟。虽然国家一直致力于推动电子文件的发展和数字档案馆的建设，但是档案的信息化程度不高，档案资源的开发利用率不容乐观。由于这些服务方式受时空和设备的限制，使得档案馆在移动终端的开发较少，可用于移动服务的资源较为匮乏。同时，公众的档案利用意识不强，对档案及档案事业缺乏系统的认识，进一步制约了档案利用服务工作的开展，这些都侧面反映出移动互联网时代下档案馆未来建设的重点。对此笔者就微信在档案利用服务领域的可行性进行了分析。

（一）从社会可行性上看，国家政策和发展规划，为微信在档案利用服务中的应用提供了良好的社会环境

2013年10月，国务院办公厅《关于进一步加强政府信息公开回应社会关切提升政府公信力的意见》，强调要积极探索利用政务微博、微信等新媒体。2014年4月，国务院办公室《2014年政府信息公开工作要点》指出“加强新闻发言人制度和政府网站、政务微博微信等信息公开平台建设”。2015年1月，《全国档案事业发展“十二五”规划》明确提出要“加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设，加快推进传统载体档案数字化、电子文件接收、重要数字信息采集等数字档案资源建设，为社会提供全方位的档案信息服务。”

（二）从技术可行性上看，移动互联网及相关技术，为微信在档案利用服务中的应用提供了技术支撑

近年来，数据库技术及检索技术的研究更为深入，加之建设数字档案馆的需要，目前各档案馆正在大规模地对实体档案进行数字化建设。且数据挖掘技术的成熟，这些都为微信应用档案利用服务奠定了技术基础。

（三）从经济可行性上看，借助微信可以降低成本，提高档案的经济价值

对用户而言，若能直接借助微信实现查档、阅览等，将在很大程度上节省用户的时间成本、人力成本和信息服务成本。对档案事业的长远发展而言，突破档案利用在时空上的限制，也会提高档案工作的效率，进而提高档案的经济价值。

二、微信应用在档案利用服务中的SWOT分析

为了保证微信在档案利用服务领域具有更强的实用性，笔者引入SWOT分析法对微信在档案利用服务中的内外部环境进行评估和分析。SWOT分析法，通过调查进行列举，并以矩阵形式排列，将与研究对象密切相关的内外部竞争环境和态势等，以系统分析的思想，把各因素两两匹配加以分析，从而得出相应结论的一种科学分析方法。

（一）优势（strength）：借助微信，其传播范围更广泛，传播内容更有针对性

从传播范围上看，微信作为腾讯公司推出的一款即时通讯工具，借助多样化的信息传输形式迅速积累了庞大的用户群，并形成了巨大的传播优势。从传播内容上看，微信的LBS（Location Based Service：基于位置的服务）系统能够实现基于地理位置的服务推广，通过添加附近的人，向其推送个性化的内容，提高用户关注度，较好地推广档案利用服务。另外，腾讯公司的应用平台体系之间存在联动共享机制，能够实现跨平台传播和推广。

（二）劣势（weakness）：智能化程度偏低且档案资源的安全性无法保障

一是微信对信息发布的限制以及现有的智能化程度还不足以支撑人们对档案利用服务的需求，比如公众平台有消息发布数量的限制，对用户反馈的自动回复不能智能捕获其关键词，并从数据库中检索出恰当的答复。二是基于微信的信息服务模式需要建立在档案信息化的基础之上，而目前我国档案资源的信息化进程还存在许多漏洞，无法保障其安全性。如何在移动终端保证信息化过程中档案资源转换、处理和传输控制等流程的安全性，是档案利用服务的短板。

（三）机会（opportunity）：政策支持和微信的普及，成为微信深入档案利用服务领域的推动力

政策上，国家积极推动数字档案馆的建设，明确了档案事业未来的发展方向。同时，全国档案事业发展五年规划的出台和档案相关法律的修订，也为档案在PC端和移动终端的信息化建设提供了政策导向。智能手机和微信的普及，不仅是信息载体和新媒体的推广和融合，更是微信在信息时代提供信息服务的重要抓手，这种作用在档案利用服务中的作用也将凸显。

（四）威胁（threat）：技术和载体的更新换代对微信在档案利用服务中的可持续性提出挑战

随着科学技术的进步，手机终端应用的更新换代速度越来越快，同类移动终端应用程序的异军突起，都会对微信在档案利用服务中的应用构成一定的威胁。另外，从档案利用服务领域自身来讲，目前档案信息移动载体的不稳定性对档案的长期保存提出了挑战，这也将间接地影响到新技术在档案利用服务中的应用。

综上，从内部环境来看，微信具有多样化的信息传输方式，但不可避免地存在移动终端的安全性问题；从外部环境来看，有良好的政策支持和利用需求，也有技术迭代和同类应用的竞争威胁。

三、微信在档案利用服务中的新策略

（一）借力微信社交的移动智能咨询服务

微信，集语音、图片、视频和文字于一体，打破了人机交互单一的文字对话形式。结合SWOT分析法，笔者认为信息化时代的档案利用服务，应以公众社会关系网络和用户体验为新的着眼点，充分发挥微信的移动社交功能，将档案利用打造成移动网络式的智能服务。同时，在不断拓宽档案利用服务用户群体的基础上，应尽可能地完善档案公众号的自动回复功能，主要是提高用户输入的自然语言同微信后台数据库中主题词识别和对接的精准率，实现同用户之间点对点的移动咨询和智能回复，将档案利用服务中的信息咨询由自动化转向智能化和个性化。

（二）面向广大公众的平台检索查询和推送服务

档案利用服务所要解决的根本问题是“查得到”“用得好”，因而，对档案的检索和查询应是档案馆首先要提供的基础服务。同时，要在查档的前提下尽可能地提高档案资源利用效率。微信若要打造高效的“移动档案馆”，其查档功能应面向全体用户，并对平台功能做出相应的改进。一是做好公众号（包括订阅公众号和服务公众号）的支撑服务，完善检索功能，尤其是在同档案资源数据库的共享和匹配上，逐步实现移动终端的远程异地查档，为用户提供更优质的档案查询和检索服务。二是随着信息量的几何级增长，实现对档案利用服务在海量信息中的精准推送。充分利用用户在微信上的各类行为信息和地理信息，挖掘其在档案利用服务方面的需求，通过公众平台实现信息推送的主动化和个性化。

（三）借助微信扫码和LBS的档案阅览和推广服务

在多样化的用户利用需求推动下，移动互联可避免地将会成为档案利用服务和宣传推广的必然趋势。档案馆可以借助腾讯平台的联动共享优势，利用微信的多元功能来革新档案利用服务模式。一是公共档案馆可以借鉴目前国家各级博物馆的模式，开通微信服务账号，充分利用微信自身的扫码功能，在档案资源数字化的基础上生成二维码，打破档案阅览和推广的时空限制，将档案信息逐步转移到电子服务平台上，实现档案利用服务的自助化。二是结合微信“扫一扫”和LBS功能，将档案馆或相关档案资源的二维码覆盖到档案建设与推广宣传的各个地方和网页上去。三是充分利用微信在移动互联上的优势，缩短社交距离，或者通过LBS发起基于位置信息的线上宣传和推广活动，使档案利用服务真正从档案馆走向移动互联，走向用户的掌心。